ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ РЕГЛАМЕНТ ПРОИЗВОДСТВА
Состав технологического регламента. Общие понятия
Технологический регламент - основной технический документ, определяющий режим и порядок проведения операций технологического процесса. Безусловное соблюдение всех требований технологического регламента обязательно и обеспечивает надлежащее качество выпускаемой продукции, рациональное и экономичное ведение производственного процесса, сохранность оборудования и безопасность работы.
Все технологические регламенты составляются по правилам и формам, предусмотренным «Положением о технологических регламентах производства продукции».
Технологические регламенты утверждают руководители предприятия или вышестоящей организации. Руководитель предприятия обязан обеспечить точное соблюдение утвержденного технологического регламента с максимальным использованием современных средств технического контроля и автоматического регулирования процесса. Он несет полную ответственность за соответствие регламента требованиям, предъявляемым к продукции.
Лица, виновные в нарушении действующего технологического регламента, привлекаются к строгой дисциплинарной ответственности, если последствия этого нарушения не требуют применения к ним иного наказания в соответствии с действующим законодательством.
Технологический регламент следует разрабатывать на технологический процесс производства определенных видов продуктов заданного качества. В зависимости от степени освоенности производств и цели осуществляемых работ предусматриваются следующие типы технологических регламентов:
Постоянные;
Временные;
Разовые;
Лабораторные (пусковые записки, производственные методики).
Постоянные технологические регламенты разрабатываются для освоенных производств, обеспечивающих требуемое качество выпускаемой продукции.
Временные технологические регламенты разрабатываются для:
Новых на данном предприятии производств;
Действующих производств, в технологию которых внесены принципиальные изменения;
Производств с новой для АСУР (автоматической системой управления) технологией;
Разовые технологические регламенты разрабатываются при выпуске товарной продукции на опытных и опытно-промышленных установках (цехах), а также на опытные и опытно-промышленные работы, проводимые на действующих производствах с соответствующими требованиями.
Лабораторные регламенты (пусковые записки, производственные методики) разрабатываются для лабораторных, стендовых и модельных установок, не выпускающих товарную продукцию и размещаемых в организациях и на предприятиях.
Все типы технологических регламентов должны проходить метрологическую экспертизу, которая выполняется метрологической службой предприятия (организации) разработчика регламента.
Постоянный, временный и разовый технологические регламенты должны состоять из следующих разделов:
1. общая характеристика производства и его технико-экономический уровень;
2. характеристика изготовляемой продукции;
3. характеристика исходного сырья, материалов и полупродуктов;
4. описание технологического процесса и схемы;
5. материальный баланс;
6. ежегодные нормы расхода основных видов сырья, материалов и энергоресурсов;
7. ежегодные нормы образования отходов;
8. нормы технологического режима;
9. контроль производства и управление технологическим процессом;
10. возможные неполадки, их причины и способы устранения;
11. охрана окружающей среды;
12. основные правила безопасности ведения процесса;
13. перечень обязательных инструкций;
14. технологическая схема производства;
15. спецификация основного технологического оборудования.
5.2.1 Титульный лист:
Постоянный, временный и разовый технологические регламенты утверждаются первым руководителем предприятия, выпускающего продукцию. Согласуется с отраслевым НИИ или проектно-конструкторской организацией.
Указывается срок действия технологического регламента:
Для постоянного регламента срок не более 10 лет, с обязательным подтверждением через каждые 5 лет;
Для временных регламентов сроки устанавливаются в соответствии с действующими нормами освоения производств и с учетом времени, необходимого для составления постоянного регламента. При сроке освоения менее года допускается устанавливать срок действия временного регламента до одного года. При отсутствии норм освоения срок действия регламента определяется лицам, его утверждающим, но не более 5 лет. К окончанию временного регламента должен быть оформлен постоянный регламент.
Для разовых регламентов срок действия устанавливается в соответствии со сроками проведения опытных работ или сроками выпуска определенного вида продукции. Если наработка продукции ведется несколько лет, срок действия разового регламента не должен превышать 5 лет.
Срок действия лабораторного регламента устанавливается лицом утверждающим регламент.
Срок действия технологического регламента начинается со дня его утверждения.
