Описание сэд. Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО. В чем заключаются недостатки

В экономической литературе встречается утверждение, что в бизнесе, якобы, существуют некие «более важные» и некие «менее важные» составные части. Сторонники такого подхода аргументируют это тем, что основные процессы (которые, допустим, генерируют кэш флоу или производят продукт), это то, на чем реально стоит предприятие, а поддерживающие процессы, такие как, допустим, документооборот в компании – это те составные части, от которых можно с наименьшими потерями отказаться. С одной стороны можно было бы представить, что такие специалисты правы, и их точка зрения действительно обоснована, но только в том случае, если мы говорим о компании с горизонтом перспектив развития на один год. Потому что, как только мы начнем говорить о компании, которая реально нацелена на развитие на рынке – на увеличение своего оборота, рост активов, распространение своей филиальной сети, становится понятно, что поддерживающие процессы, в числе которых, безусловно, на первый план выступает именно процесс документооборота компании, играют не меньшую роль в успехе бизнеса.

О том, почему автоматизация документооборота сегодня – это ключ к порядку завтра, и какие задачи решают системы электронного документооборота на предприятиях, которые ориентированы на эффективность, разберемся в сегодняшней статье.

Что такое СЭД

Чтобы разобраться, что собой представляют системы электронного документооборота, нужно сначала ответить на вопрос: «Зачем, собственно, они нужны бизнесу?». Многие по-прежнему считают, что бумажный документооборот и менеджеры, бегающие со счетами по коридорам, бухгалтеры, у которых на рабочих столах небоскребы из договоров и счетов – это нормально и такова сущность любого бизнеса. Эта статья ориентирована на тех, кто понимает, что современные условия экономического взаимодействия и уровень технического прогресса создают такую ситуацию, при которой эффективность бизнеса во многом зависит от скорости управления имеющейся у бизнеса информации и порядка организации рационального перемещения этой информации.

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками.

Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.

Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.

В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена. Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до еt окончательной ликвидации.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталия Сиворина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Эффективность СЭД

Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:

• Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.
• Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.
• АСЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.
• Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.
• Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.
• Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней.
• СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.

Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.

Инструментальные возможности автоматизированных систем документооборота

Благодаря активному развитию программирования в последние десять-пятнадцать лет, сегодня системы ориентированные на автоматизацию информационного взаимодействия позволяют включить именно такой набор инструментов, который необходим конкретной компании. Разные сферы бизнеса и просто индивидуальные особенности его ведения накладывают и на такие системы определенный перечень требований, применимых конкретно здесь и сейчас.

Одним компаниям достаточно более-менее «классического» набора функций – создание документов, обработка информации, поиск и обзор данных, а также внутреннее взаимодействие (передача, уведомления сторон, постановка и контроль выполнения заданий). Другим необходимы существенно более сложные системы и другой набор инструментов, который позволит выстроить сложные иерархии, сформировать удаленные команды, удаленные доступы, интеграцию с данными баз SQL, Oracle, дать доступы к серверам без специальных приложений и, например, к подключению облачных систем. Самым продвинутым пользователям автоматизированных систем электронного документооборота могут быть доступны такие сложные и специфические инструменты, как автоматическое оптическое распознавание информации, штрих-кодирование и сканирование, система цифровых подписей, полнотекстовый и атрибутивный поиск и т.д.

Преимущества автоматизированных систем документооборота

Сегодня использование автоматизированных систем документооборота, в частности, систем , становится не просто конкурентным преимуществом компаний, ориентированных на эффективность, но и объективной необходимостью для всех участников экономического взаимодействия, которые в принципе заинтересованы в продуктивном функционировании своего бизнеса. Мир сильно преобразился в последнем десятилетии, и это отразилось на всех сферах бизнеса и компаниях, заставив их меняться вместе с наступлением эры цифровой экономики. По сравнению с традиционными системами, которые раньше позволяли выстроить процесс управления информацией на предприятии, системы автоматизированного документооборота открыли бизнесу новые горизонты в области повышения собственной эффективности, которые выразились в следующих преимуществах автоматизированных систем документооборота:

1. Такие системы сильно увеличивают продуктивность работы компании за счет увеличения производительности, которая обеспечивается не только удобством процессного взаимодействия подразделений, но и наличием в системах АСЭД возможностей для неограниченной работы с необходимой информацией, от доступа и до кардинальных преобразований информации в кратчайшие сроки.
2. Информация в электронном виде поддерживается в более актуальном состоянии, поскольку процесс внесения и согласования правок может идти без отрыва от основной деятельности в «фоновом» режиме.
3. Электронные системы являются более отказоустойчивыми и безопасными по сравнению с другими. Они позволяют сильно снизить влияние человеческой невнимательности (так называемого «человеческого фактора») и гарантированно обеспечить сохранность информации. Понятно, что при желании и наличии технических возможностей можно сломать любую систему, но, даже учитывая возможность взлома, электронная система предполагает больше инструментов по защите, шифрованию или резервному копированию данных.
4. АСЭД создает предпосылки к существенному сокращению операционных издержек как по прямым статьям расходов, так и в области расходов на персонал, благодаря уменьшению у компании необходимости в исполнителях.
5. Такая система открывает новые возможности по кооперации между подразделениями, как по прямым вопросам (в области обмена информации), так и в виде возможностей для совместной или поэтапной (друг за другом, частями) работы над различными проектами бизнеса. Прекрасный инструмент для удаленных брейнстормов, рабочих групп, коллективных правок и согласования.

В целом автоматизированные системы документооборота дают компании не только перечисленные выше преимущества, но и ряд других, которые сложно измерить или посчитать в условных единицах, но которые не менее важны. Речь идет о росте технической грамотности персонала и однозначном повышении у персонала дисциплинированности и ответственности за свои действия и свою работу. Работая в единой электронной системе, персонал постоянно взаимодействует друг с другом, решая возникающие на низших уровнях проблемы, и тем самым укрепляя корпоративный дух.

Автоматизация системы документооборота сегодня является не просто внутренним средством по оптимизации бизнес процессов, а естественной потребностью компаний повышать продуктивность своей работы в условиях глобальных экономических кризисов. Существенное сокращение возможностей для привлечения фондирования и роста бизнеса за счет инвестиционных вливаний приводит компании из традиционных отраслей к пониманию того, что внутри самих компаний скрыты возможности улучшения показателей бизнеса. Если двадцать лет назад было важно только «много продавать», то сегодня важно «эффективно продавать», а это совершенно невозможно без современной автоматизированной системы работы с информацией.

В заключении хочется отметить, что любая автоматизация в компании сопряжена с внушительными инвестициями, при этом (если мы имеем в виду саму программу) не является значительной их частью. Их основа - это разработка методологии построения системы, но в перспективе они с лихвой окупаются за счет возрастающей эффективности и скорости бизнеса компании. Как уже было сказано, сегодня выигрывает не только самый умный, но и самый быстрый участник рынка, поэтому система автоматизации документооборота – это одна из возможностей для благоприятного развития компании в будущем.

Электронный документооборот или ЭДО - сегмент информационных технологий (и, одновременно, масштабная сфера правоотношений), который можно отнести к самым активно развивающимся в России и в мире. Ознакомимся с его сущностью, историей развития, а также с наиболее популярными программными продуктами, с помощью которых может быть организован электронный документооборот в организации.

Электронный документооборот (ЭДО): что это такое — определение по закону и по сути

Организация, планирующая участвовать в электронном документообороте, должна знать, прежде всего, то, что, собственно, данный термин обозначает. Определение понятия ЭДО можно найти, анализируя положения законодательства - которое прямо или косвенно регулирует правоотношения, характерные для областей применения ЭДО, или же изучив популярные точки зрения экспертов.

Начнем с поиска интересующего нас определения по правовой базе.

Следует отметить, что электронный документооборот, с одной стороны - особенно, в частных организациях (в государственных и муниципальных структурах дела могут обстоять иначе - но разница не слишком большая), не относится к числу сфер, которые бы строго регламентировались специальным законодательством. С другой, ЭДО сам по себе является достаточно сложной сферой правоотношений, в рамках которой у каждого из участников таких правоотношений могут возникать самые разные права и обязанности - в свою очередь, вполне себе регулируемые, и часто - весьма активно, на уровне нормативных актов (включая специальное законодательство).