5.2.2 Общая характеристика производства и его технико-экономический уровень .
В этом разделе должны быть отражены следующие вопросы:
Полное наименование производства;
Год ввода в эксплуатацию:
Мощность производства:
Количество технологических линий:
Метод производства:
Организация, выполняющая технорабочий проект или рабочие чертежи:
Генеральный проектировщик;
Характеристика производимой продукции.
В разделе приводятся:
Техническое наименование продукта в соответствии с нормативно-технической документацией;
Наименование государственного или отраслевого стандарта, ТУ, СО по которым выпускается продукция с перечислением технических требований;
Основные, отражающие специфику производства, характеристики производства и качество выпускаемой продукции, физико-химические свойства и константы, например: внешний вид, плотность, растворимость, электропроводность, критические точки пожаро-взрывоопасности и другие показатели.
Область применения;
Характеристика исходного сырья материалов и полупродуктов.
Данные раздела следует приводить в виде таблицы. В таблицу включаются все виды сырья, материалов и полупродукты используемые в технологическом процессе производства. Показатели, включенные в таблицу, приводятся с допустимыми отклонениями, и подлежат обязательной проверке перед использованием ив производстве.
Технологический регламент – один из документов, относящихся к Единой системе технологической документации (ЕСТД), которая в свою очередь входит в состав Единой системы технологической подготовки производства – ЕСТПП. На основе положения, действующего в данной системе документации, прерогатива в создании такого документа принадлежит самому предприятию. Закон допускает привлечение сторонних исполнителей.
Разработанный производственный регламент может требовать обязательной регистрации в надзорных органах, если это предусмотрено российским законодательством. Например, в случае пожаровзрывоопасного технологического процесса или имеющего другую категорию опасности (связанной с химической опасностью или для подземных работ) вся технологическая документация проходит согласование в территориальном или центральном Ростехнадзоре.
Технологический регламент является одним из документов, которые определяют технологический процесс, устанавливают последовательность выполнения технологических операций. Регламент производства является аналогом Технологической карты.
Они оба являются документами технологической подготовки производства к выпуску продукции. При этом перед технологом ставится задача установления оптимального технологического процесса. Если в металлургии в качестве основного технологического документа установлена нормативно-технологическая карта, то в химической отрасли такую же роль выполняет производственный технологический регламент.
Кроме таких регламентов существует особая группа общего назначения, регулирующих те или производственные процессы на предприятиях.
Положение о Технологических регламентах
Положение о ТР на предприятиях химической промышленности утверждено Минэкономики РФ 6 мая 2000 года и действует в настоящее время на предприятиях любой формы собственности. Данное положение о технологическом регламенте указывает, что его действие не распространяется на химические предприятия, где в качестве определения технологического процесса выступают технологические карты.
В соответствии с Положением о Технологических регламентах на химических предприятиях он определяется в качестве основного технического документа на предприятии. Регламент устанавливает:
- оптимальный технологический режим;
- содержит описание материалов, сырья, полуфабрикатов, реагентов;
- порядок проведения технологических операций и контроля их исполнения, технологической схемы производства;
- нормы расходных материалов и режимов технологии;
- обеспечивает выпуск продукции требуемого качества;
- регулирует безопасные условия эксплуатации производства;
- содержит описание сточных вод, отходов, выбросов в атмосферу и методов их утилизации и переработки;
- список обязательных технологических инструкций и нормативных документов, в соответствии с которыми производится выпуск готовой продукции на предприятии;
- определяет способы выполнения требований по охране окружающей среды.
Положение о Технологических регламентах на химических предприятиях в соответствии с российскими нормативами предусматривает разные их виды:
- они могут быть постоянными;
- временными, применяемыми для пусковых целей (при вводе нового оборудования или технологии, при принципиальных изменениях в процессах, при запуске нового производства);
- разовыми (для выпуска продукции на опытных и опытно-промышленных установках и в других случаях);
- лабораторными (для различных испытаний, если не происходит выпуск товарной продукции).
Если Технологический регламент разрабатывается с участием стороннего исполнителя, то он обязательно согласовывается с предприятием-заказчиком. Причем у всех исполнителей должна быть лицензия Ростехнадзора на проведение таких работ. Утверждается регламент руководителем предприятия.