Так или иначе, определение понятию «электронный документооборот» однозначно не дано в российских нормативно-правовых актах, принятых на федеральном уровне. Вместе с тем, данный термин очевидным образом складывается из двух составляющих:

1. Словосочетания «электронный документ» .

Понятие электронного документа раскрывается, в частности, в положениях статьи 2 Закона «Об информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ССЫЛКА). Там говорится, что под таким документом следует понимать документированную информацию в электронной форме, предназначенную для размещения или обработки на компьютерах, а также передачи между ними. В свою очередь, под «документированной информацией» закон понимает записанную на материальный носитель посредством документирования информацию, которая имеет реквизиты, что позволяют данную информацию (либо ее материальный носитель) определить.

В свою очередь, что же такое «документирование»? Не будет ошибкой обратиться в целях раскрытия значения данного слова к государственным стандартам. Так, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ССЫЛКА) сказано, что под документированием следует понимать «запись информации на носителе в соответствии с установленными правилами». При этом могут быть применены различные средства документирования - например, компьютерная техника, с помощью которой осуществляется запись данных на носителе.

1. Слова «документооборот» .

Оно по понятным причинам старше первого словосочетания. Его определения можно найти в некоторых нормативных актах, принятых еще в СССР (притом, что многие из них сохраняют юридическую силу до сих пор). Так, в «Положении о документах и документообороте в бухучете», которое утверждено Минфином СССР в 1983-м году (ССЫЛКА), сказано, что документооборот - это движение (создание, получение, обработка, архивирование) первичных документов. Это определение вполне актуально и сегодня - поскольку вполне соответствует типичному циклу обращения документов на современном предприятии.

Выходит, что мы, руководствуясь прямым прочтением закона (и допустимой его трактовкой по принципу правовой аналогии), можем сделать вывод, что под «электронным документооборотом» следует понимать создание, получение, обработку и архивирование информации, записанной на электронный носитель по установленным правилам .

Означает ли это, что обработка данных на компьютере, не соответствующая (либо частично соответствующая) указанному определению, не может ни при каких обстоятельствах считаться «электронным документооборотом»? Конечно же, нет - хотя бы в силу того, что любой закон, даже самый строгий, допускает в ходе правоприменительной практики приспособительную трактовку его норм в интересах улучшения качества регулирования правоотношений в его юрисдикции.

Поэтому, на указанные нормы закона - в частности, устанавливающие определения понятий «электронный документ» и «документооборот», мы вправе ориентироваться, но не обязаны во всех случаях им следовать. Тем более, что в среде экспертов распространены различные альтернативные трактовки понятия ЭДО - как похожие на ту, что мы вывели исходя из норм закона, так и весьма оригинальные.

Например, популярен подход, предполагающий, что «электронный документооборот» - это передача от одного компьютера (одной логической части носителя компьютера) к другому (к другой логической части) документов, которые:

• имеют юридическую силу, равную той, что характеризует аналогичные по назначению не электронные объекты документооборота;
• имеют принципиальную схожесть и общность области применения с аналогичными по назначению не электронными объектами документооборота.

При этом, электронный документ может иметь, в принципе, любую форму - как унифицированную, так и свободную (как и файловый формат такого документа - он может быть текстом, картинкой или, к примеру, видеороликом).

Таким образом, в определении ЭДО предлагается использовать такие фразы как «аналогичная юридическая сила» и «принципиальная схожесть и общность» — в контексте сопоставления электронных документов и не электронных. Как следствие, предполагается, что объектом электронного документооборота может быть:

• документ, у которого есть (принципиально может быть образован) не являющийся электронным аналог;
• документ, который может быть создан на основании не являющегося электронным аналога (или, наоборот, может быть основой для создания не являющегося электронным аналога).

Рассматриваемый подход позволяет «отсеять» из числа объектов электронного документооборота, к примеру, такие типы информации как системные файлы, скрипты, хэш-таблицы (поскольку у них нет аналогов, не являющихся электронными - ни с точки зрения «общности применения», ни с точки зрения юридической силы) - даже несмотря на то, что они могут соответствовать критериям «электронного документа», закрепленным в федеральном законодательстве, что мы рассмотрели выше (и даже подлежат «документообороту» в соответствии с теми же законными критериями).

Перед субъектом документооборота - например, коммерческим предприятием, может вовсе не стоять задачи «обособить», собственно, электронный документ от чего-то другого электронного, что нельзя считать объектом ЭДО. Вместе с тем, при установлении в локальных нормативах правил электронного документооборота в организации такому предприятию, так или иначе, придется данное понятие каким-либо образом закрепить в официальной формулировке. Без этого ответственный за ЭДО работник автоматически перестанет за что-либо отвечать - в силу отсутствия предмета такой ответственности (и с него нельзя будет ничего спросить).

Таким образом, при установлении локальных нормативов электронного документооборота в организации можно ориентироваться, условно говоря, на один из двух подходов в определении термина «электронный документооборот»:

• подход, в основе которого - раскрытие понятий «электронный документ» и «документооборот» на уровне действующих нормативных актов;
• подход, в основе которого - обособление объектов ЭДО от электронной информации, которая не может быть отнесена к таким объектам в силу того, что у нее нет (не может быть образовано) «юридически равных» (либо имеющих «схожую область применения») аналогов, которые используются не в электронном виде.

Соответственно, во избежание ситуации, когда ответственный за ЭДО работник не будет нести ответственность за обработку тех или иных документов, предприятию следует оговорить в локальных нормативах, какие именно документы будут считаться объектом электронного документооборота в организации, а какие - не будут, исходя из первого либо второго критерия (или иного, что разработан предприятием самостоятельно).

Полезно будет определить то, зачем фирме ЭДО в принципе.

Какую пользу приносит внедрение ЭДО на предприятии

К числу самых очевидных преимуществ электронного документооборота в организации и у ИП - в сравнении с бумажным, можно отнести:

1. Обеспечение отслеживаемости операций с документами .

Такая «отслеживаемость» может разниться в зависимости от того, в каком виде представлен ЭДО. Но даже если это документооборот на уровне «скопировал-вставил» — то к каждому файлу, так или иначе, по умолчанию приписываются атрибуты, отражающие, в частности:

• время их создания;
• время редактирования;
• время открытия.

«Системный» ЭДО - осуществляемый с помощью специализированных программ - систем электронного документооборота (о них мы подробнее поговорим далее), характеризуется возможностью фиксировать на основании электронных документов не только, собственно, совершение операций с ними, но и хозяйственные события, связанные со свойствами таких документов. Благодаря данной особенности, бизнес становится прозрачным для любых заинтересованных лиц - собственников, руководства, потенциальных инвесторов.

1. Повышение эффективности обработки документов (и, как следствие, улучшение производственных показателей на предприятии) .

Электронный документ почти всегда заполняется, отправляется (при необходимости - корректируется, дублируется) намного быстрее, чем бумажный. Возможно, данное преимущество электронного документооборота следует назвать ключевым. Контраргументами данному тезису могут быть, разве что, периодическое возникновение технических сбоев в системе ЭДО предприятия, а также появление проблем пользовательского характера - когда тот или иной сотрудник не знает, как правильно воспользоваться нужной функцией ЭДО в определенный момент. Действительно, в подобных ситуациях документооборот сильно «тормозится» — но при грамотной подготовке внедрения системы электронного документооборота в организации вероятность их возникновения будет минимальной.

Сотрудник компании, работающий в рамках ЭДО, имеет все шансы улучшить свои производственные показатели - в сравнении с теми, которые бы наблюдались при бумажном документообороте. Сокращение времени работы с документами позволяет ему сконцентрироваться на основной работе.

Кроме того, преимущество, отраженное в рассматриваемом пункте, образуется в том числе и за счет «отслеживаемости», о которой мы сказали выше: благодаря прозрачности движения документов, руководство имеет возможность контролировать работу подчиненных, давать ей объективную оценку, следить за качеством соблюдения им инструкций и предписаний - и все это очень оперативно.

1. Защита информации с помощью криптографии или ограничения доступа, резервного копирования .

Доступ к электронным документам и их содержанию могут быть исключительно надежно защищены с помощью цифровых технологий. При этом, возможно установление разных прав доступа к тем или иным документам для определенных категорий пользователей. Наличие необходимого количества резервных копий объектов ЭДО, причем, на распределенных носителях - важное условие обеспечения общего высокого уровня защиты данных.

Данные на бумаге могут быть защищены одним-двумя реально эффективными способами - и почти всегда это размещение документов в сейфе (или в ином защищенном для свободного доступа месте). Безусловно, где-то такой способ обеспечения безопасности данных и надежнее - но в перечне современных угроз конфиденциальности информации те, что требуют, условно говоря, применения сейфа вместо криптозащиты - занимают далеко не первые места.

1. Общее ускорение бизнес-процессов (в части внутренних коммуникаций как минимум, а при использовании ЭДО контрагентами - и в части внешних) .

В рамках электронного документооборота в организации поиск нужной информации работником или менеджером осуществляется, как правило, несопоставимо быстрее в сравнении с поиском данных, записанных на бумажные носители. Во многих случаях он осуществляется по заданным алгоритмам с минимальным участием человека - когда он получает только результат на свой запрос, не производя каких-либо существенных с точки зрения трудозатрат дополнительных действий.

1. Возможность организации дистанционной работы с документами (как на уровне взаимодействия работников друг с другом внутри корпорации, так и в части взаимодействия с контрагентами).

Благодаря интернету (и иным типам инфраструктуры для сетевых коммуникаций), сотрудники могут работать с ключевыми документами не только на своем рабочем месте, но и дистанционно - хотя бы из дома. При этом, благодаря технологиям шифрования, обеспечивается необходимая безопасность доступа к документам.

1. Сокращение (сведение к минимуму) издержек на обеспечение бумажного документооборота - представленных:

• закупкой самой бумаги;
• закупкой и обслуживанием принтеров;
• закупкой необходимых канцелярских принадлежностей;
• оплатой услуг транспортных компаний (при доставке бумаги), IT-специалистов (при установке и обслуживании принтеров).

Документы, распечатанные на бумаге, подлежат размещению в специальном архиве - который элементарно занимает место (и требует обустройства - например, покупки металлического сейфа). Это прямые расходы - которые прекратятся при переводе соответствующих документов на ЭДО.

Экономится и электроэнергия, если принтеры не используются. Хотя по электричеству тезис спорный: обеспечение электронного документооборота в организации часто требует использования высокопроизводительных серверов, постоянно работающих маршрутизаторов - которые питаются от розетки. Суммарно они потребляют немало энергии.

Полезно будет сказать и об очевидных недостатках ЭДО.

В чем заключаются недостатки

К числу узких мест применения ЭДО можно отнести:

1. Риск перехвата данных «хакерскими» способами .

Это как раз тот случай, когда информацию лучше хранить на бумаге в надежном месте. По мере распространения систем электронного документооборота в России и в мире хакерами создаются все более изощренные средства получения несанкционированного доступа к электронным документам. Безусловно, благодаря средствам криптографии и антивирусной защиты вероятность получения посторонними лицами доступа к объектам ЭДО может быть сведена к минимуму - но она все равно останется.

1. Невозможность гарантированного установления факта совершения человеком операции с документом .

Все операции с электронным документом формально совершает компьютер, а не человек. Тот факт, что ПК обрабатывает документ именно по воле пользователя, по умолчанию не считается «доказанным»: тому должно быть технически безупречное подтверждение. Которое в чистом виде ведущим IT-специалистам мира еще предстоит когда-то разработать, а пока в необходимых случаях (например, при судебных спорах между корпорациями) в расчет берутся различные косвенные подтверждения. Самые разные судебные прецеденты показывают, что применение электронно-цифровой подписи - казалось бы, самого надежного инструмента удостоверения обработки документа человеком, относится к числу именно косвенных доказательств.

Как следствие, электронный документооборот практически не распространен (либо применяется в ограниченном спектре функций), в частности:

• на начальных фазах кредитно-финансовых правоотношений — чтобы не вышло так, что банк открыл счет или выдал кредит компьютерному вирусу (но иногда случается и такое);
• в нотариальных правоотношениях - когда нотариусу желательно видеть перед собой человека, а не виртуального персонажа;
• в миграционных правоотношениях - когда пограничник вряд ли согласится выпустить человека за границу (или впустить его в страну), не видя его и его бумажные документы.

1. Зависимость субъекта документооборота от различных видов внешней инфраструктуры :

• связи;
• сервисов, занимающихся поставкой и обслуживанием компьютеров;
• информационной безопасности в широком смысле (куда могут входить и поставщики ЭЦП и разработчики антивирусов, поскольку и те и другие создают решения, так или иначе, направленные на обеспечение защиты информации).

Если в какой-либо из указанных инфраструктур произойдет сбой, то документооборот может резко встать. А в случае с использованием бумаги субъект документооборота предоставлен «сам себе», и ни от кого, строго говоря, технологически не зависит (даже если у него сломается принтер, то он может при желании написать нужные документы от руки).

Фирме, убедившейся в преимуществах внедрения электронного документооборота в организации (и принявшая во внимание недостатки такого документооборота), предстоит данное внедрение осуществить. Грубо говоря, если в фирме есть хотя бы один компьютер - на котором обрабатывается хотя бы один производственный документ, то можно считать, что у нее есть ЭДО - хотя бы на «низовом» уровне.

Но этот тезис не стоит воспринимать всерьез - поскольку реальное практическое применение электронного документооборота в организации на современном этапе производится все же на уровнях повыше того, при котором дело ограничивается процедурой «скопировал-вставил». ЭДО сегодня реализуется в ходе эксплуатации специальных программных продуктов - систем электронного документооборота или СЭД (в ряде случаев дополняемых функционалом, который в совокупности может превратить программный продукт в особый тип платформы для управления документами - ECM).

Рассмотрим подробнее, что представляют собой СЭД (и как соотносятся со схожими ECM-системами) подробнее.

Что такое СЭД и чем она отличается от ECM-системы

Выше мы рассмотрели несколько популярных определений понятию «электронный документооборот». Главным его объектом является, что совершенно очевидно, электронный документ - объект, который может быть «создан, получен, обработан, заархивирован» (и много чего еще - перечни операций могут быть гораздо шире в сравнении с тем, что приведен в советском нормативном акте о документообороте бухгалтерской первички).

Ключевая задача пользователя, осуществляющего документооборот — «создание, получение, обработку, архивацию» (пользуясь емкостью указанных терминов, условимся ограничиваться ими - при обозначении основных операций в рамках ЭДО), заключается в ведении учета указанных операций с документами. Он должен знать, когда, кем (с какой целью, с каким результатом) тот или иной документ был «создан, получен, обработан, заархивирован».

Соответствующий учет может вестись:

1. Самим пользователем вручную — с учетом тех возможностей, что предусмотрены операционной системой, которая обслуживает носитель данных, по умолчанию, а также с учетом функционала используемых им программ (который может задействоваться ограниченно активно, умеренно или очень активно).

Например, если индивидуальный предприниматель ведет очень простой по структуре бизнес и работает с 1-2 контрагентами, то может установить (по сути, для себя) ряд простых правил обработки данных, используемых в бизнесе. Как вариант, он может с установленной им самим периодичностью:

• запрашивать у контрагентов счета (или счета-фактуры) по электронной почте;
• скачивать их себе на «Рабочий стол», затем - подписывать с помощью ЭЦП, и отправлять почтой же контрагентам обратно.

Выходит, что весь ЭДО предпринимателя сведется буквально к нескольким операциям - не требующим применения какого-то дополнительного ПО: можно обойтись средствами Windows и сервера электронной почты. Они позволяют вести вполне себе полноценный учет «создания, получения, обработки и архивации» документов, используемых ИП.