Также Положение предусматривает возможность оформления постоянного производственного технологического регламента сроком до 10 лет. Но через 5 лет должен на предприятии быть оформлен приказ о его действительности.
Временные регламенты могут действовать не более одного года. Если производство не достигает уровня требуемых показателей, то срок временного производственного технологического регламента может быть продлен в установленном порядке. Срок действия разовых и лабораторных регламентов устанавливаются в зависимости от необходимости проведения испытаний или пуска производства.
Производственный технологический регламент в химической отрасли относится к обязательным документам. Без его наличия или при ситуации, когда закончен его срок действия, выпуск продукции на таком предприятии запрещен.
Руководителю предприятия предоставлено право отмены производственного технологического регламента, если он не обеспечивает некоторых установленных (обязательных для исполнения) требований законодательства, в том числе, следующих:
- не позволяет осуществлять выпуск готовой продукции требуемого качества;
- не дает возможности достигнуть требуемого уровня безопасности работ;
- не способствует достижению установленных требований охраны окружающей среды и в других случаях.
Технологические регламенты общего назначения
К ним относятся следующие ТР:
1. При осуществлении нового строительства предприятие-застройщик должно сформулировать и утвердить временный Технологический регламент на отходы и обращение с отходами. Наличие такого документа позволяет снизить отрицательное воздействие строительных работ на загрязнение окружающей среды, способствует повышению эффективности применения природных ресурсов.
Для разработки такого документа существует унифицированный (типовой) Технический регламент. Он рекомендует включать:
- перечень отходов, получаемых в ходе строительных работ;
- установить их классификацию по группам опасности в соответствии с российским законодательством;
- описать способы вывоза и утилизации мусора со строительных объектов;
- указать места временного хранения отходов.
Данный документ обязателен не только для всех строительных организаций, но также и для других предприятий, у которых в результате технологических процессов формируются строительные отходы. Он разрабатывается и согласовывается Комитетом природопользования и охраны окружающей среды по месту регистрации предприятия.
При окончании строительных работ происходит официальное закрытие Технологического регламента в том же Комитете природопользования. Заявитель при этом должен предоставить справки о сдаче-приемке объекта и о расчеты оплаты налога, установленного государством за негативное воздействие производства на окружающую среду.
2. Обязательным документом для функционирующего предприятия является Технологический регламент на работу очистных сооружений при их наличии. Без такого регламента не разрешено выполнение работ по подключению к канализационным стокам и водопроводной сети. Он определяет и описывает правила очистки сточных вод.
Разрабатывается Технологический регламент общего назначения на базе паспортной документации на оборудование по очистке сточных вод и отходов. Его оформляет застройщик или заказчик, производит его регистрацию в надзорных структурах. Технологический надзор контролирует работу очистных сооружений предприятия с целью минимизации рисков загрязнения водостоков.
Согласно п. 16 раздела 3 Федеральных норм и правил в области промышленной безопасности «Правила безопасности в нефтяной и газовой промышленности» (утв. Приказом Ростехнадзора от 12 марта 2013 г. № 101), на каждый технологический процесс на объектах добычи, сбора и подготовки нефти, газа и газового конденсата должен составляться Технологический регламент .
Технологический регламент (ТР) является основным документом, который определяет технологию ведения процесса или отдельных его стадий (операций), режимы и рецептуру производства продукции, показатели качества продукции, безопасные условия работы в соответствии с действующими нормативно-техническими актами. TP также распространяется на разработку мероприятий и выполнение работ, направленных на безопасную эксплуатацию ОПО.
Согласно п. 1248 ФНП «Правила безопасности в нефтяной и газовой промышленности» Технологический регламент должен обеспечивать безопасные условия работы на ОПО, эксплуатацию оборудования в паспортном режиме, экономичное ведение процесса, заданное качество продукции.
Нормативный срок действия технологического регламента составляет 5 лет (п. 1254 ФНП). В случае, если ТР разрабатывается для проведения опытной эксплуатации, опробования нового оборудования на действующем ОПО с утвержденными TР, то такой регламент действует 2 года.