1. Специальной программой документооборота СЭД (набором программ) автоматически - в рамках системного алгоритма (соответственно, при ограниченно активном, умеренном или очень активном участии пользователя).

Такой программой и будет СЭД. Она в соответствии с заданными правилами обеспечит своевременный и корректный учет «создания, получения, обработки и архивирования» данных. Кроме того, функционал СЭД может предусматривать опции, которые помогают пользователю осуществлять подлежащие учету операции. Например - предполагающие использование более удобной в сравнении с Проводником Windows, файловой программы.

При этом, конкретные СЭД могут «специализироваться» на определенных операциях с электронными документами, Так, выделяют системы, приспособленные преимущественно:

• к учету документов в рамках корпоративного делопроизводства;
• к учету архивных документов;
• к учету документов, которые связаны с рабочими потоками - Workflow.

Рабочий поток - это обычная для определенного участка управления бизнесом последовательность действий человека - владельца бизнеса, менеджера, рядового работника. Получение счетов-фактур из e-mail, их подписывание ЭЦП и отправка контрагенту обратно - часть Workflow ИП в примере выше. На крупном предприятии Workflow, очевидно, будет гораздо сложнее - и учет составляющих его операций почти наверняка потребует использования СЭД.

Есть, разумеется, различные универсальные программы документооборота (СЭД) - поддерживающие указанные выше операции во всех разновидностях. При этом, во многих случаях разработчики СЭД дополняют свои программы функционалом, который обеспечивает:

• автоматизацию сбора (накопления), хранения и передачи электронных документов;
• необходимый уровень безопасности движения документов внутри компании и за ее пределами;
• в необходимых случаях - создание, редактирование и исправление документов внутренними средствами;
• совместную работу нескольких пользователей с одним документом.

При наличии одной или нескольких функций из числа указанных выше (при том, что их перечень на практике может быть гораздо шире) универсальная (в ряде случаев - узкоспециализированная) СЭД приобретает признаки более функционального решения - ECM. На рынке современного ПО для организации ЭДО таких решений становится все больше, и потому иногда русская аббревиатура СЭД отождествляется с иностранной ECM. Во многих случаях здесь не будет никакой ошибки - однако, принципиальную разницу между СЭД и ECM все же нужно видеть.

СЭД (отметим, что в иностранных источниках ей соответствует аббревиатура EDMS) - это, главным образом, только учет операций с документами (иногда - помощь в их совершении). ECM – это не только учет, но и:

• во многих случаях - помощь в их совершении;
• большое количество типичных для СЭД функций одновременно;
• дополнительные функции (но, так или иначе, прямо или косвенно связанные с ЭДО).

Так или иначе, типичная ECM-система обеспечивает:

• ввод, формирование, импортирование документов;
• регистрацию документов;
• распознавание данных;
• индексацию документов;
• обеспечение поиска нужных данных;
• обеспечение сетевого обмена документами;
• обеспечение обмена дополнительными данными, что не обладают признаками документируемых (например, сообщений и файлов в корпоративном чате);
• защита содержимого документов и доступа к ним;
• вывод, экспортирование документов.

Как работает типичная СЭД, поддерживающая указанный функционал (полностью или в определенных сочетаниях)? Как правило, электронный документооборот на предприятии заключается в обороте электронного документа в рамках типичного цикла, который состоит из этапов, что могут быть определены исходя из содержания знакомых нам типичных операций, которые характеризуют документооборот .

Речь пойдет о таких этапах как:

1. Регистрация документа (созданного, полученного).

При создании документа СЭД присваивает ему установленный идентификатор (либо считывает те, что присвоены файлу по умолчанию). Впоследствии с помощью данного идентификатора система отслеживает то, каким образом документ обрабатывается далее (как и устанавливает тот факт, что он не обрабатывается - если это так и есть на самом деле).

1. Учет операций, отражающих обработку (редактирование, передачу, опубликование) документа - с использованием идентификатора, о котором было сказано выше.

В случае, если функционал СЭД предусматривает опции для осуществления обработки документов непосредственно (в этом случае правомерно говорить о функционале ECM-системы), то сведения по идентификаторам могут быть синхронизированы с записями, отражающими факт применения данных опций.

1. Учет архивации документов .

То есть - перемещения на носитель для долговременного хранения (при обеспечении, однако, возможности быстрого доступа к нему). Аналогично, средства архивации могут быть предусмотрены СЭД (скорее всего, ECM-системой). В этом случае ведется и учет их использования.

Теперь - подробнее о том, какими бывают решения в сегменте СЭД, на какие сегменты классифицируются

Какими бывают системы электронного документооборота СЭД: классификация продуктов

Эксперты выделяют следующие основные типы систем ЭДО:

1. Системы, обеспечивающие документооборот в целях оптимизации бизнес-процессов .

Такие системы рассчитаны на осуществление полного цикла оборота каждого документа, задействуемого в управлении бизнесом. Главный признак «оптимизирующего» решения - приспособленность к обеспечению документирования бизнес-процесса на любом участке производства, если того требуют сложившиеся правила документооборота в фирме.

1. Общекорпоративные СЭД .

Представляют собой универсальные, приспособленные к применению в любой отрасли решения - при этом, не всегда обеспечивающие необходимую локализацию учета бизнес-процессов. Как правило, рассчитаны на обработку объектов ЭДО, представленных в небольшой номенклатуре.

1. Узкоспециализированные системы .

Например - системы менеджмента Workflow. Предназначены они для достижения самой высокой оптимизации путей распределения файлов, используемых работниками корпорации в различных процессах. Как правило, более эффективны в сравнению с СЭД, у которых менеджмент Workflow – лишь одна из функций наравне с остальными (и не всегда базовая).

При этом, в рамках каждого из указанных типов решений можно обнаружить самые разные сочетания функций, характерных для СЭД (как следствие, иногда крайне сложно установить границу между конкретными разновидностями продуктов).

Приведенная выше классификация СЭД - не единственная из числа распространенных. Есть и иные. Например - та, что предполагает деление систем ЭДО по критерию способа обработки идентификатора объекта ЭДО.

Дело в том, что в рамках любой системы электронного документооборота осуществляется рассмотренная нами выше обработка идентификаторов объекта ЭДО - его атрибутов (по которым можно отследить операции с объектом). На практике идентификаторы объектов ЭДО в современных СЭД и сами файлы хранятся, как правило, распределенно - в специальных каталогах. В этом принципиальное отличие СЭД от обычной компьютерной файловой системы - в которой к файлам в общем случае не прилагается каких-либо внешних идентификаторов (есть только базовые внутренние, что входят в состав самих файлов - например, идентификаторы времени редактирования файла и иные, которые входят в рассмотренный нами выше учет операций с документами на «низовом» уровне).

Таким образом, от эффективности инфраструктуры управления каталогами, где хранятся идентификаторы файлов, являющихся объектами СЭД, в значительной, если не определяющей степени, зависит эффективность самой системы электронного документооборота. В зависимости от типов учитываемых файлов, их количества и интенсивности запросов к ним (которые также могут быть классифицированы по целям - прочтения, редактирования, копирования файлов) выбирается оптимальный тип каталога.

Современные разработчики систем электронного документооборота предлагают два основных принципа обеспечения функционирования таких каталогов (и, соответственно, два типа СЭД, классифицируемых по критерию способа обработки атрибутов):

• использование внутренней базы данных в программе, которая является основным рабочим модулем СЭД;
• использование внешней - и притом, во многих случаях стандартизированной, универсальной базы данных (часто - с открытым кодом, и потому доступной для конкурентов).

В системах электронного документооборота, предназначенных для обеспечения оборота сравнительно небольшого объема документов база данных может и вовсе отсутствовать: идентификаторы размещаются в обычных папках на компьютере (но при этом организуется эффективный доступ к ним). Фактически, это третий способ управления атрибутами. Но если применяется именно он, то системе ЭДО будет гораздо сложнее:

• обеспечить ограничение доступа пользователей к идентификаторам;
• обеспечить необходимую скорость обработки данных.