В соответствии с п. 1249 ФНП ответственным за соблюдение требований Технологического регламента для ОПО нефтяной и газовой промышленности является главный инженер или иной технический руководитель эксплуатирующей организации.
Зачем разрабатывать Технологический регламент
Обязательность разработки Технологических регламентов для ОПО нефтяной и газовой промышленности установлена п. 16 ФНП «Правила безопасности в нефтяной и газовой промышленности» (и иными пунктами по тексту этого нормативного акта).
Ранее необходимость подготовки Технологических регламентов для нефтеперерабатывающих производств была регламентирована п. 2.2 ПБ 09-563-03 (утв. Постановлением Федерального горного и промышленного надзора России от 29 мая 2003 г. № 44), которые по-прежнему остаются действующим документом, но отсылают нас к утвержденным ФНП «Правила безопасности в нефтяной и газовой промышленности».
Следует помнить, что согласно п. 16 ФНП эксплуатация ОПО без Технологических регламентов, по не утвержденным ТР, либо по ТР, срок действия которых истек, запрещена .
Как разработать Технологический регламент
Порядок разработки, а также общие требования к форме и содержанию Технологического регламента приводятся в разделе LVI ФНП «Правила безопасности в нефтяной и газовой промышленности». Согласно п. 1250 документа ТР готовится на каждый технологический процесс. Также допустимо разрабатывать технологический регламент на ОПО в целом.
На стадии проектирования, строительства, а также реконструкции Технологический регламент готовится проектной организацией. Для действующего ОПО он может быть разработан силами владельца объекта.
В случае проведения опытной эксплуатации, тестирования нового оборудования на действующем опасном объекте, ТР для которого уже утвержден, эксплуатирующая организация может выбрать - разработать ли отдельный Технологический регламент или подготовить дополнения к действующему ТР. Оба варианта допустимы с точки зрения законодательства.
Технологический регламент должен включать 14 разделов, а именно:
1. Общая характеристика производственного объекта.
2. Характеристика исходного сырья, материалов, реагентов, изготовляемой продукции.
3. Описание технологического процесса и технологической схемы производственного объекта.
4. Нормы технологического режима.
5. Контроль технологического процесса.
6. Основные положения пуска и остановки производственного объекта при нормальных условиях.
7. Безопасная эксплуатация производства.
8. Методы и средства защиты персонала от производственных опасностей.
9. Дополнительные меры безопасности при эксплуатации производств.
10. Технологические и вентиляционные выбросы в атмосферу.
11. Краткая характеристика технологического оборудования, регулирующих и предохранительных клапанов.
12. Перечень обязательных инструкций и нормативно-технической документации.
13. Технологическая схема производства продукции.
14. Экспликация оборудования.
Подробные требования и рекомендации по содержанию разделов, а также формы включаемых в них таблиц даны в Приложении № 10 к ФНП «Правила безопасности в нефтяной и газовой промышленности».
Текстовая часть Технологического регламента оформляется на листах формата А4. Графические элементы (схемы, чертежи и т.д.) готовятся в формате, принятом для чертежей в конструкторской документации (как правило, А3).
Подготовленному Технологическому регламенту присваивается номер либо обозначение, принятое в эксплуатирующей организации. Далее документ согласовывается с соответствующими техническими службами (как внешними, так и внутренними) и утверждается главным инженером (либо иным техническим руководителем) организации.
Утвержденный надлежащим образом ТР хранится в техническом отделе эксплуатирующей ОПО организации. Копии, а также выписки из Технологического регламента, заверенные техническим отделом, передаются для ведения технологического режима руководителям производственных линий. Они в свою очередь должны довести содержание документа до подчиненных, задействованных в технологическом процессе. Копии ТР получают также другие заинтересованные подразделения, отделы, департаменты и сторонние организации.
В действующий Технологический регламент могут вноситься изменения и дополнения, связанные с изменением качества сырья, необходимостью изменения нагрузок, режимов, замены оборудования. В случае реконструкции и технического перевооружения ОПО должен быть разработан новый Технологический регламент.