Вместе с тем, реализация использования баз данных в СЭД - процедура, которая значительно увеличивает себестоимость разработки системы. Для конечного пользователя - особенно, если в его деятельности не предполагается обработки значительного объема документов, фактор стоимости может быть существенным при выборе системы электронного документооборота (принятии решения о продолжении пользования имеющейся платформой).

Теперь - о том, какие конкретно задачи позволит решить внедрение СЭД (и о том, в каких случаях системы ЭДО не влияют заметно на эффективность бизнеса).

Какие задачи решает СЭД, а какие нет

Наибольшую практическую пользу от применения СЭД можно проследить при решении задач, связанных:

1. С оптимизацией поиска нужного документа .

Предполагается, что система электронного документооборота позволит найти документ быстрее, чем при поиске через Проводник Windows (или встроенную поисковую систему почтового клиента - как в случае с рассмотренными нами примерами Workflow предпринимателя). Быстрый поиск документов может сопровождаться наличием в программе электронного документооборота СЭД опций для его оперативного просмотра, редактирования, отправки (пересылки) адресату (скорее всего, в этом случае речь пойдет о продукте в сегменте ECM).

1. С контролем над статусом интересующих документов .

Данная функция будет интересна, прежде всего, руководителю предприятия: он, отправив тот или иной распорядительный документ подчиненному работнику, сможет с помощью системы электронного докуметооборта отслеживать выполнение распоряжения (фиксировать просрочку такого выполнения). Как вариант - также держать обратную связь с подчиненным работником (если у СЭД такая функция есть - при том, что ее также можно отнести к числу тех, что приближают по функционалу СЭД к ECM-системам).

Проводник и «почтовик» подобных функций, очевидно не имеют (а если и имеют, то они, как правило, не слишком хорошо масштабируются на уровень крупного бизнеса).

1. С учетом документов при интенсивном обороте, а также непосредственно с осуществлением такого оборота на практике - за счет стандартизации процедур обмена объектами ЭДО, как вариант, с использованием единых интерфейсов, если интенсивность зависит от производительности труда работников.

Так, если ИП и контрагент обмениваются счетами фактурами и каждый из них, условно говоря, использует свою почтовую программу, то скорость документооборота будет ниже, чем если бы ИП и контрагент использовали общую систему электронного документооборота: в ней процедура доставки счета-фактуры была бы мгновенной.

1. Со снижением количества трудоемких процедур учета бумажной документации .

Периодически бумажные документы нужно инвентаризировать, списывать - и все «вручную». При переводе таких документов в электронную форму время на их «обслуживание» значительно сократится, фактически, сведется к минимуму.

1. С установлением текущего местонахождения документа .

Эта функция, в целом, коррелирует с контрольной - но она несколько шире, поскольку предполагает оперативное обнаружение документа, не только переданного на исполнение, но и в принципе где-либо размещенного. Потерять документ, проиндексированный в СЭД, практически невозможно при условии, что она корректно работает.

В свою очередь, СЭД будет не слишком эффективной при решении задач, связанных :

1. С изменением и выбором пути движения документов .

Система электронного документооборота - это по сути, «большая и удобная» картотека объектов ЭДО, однако, не вьювер, не редактор, и не средство их приема-рассылки. Для решения каждой из таких задач применяются отдельные виды программного обеспечения. Программе СЭД по существу все равно, что за файл пущен в «картотеку» — текст, видео, картинка. Каждому из них будут присвоены по единой схеме атрибуты, благодаря которым становится возможным решение тех задач, которые СЭД призваны решать в первую очередь.

Однако, ECM-системы - более функциональная разновидность систем электронного документооборота, вполне могут быть приспособлены к решению подобных задач.

1. С обновлением (синхронизацией, согласованием) документов .

Данная функция близка первой - и может быть одним из источником формирования информационного потока, отражающего специфику выбора путей движения документов. Вместе с тем, она предполагает непосредственно редактирование файлов - пусть и с учетом их маршрутов. Обновление документов может быть осуществлено вручную пользователем либо на основании автоматических алгоритмом. СЭД - в виде ECM, часто поддерживает первый способ обновления, но редко - второй.

Автоматическое обновление документов предполагает применение алгоритмов, которые во многих случаях призваны обеспечивать одновременную обработку разных файлов, по результатам которой могут быть внесены изменения в другие связанные с ними файлы. Например, если учитываемый документ - зарплатная ведомость, то по мере изменения данных в тех учетных документах, которые влияют на расчет зарплаты (например, табеля посещений) она должна корректироваться. СЭД (и, как правило, ECM-системы тоже), как правило, не имеет достаточной производительности для такой корректировки автоматически - однако, способна проследить последовательность данной корректировки (как и фактов обращения к файлам, на основании которых она произведена).

Отметим, что в некоторых случаях система электронного документооборота может значительно ускорить юридические процедуры - установленные в целях согласования изменения различных документов ответственными работниками. Так, если на предприятии принято, что зарплатную ведомость визирует главный бухгалтер при согласовании с генеральным директором, то в СЭД могут быть предусмотрены специальные инструменты для оперативной отправки согласуемого документа от бухгалтера к руководителю (и обратно).

1. С моделированием движения документов (например, в целях установления того же оптимального маршрута их движения).

СЭД работает с документами в чистом виде - никак не анализируя то, в какой степени целесообразно направлять их по текущему маршруту. Не берется в расчет и способ доставки документов - как то прием-отправка через локальную сеть, интернет или физические носители.

В целях решения задач, связанных с моделированием движения документов, применяются специальные BPM-решения. При этом, реализованные в них алгоритмы моделирования могут предусматривать получение данных для анализа из реестров систем электронного документооборота. Таким образом, возможна интеграция BPM и СЭД - но только лишь для обеспечения функционирования платформы первого типа.

Отметим, что массовое внедрение систем электронного документооборота считается относительно новым (а иногда и «малоизученным») для России технологическим трендом. По-прежнему огромное количество предприятий - причем, самых разных по масштабам, в том числе и представляющих сегмент крупного бизнеса, не внедрили СЭД или внедрили его с ограничениями, которые не дают повода говорить о большой значимости применения таких систем в общем документообороте хозяйствующего субъекта.

Однако, новизна как таковых систем электронного документооборота в России - это заблуждение, о чем свидетельствуют различные исторические факты. Как и заблуждение - то, что в западных странах такие системы находятся на передовом уровне, а в России, как и в других странах бывшего СССР — «малоизученная», отстающая ниша. В доказательство - небольшая историческая отсылка к развитию рынка СЭД в нашей стране.

Развитие систем ЭДО в СССР и РФ: историческая справка

Первые шаги в организации документооборота в нашей стране и в мире практически совпали с появлением, собственно, компьютеров и средств для обеспечения обмена документами - электронных носителей, а затем и компьютерных сетей. В СССР компьютерные сети в основном использовались в военных целях, но в 60-х и 70-х годах стали появляться и гражданские проекты. В их числе - автоматизированные системы Сирена-1 и Сирена-2, использовавшиеся для бронирования авиабилетов со связанных в сеть компьютеров на кассах Аэрофлота, которые располагались в сотнях советских городов. Аналогичным по специфике поставленных задач проектом стала АСУ «Экспресс» - но только приспособленная к резервированию железнодорожных билетов.

В обоих случаях объектом электронного документооборота становились, таким образом, билеты на самолеты и на поезда. Если точнее, их электронные форматы, заносившиеся в установленном порядке в базу данных АСУ - равноценные юридически записям в бумажных авиатранспортных и железнодорожных регистрах, которые применялись до начала «компьютеризации» индустрии пассажирского транспорта СССР.

В 80-х годах советские исследователи стали более активно интересоваться проблематикой расширения электронного документооборота на иные хозяйственные сегменты. Прежде всего - на область делопроизводства. Первые шаги в данном направлении были осуществлены в ходе модернизации инфраструктуры документооборота высших органов власти - прежде всего, ЦК КПСС. Далее по аналогичным принципам произошло внедрение электронного документооборота и в других крупнейших властных структурах.

Вместе с тем, советские системы ЭДО, используемые в делопроизводстве, по существу были экспериментальными. В них не было общепринятых форматов используемых документов, не были стандартизированы перечни и порядок применения программного обеспечения, используемого для учета таких документов. Использовавшие советский опыт организации ЭДО уже российские предприятия также обходились локальными правилами работы с электронными документами - часто непохожими на те, что применялись контрагентами.

Первые полноценные системы электронного документооборота часто разрабатывались силами самих российских предприятий. Большие усилия, затраченные при создании таких программных средств, часто оказывались неэффективными из-за отсутствия большого потенциала для быстрого масштабирования СЭД: на параллельных участках производства, в филиалах и на дочерних предприятиях бизнес-процессы не были в должной мере совместимы со спецификой СЭД, разработанной для головной организации.

Как следствие, практическое применение ЭДО на российских предприятиях в течение довольно долгого времени считалось неоправданно дорогой (прежде всего, с точки зрения затрат на внедрение подходящего ПО) процедурой, и многие из них предпочитали сохранять документооборот на бумаге.

Вместе с тем, уже в начале 90-х годов на российском рынке стали появляться независимые поставщики СЭД - специализировавшиеся на разработке универсальных программных продуктов. Можно отметить, что эти продукты создавались с учетом российской - во многом унаследовавшей советские признаки, специфики движения документов внутри предприятия (и за его пределами). А именно - с учетом преимущественно вертикально ориентированного движения внутрикорпоративных документов (от начальства к подчиненным и обратно). В то время как западные продукты, наоборот, были приспособлены к горизонтальному документообороту (не учитывавшему к тому же, необходимость прохождения документами процедур, связанных с их регистрацией, согласованием, контролем исполнения). Как следствие, российские решение стали более востребованы, и соответствующий сегмент IT-индустрии начал развиваться быстрыми темпами.

В середине 90-х на регулярной основе проводились профессиональные конференции - с участием разработчиков и крупнейших потребителей систем электронного документооборота. Там обсуждались самые разные нюансы внедрения таких систем в российских организациях - как государственных и муниципальных, так и относящихся к частному бизнесу.

Участникам рынка и бюджетных отношений стали очевидны преимущества внедрения СЭД:

• сокращение времени оборота документов;
• снижение затрат на покупку бумаги и иной канцелярии, принтеров и их обслуживание;
• сокращение издержек на хранение документов (архивирование, инвентаризацию);
• во многих случаях - повышение уровня защищенности документов (даже в те периоды, когда не было распространено применение криптозащиты данных с помощью ЭЦП, могли применяться, к примеру, запароленные RAR-архивы).

Постепенно в спектре решений СЭД стала выделяться область продуктов, приспособленных к обеспечению электронного документооборота не только внутри организации, но и между независимыми хозяйствующими субъектами (как вариант, контролируемыми и контролирующими лицами - в том числе в правоотношениях между частными фирмами и государственными органами). Так начал развиваться электронный документооборот в современном понимании - как инструмент обеспечения обмена документами, которые юридически равнозначны аналогичным, что составлялись бы на бумаге.

Стало понятно, что самым эффективным способом обеспечения юридической значимости электронных документов будет задействование электронно-цифровой подписи - которая должна считаться юридически равноценной той, что проставляется человеком на бумаге. В начале 2000-х годов в России вводятся в действие первые федеральные нормативные акты, регламентирующие применение ЭЦП. На уровне федерального законодательства было установлено 3 вида электронной подписи - простая, усиленная и усиленная квалифицированная.

При применении простой электронной подписи юридическая значимость документов обеспечивается, если порядок такого применения в отдельном соглашении установили все стороны документооборота - при том, что положения такого соглашения не должны противоречить нормам федерального законодательства. В отношении усиленной ЭЦП действует то же самое правило - однако, она сама по себе может быть предпочтительнее простой по причине повышенной защищенности (которую в общем случае обеспечивает поставщик такой ЭЦП - и потому соглашение, как правило, выходит трехстороннее - между двумя сторонами ЭДО и поставщиком).

В свою очередь, применение усиленной квалифицированной ЭЦП (во всех случаях разрабатываемой поставщиками с особым уровнем компетенций) гарантирует юридическую значимость любого документа, который ей подписан - вне зависимости от того, заключили ли пользователи данной ЭЦП какое-либо соглашение между собой или нет. Достаточно самого факта ее использования в ЭДО каждой из сторон - которые независимо друг от друга заключают договор с поставщиком ЭЦП.

В современном электронном документообороте применение электронных подписей - явление общераспространенное. ЭЦП применимы в большинстве правоотношений с участием физических и юридических лиц. Хотя, безусловно, есть огромное количество исключений из этого правила: пока что нельзя, к примеру, получить полностью электронный паспорт гражданина РФ, или электронные права, либо трудовую книжку (хотя в отношении прав и трудкнижки в самое ближайшее время ожидаются заметные нововведения в части обеспечения их приспособленности к использованию в электронном виде, и притом при сохранении их юридической значимости).

Для чего используется электронный документооборот в России

С учетом специфики применения ЭЦП и технических возможностей прикладных программных продуктов, которые используются при ЭДО, в России сложилось несколько основных сегментов электронного документооборота:

1. ЭДО между гражданами и государственными органами .

Самый простой пример такого взаимодействия - отправка в государственные органы документов через сайт Госуслуги (и связанные с ним сайты различных ведомств - например, ФНС). Гражданин, имеющий специальную ЭЦП, отправляет в интересующий орган юридически значимые - то есть, аналогичные бумажным, запросы, документы, заявления - и получает оттуда столь же значимые юридически документы в ответ.

1. ЭДО между хозяйствующими субъектами - ИП, юридическими лицами .

Хозяйствующие субъекты могут обмениваться в электронном виде договорами, счетами, счетам-фактурами, актами приема-передачи, сверки и иными юридически значимыми документами, которые используются в бизнесе.

1. ЭДО между хозяйствующими субъектами и государственными органами .

Как правило, данный сегмент электронного документооборота содержит правоотношения, возникающие по причине наличия у хозяйствующих субъектов тех или иных обязательств перед государственными органами. Основных таких обязательства два - отчетность (по налогам, имуществу, финансовым операциям) и уплата предусмотренных законом сборов в бюджет.

Во многих случаях применение ЭДО для хозяйствующего субъекта, взаимодействующего с государственными органами - обязательство, установленное законом. Так, сдавать налоговые декларации по НДС нужно только в электронном виде. Прочие декларации - в электронном виде, если превышены показатели по численности штата хозяйствующего субъекта, выступающего работодателем.

1. ЭДО между государственными органами (внутри государственных органов) .

Здесь электронный документооборот может осуществляться в самых разных целях - как механизм текущего обмена данными при выполнении работы сотрудников ведомств, как способ контроля деятельности нижестоящих органов власти нижестоящими, как инструмент для осуществления договорных правоотношений между разными органами.

1. ЭДО между гражданами и хозяйствующими субъектами .

Пример такого электронного документооборота - заключение трудового договора на выполнение удаленной работы в соответствии со статьей 312.3 ТК РФ. Значительная часть кадровых документов в рассматриваемом случае оформляется в ходе взаимодействия между работодателем и работником с использованием систем ЭДО.

По мере развития межгосударственных отношений применение электронного документооборота постепенно выходит и на международный уровень. Так, в обозримом будущем ожидается появление квалифицированных подписей, имеющих одинаковую юридическую силу в странах ЕАЭС. Похожие инициативы реализуются в странах Юго-Восточной Азии.

При всем многообразии сегментов ЭДО в нашей стране действует функционирующая, в целом, по единым принципам национальная инфраструктура электронного документооборота. Она задействуется тем или иным образом при обеспечении документооборота в любом из указанных выше сегментов - ознакомимся с ее особенностями подробнее.