Изменения, корректировки и дополнения в ТР согласовываются с техническими службами владельца ОПО, а затем утверждаются главным инженером (либо иным техническим руководителем) эксплуатирующей организации. Изменения вносятся и регистрируются согласно формам (таблицам), которые даны в Приложении № 9 к ФНП «Правила безопасности в нефтяной и газовой промышленности».
Следует еще раз обратить внимание, что нормативный срок действия Технологического регламента для ОПО нефтяной и газовой промышленности составляет 5 лет. Однако при наличии изменений и дополнений, наличие которых не затрудняет дальнейшее использование TP, а также при отсутствии корректировок срок действия документа может быть продлен еще на 5 лет. Такую пролонгацию можно допустить не более одного раза.
По истечении двух пятилетних сроков Технологический регламент должен быть обязательно пересмотрен. Согласование и утверждение пересмотренного документа проходит так же, как и в случае с впервые разработанным ТР.
Согласно п. 1257 ФНП «Правила безопасности в нефтяной и газовой промышленности» Технологический регламент пересматривается досрочно в случае:
- введения в действие федеральными органами исполнительной власти РФ новых положений и ограничений, которые противоречат пунктам или разделам TP;
- аварий, происшедших по причине недостаточного отражения в TP безопасных условий эксплуатации;
- наличия принципиальных изменений в технологии, аппаратурном оформлении, внесение которых в TP потребует изменения значительного количества разделов и пунктов Технологического регламента.
На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного - вполне вероятно.
В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ - контроля исполнения задач по документам.
РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ
Наш словарик
Регламент в коммерческой организации - это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.
Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 . На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.
Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.
Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.
Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».
Какие процессы подлежат регламентации?
Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:
- регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
- любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
- подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
- внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления - целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.
Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.
СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА
Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:
- Общие положения.
- Термины, определения, сокращения.
- Описание процесса.
- Ответственность.
- Контроль.
|
Раздел |
|
|
Общие положения |
|
|
Термины, определения, сокращения |
Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы |
|
Описание процесса |
Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат |
|
Ответственность |
Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников |
|
Контроль |
Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля |
ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА
К числу основных реквизитов документа относят:
- наименование организации;
- дату и номер документа, место его составления;
- гриф утверждения;
- наименование документа;
- текст документа;
- приложение (если есть);
- визы согласования.
Кстати
Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.
МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.
То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае - процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.
На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.
ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ
Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.
Утверждение регламента может производиться несколькими способами:
- напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
- косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.
Пример 1
Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов
(ООО «Перспектива»)
ПРИКАЗ
23.07.2014 № 456-Пр
г. Москва
Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов
В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:
1.1. Регистрация и учет документов.
1.2. Контроль исполнения документов.
1.3. Хранение и поиск документов.
2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.
3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов
С приказом ознакомлены:
Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014
Паршина В.К. Паршина 24.07.2014
П.А. Карпенко
23-78
Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.
Пример 2
Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)
РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»
1. Общие положения
1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее - Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее - Организация).
1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.
1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.
1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.
2. Термины, определения, сокращения
2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:
Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Задание - поручение руководителя.
Задача - см. задание.
Исполнитель - работник Организации, которому поручено исполнение задачи.
Контроль - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.
Ответственный исполнитель - работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.
Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Руководитель - должностное лицо, выносящее резолюцию.
Срок исполнения - календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:
С конкретной даты исполнения - в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;
Без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок - в течение 30 дней;
Без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» - в течение трех дней;
Без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» - в течение 10 дней.
3. Описание процесса
3.1. Постановка документа на контроль.
3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.
В резолюции указываются:
Исполнитель документа;
Срок исполнения задачи;
При необходимости - содержание задачи.
3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее - Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».
3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.
3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.
3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.
3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.
3.2. Выполнение задания.
3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.
3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.
3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.
3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.
3.3. Отчет о выполнении задания.
3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.
3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.
3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.
3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.
3.4. Формирование отчета о выполнении задач.
3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.
В отчете указывается:
Общее количество поставленных задач за отчетный период;
Количество выполненных задач;
Количество задач с продленным сроком исполнения;
Количество задач, не выполненных в срок.
При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.
4. Ответственность
Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.
5. Контроль
Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.