Как устроена инфраструктура ЭДО

Итак, мы знаем, что электронный документооборот в современном виде немыслим без электронно-цифровой подписи. Это позволяет говорить о том, что без ее применения он - в современном виде, нереализуем на практике. Вместе с тем, нельзя говорить о том, что именно ЭЦП - ключевое условие обеспечения обмена документами в электронном виде. Так, теоретически, можно узаконить применение тех же запароленных RAR-архивов - которые во многих случаях защитят данные не хуже самой мощной ЭЦП.

Все же главное техническое условие функционирования ЭДО - это не ЭЦП (которая может быть заменена чем-то другим, обеспечивающим юридическую значимость документов), а наличие, собственно, каналов обмена электронными документами. Работа таких каналов обеспечивается на трех уровнях:

1. Уровень «инфраструктура» — на котором обеспечивается физический доступ отправителя (получателя) к каналу обмена документами.

То есть - физическое подключение к интернету или иной сети - которая может по тем или иными причинам использоваться в качестве альтернативы ему. Например - если речь идет о передаче данных между военными ведомствами.

Но в общем случае это, конечно, интернет. Таким образом, за функционирование канала ЭДО на уровне «инфраструктура» отвечает, прежде всего, провайдер, к которому подключен участник ЭДО. По умолчанию любой российский провайдер обеспечивает доступ к любому сайту интернета. Поэтому, для организации электронного документооборта нет никакой разницы, через какого провайдера работать.

1. Уровень «шлюз» — на котором с помощью специальных аппаратных и программных средств осуществляются практические прием-передача установленных типов данных по физическим каналам, которые предоставлены на уровне «инфраструктура».

В свою очередь, за «шлюз» отвечает уже не провайдер - который уже выполнил свою задачу по предоставлению «инфраструктура» заинтересованным в электронном документообороте сторонам. Главное действующее лицо здесь - пользователь ЭДО. Он может в целях оптимизации документооборота задействовать знакомые нам системы ЭДО. Их поставщики часто именуются «операторами электронного документооборота».

Задача оператора ЭДО - принять исходный документ от отправителя и передать его в неизменном виде получателю. В предусмотренных случаях - обеспечив документу юридическую силу (за счет заверения его ЭЦП - которая может быть оформлена самим оператором электронного документооборота или доверенным удостоверяющим центром).

1. Уровень «роуминг» — на котором обеспечивается взаимосвязь и взаимная совместимость нескольких независимых инфраструктур ЭДО.

Системы электронного документооборота от разных поставщиков (операторов) формально и фактически могут быть совершенно независимы друг от друга. Как следствие, документооборот, в полной мере соответствующий юридическим требованиям, может быть в общем случае осуществлен только между пользователями, которые пользуются услугами одного оператора.

Вместе с тем, несмотря на независимость ЭДО, их работа может базироваться на единых принципах и стандартах. Благодаря этому, разные операторы ЭДО могут осуществлять взаимную интеграцию своих инфраструктур. Как следствие, каждый из них сможет обеспечивать юридически значимый электронный документооборот не только между своими пользователями, но и между своими пользователями и теми, что заключили договор с другим оператором.

Образуется, таким образом, «роуминг» ЭДО - расширение его «зоны покрытия» за счет интеграции инфраструктур электронного документооборота от разных операторов. Если говорить об интеграции национальных систем электронного документооборота, то речь пойдет о «роуминге» уже на междугосударственном уровне.

Вместе с тем, развитие «роуминговых» правоотношений характеризуется наличием большого количества препятствий - таких как, например:

• необходимость дополнительного инвестирования оператором в свою аппаратно-программную инфраструктуру в целях обеспечения ее совместимости с инфраструктурой другого оператора;
• увеличение риска перехода клиентов к другому оператору - который, при всех преимуществах партнерства в виде «роуминга», тем не менее, скорее всего, будет конкурентом.

Альтернативой заключению «роуминговых» договоров операторов друг с другом может быть обращение каждого из них к специализированному посреднику - роуминговому центру. Он - на одинаковых условиях для каждого оператора ЭДО, осуществит интеграцию их инфраструктур (и, соответственно, будет получен результат, аналогичный тому, который был бы достигнут при прямой интеграции инфраструктур операторов). При этом, операторам электронного документооборота не нужно будет беспокоиться о риске перетекания клиентов к конкуренту.

Предполагается, что роуминговый центр будет иметь передовое техническое оснащение и большие финансовые возможности - поскольку интеграция разных операторов предоставляет собой крайне капиталоемкую процедуру. Таким образом, на практике подобными центрами могут становиться, главным образом, крупнейшие корпорации - причем, напрямую связанные с отраслью коммуникаций (поскольку, в первую очередь, центру понадобятся компетенции, характерные для этой отрасли).

Данные особенности обуславливают лидирующие позиции роумингового центра от «Ростелекома» на российском рынке коммуникаций. Крупнейший оператор связи имеет все необходимые финансовые возможности и инфраструктуру для обеспечения интеграции разных операторов - всего их к «Ростелекому» подключено более 30. Другие крупнейшие российские роуминговые центры — «Софтехно» и НИИАС.

Отметим, что одним из ожидаемых трендов в области роуминговых правоотношений между операторами электронного документооборота является формирование «операторских» роуминговых центров - то есть, тех, что учреждаются не только в целях интеграции инфраструктур тех или иных операторов, но и в целях оказания услуг по интеграции по запросу любых других операторов.

Рассмотрев особенности развития рынка ЭДО в России, ознакомимся со спецификой законодательства, которое регулирует правоотношения на этом рынке.

Какие нормативные акты влияют на организацию электронного документооборота на предприятии

Определившись с тем, что именно «оборачивается» электронным способом - любые данные, что соответствую ФЗ и ГОСТам или же любые те, что не имеют соответствия не электронным данным по юридическим признакам и области применения, компания вводит внутренние правила электронного документооборота. Они должны составляться с учетом действующих нормативных актов - то есть, как минимум, не противоречить им (либо соответствовать отдельным положениям таких нормативных актов).

Главный нормативный акт, которым следует руководствоваться при осуществлении электронного документооборота в организации - Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ССЫЛКА). В данном случае его положения имеют значение не только как источники определения понятия «электронный документооборот», но и как содержащие нормы, которые устанавливают, в частности, юридический статус электронных документов, которыми обмениваются два разных хозяйствующих субъекта.

Так, в случае, если документ будет подписан ЭЦП, то он в соответствии с ФЗ № 149 должен рассматриваться как имеющий равную юридическую силу с тем, который был бы подписан обычной подписью представителя хозяйствующего субъекта - в случае, если такое подписание осуществлено в порядке, установленном законом или договором.

Что касается закона, то основной нормативный акт, регулирующий применение ЭЦП - это Закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ССЫЛКА). Так, в соответствии с ним любой документ, подписанный квалифицированной усиленной ЭЦП, признается юридически равным бумажному - в соответствующей области правоотношений. Вместе с тем, Закон № 64-ФЗ дает участникам ЭДО самостоятельно договориться о применении альтернативных подписей - простой и обычной усиленной. То есть - применить нормы не только закона, но и договора.

Другой важный нормативный акт при организации электронного документооборота - Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ССЫЛКА). Не все типы данных, обрабатываемых в рамках ЭДО - персональные (прямо или косвенно относящиеся к физлицам), но значительная часть из них к таковым относится. Оборот персональных данных очень строго регулируется законом (в то время как «договору» в части применения норм Закона № 152-ФЗ почти нет места). Основная задача законодательства о персональных данных - обеспечение их защиты (конфиденциальности доступа к ним). Если говорить об иных видах данных, в отношении которых установлены особые требования по защите - наряду с персональными данными, к ним относятся, в частности:

• государственная тайна (доступ к которой регулируется Законом от 21.07.1993 № 5485-1);
• коммерческая тайна (Закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ).

К числу основных государственных стандартов, которые могут применяться в рамках ЭДО, можно отнести:

• ГОСТ Р 6.30-2003 (устанавливает требования к реквизитам документов);
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 (содержит различные определения по терминам, применяемым при организации документооборота);
• ГОСТ ИСО 15489-1-2007 (устанавливает порядок управления документами);
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (устанавливает требования к системам электронного документооборота);
• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (устанавливает критерии обеспечения длительной сохранности электронных документов).

Есть большое количество официальных источников рекомендательного характера, которые дополняют федеральное законодательство. Они не нормативны, но де-факто активно используются частными и государственными предприятиями в качестве руководящих при организации электронного документооборота. В число таких источников входят:

• Государственная система документационного обеспечения управления (введенная Коллегией Главархива СССР в 1988 году);
• Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Можно отметить, что во многих общеотраслевых федеральных нормативных актах есть положения, прямо или косвенно относящихся к правоотношениям, которые имеют отношение к электронному документообороту. Примеры таких нормативных актов:

• приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н (устанавливает порядок применения электронных счетов-фактур);
• Гражданский Кодекс (в котором в принципе предусмотрено использование электронных документов - прежде всего, в целях заключения договоров);
• КоАП РФ, УК РФ (включающие положения, определяющие административные или уголовные меры наказания за правонарушения в сфере ЭДО);
• АПК РФ, УПК РФ, ГПК РФ (которые определяют порядок применения электронных документов в качестве доказательств в суде);
• Налоговый и Таможенный Кодексы (устанавливают требования к применению электронной отчетности);
• Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (устанавливает возможность применения электронных первичных документов и требования к ним);
• Закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (устанавливает порядок работы с архивными документами, в том числе используемыми в рамках ЭДО).

Таким образом, на практике предприятию, внедряющему электронный документооборот, может потребоваться изучить самые разные сочетания нормативных актов - прямо или косвенно имеющих отношения к ЭДО. Знание нормативной базы позволит свести к минимуму риски совершения нарушений, которые могут привести к неприятным для организации правовым последствиям.

Какая ответственность предусмотрена за нарушения

Как мы уже установили выше, ЭДО - не самая регулируемая законом сфера в целом. Однако, в рамках не могут осуществляться вполне себе регулируемые правоотношения в самом широком спектре - в том числе те, которые характеризуются наличием строгих требований к участникам в части организации электронного документооборота.

Но что конкретно может нарушить организация, внедрившая у себя ЭДО? Например - следующее:

1. Обеспечить неправильное хранение (и получить санкцию по ст. 13.25 КоАП РФ — ССЫЛКА):

• ценных бумаг (за что предусмотрен штраф на юрлиц до 300 000 рублей);
• относящихся к страховой деятельности (штраф до 200 000 рублей);
• относящихся к деятельности кредитного кооператива (штраф до 50 000 рублей);
• прочих - по которым установлен особый порядок хранения (до 500 рублей на должностное лицо организации).

Указанные нарушения могут возникать, если организация пренебрежет нормами Закона № 125-ФЗ или, к примеру, приказа Минкультуры РФ № 558 (как вариант, спишет документ до истечения срока его хранения).

1. Нарушить правила работы с документами, используемыми в бухучете (и получить санкцию по ст. 15.11 КоАП РФ — ССЫЛКА).

Основные положения бухгалтерского законодательства, закрепляющие сроки хранения первички, закреплены в статье 29 Закона № 402-ФЗ. Кроме того, данный нормативный акт коррелирует и с приказом Минкультуры РФ № 558 (так, бухгалтеру нужно обратить особое внимание к срокам хранения бухгалтерских документов, приведенных в разделе 4.1 Перечня).

1. Нарушить порядок обработки персональных данных (и получить санкцию по ст. 13.11 КоАП РФ — ССЫЛКА).

К нарушителю здесь может быть применен широкий спектр административных мер. Например:

• штраф до 50 000 рублей (сейчас и далее — на юрлицо) - если произведена неправомерная или некорректная обработка персональных данных;
• штраф до 75 000 рублей - если не запрошено письменное согласие физлица на обработку персональных данных;
• штраф до 30 000 рублей - если организация не сформировала и не выложила в открытый доступ политику конфиденциальности.

Разглашение государственной и коммерческой тайны может привести к тому, что организацию оштрафуют на 5000 рублей (ст. 13.14 КоАП РФ — ССЫЛКА). Разглашение государственной тайны при определенных обстоятельствах признается уголовно наказуемым деянием в соответствии со ст. 283 УК РФ, предусматривающей применение в отношении виновного лица таких мер как:

• арест на 4-6 месяцев;
• тюремное заключение до 4 лет с дисквалификацией до 3 лет или без нее.

1. Сокрыть те или иные документы в корыстных целях (и получить санкцию по ст. 325 УК РФ — ССЫЛКА).

За подобное правонарушение предусмотрена уголовная ответственность в виде:

• штрафа до 200 000 рублей (либо зарплаты виновного лица за период до 1,5 лет);
• обязательных работ до 480 часов;
• исправительных работ до 2 лет;
• принудительных работ до 1 года;
• ареста на 4 месяца;
• тюремного заключения на 1 год.

1. Пренебречь необходимостью составления первичных налоговых или бухгалтерских документов (и получить санкцию по ст. 120 НК РФ — ССЫЛКА).

В данном случае фиксируется грубое нарушение правил бухгалтерского и налогового учета. За это фирму могут оштрафовать на сумму до 30 000 рублей.

Несмотря на наличие строгих санкций за неправильную организацию ЭДО, все больше предприятий стремится внедрить электронный документооборот на том или ином уровне управления бизнесом. Такие устремления не случайны: у внедрения ЭДО есть много преимуществ, и мы рассмотрели их выше.

Видео — сделки с применением электронного документооборота и анализ судебной практики:

Рассмотрим подробнее, каким образом такое внедрение осуществляется на практике - условившись, что управление электронным документооборотом будет осуществляться именно с помощью СЭД.

Как внедрить систему электронного документооборота в организации

Внедрение СЭД в организации осуществляется в рамках следующих этапов:

1. Установления перечня задач, которые предполагается решать с помощью систем ЭДО .

Распространенный метод установления круга таких задач - выявление наиболее явных проблем в текущем документообороте организации. Например, это могут быть проблемы:

• с отслеживанием статуса документа (когда непонятно, получил ли его адресат и начал ли работу с ним);
• с поиском нужных документов (когда они теряются или ищутся неприемлемо долго);
• со скоростью документооборота.

1. Выбор конкретной программы для организации электронного документооборота - исходя из тех задач, что призвана решить СЭД, которую планируется внедрить.

При этом, учитывается:

• то, насколько экономически выгодным будет внедрение конкретной программы (с точки зрения затрат на ее приобретение и ожидаемых результатов);
• планируемая интенсивность ЭДО в организации (то, насколько глубоко ЭДО будет внедрен в бизнес-процессы) и то, в какой степени выбираемые СЭД способны такую интенсивность обеспечить;
• ожидаемые сопутствующие затраты на установку конкретной системы электронного документооборота (например, на улучшение характеристик компьютерной техники или на закупку новой - если это необходимо, на обучение работников - если оно требуется).

В крупных организациях может быть осуществлено предварительное обследование текущей структуры документооборота - бумажного, или представленного ЭДО, не образующим систему (как в случае с ИП, который принимает и отправляет счета-фактуры по почте - только в более крупных масштабах). Главная цель такого обследования - установление типичных путей движения документов внутри организации. Затем собранная информация может быть передана поставщикам систем электронного документооборота из шорт-листа - чтобы каждый из них оценил, насколько предлагаемый ими продукт соответствует потребностям заказчика.

Оптимально, если у выбранной программы для ЭДО будет тестовая бесплатная версия, с помощью которой можно будет «отрепетировать» решение данных задач, и, если результат не устроит предприятие, попробовать другой продукт (желательно, также имеющий демо-версию).

А если бесплатной версии нет (или поддерживаемого ею функционала недостаточно для качественного тестирования работы системы электронного документооборота при решении конкретных задач), то с поставщиком можно попробовать договориться о предоставлении полноценной версии системы ЭДО.

1. Покупка и инсталляция СЭД, обучение работников в ходе практического ее использования.

Данный этап внедрения системы электронного документооборота в организации, с одной стороны, может быть крайне сложным технически - поскольку на практике может возникать большое количество нюансов, связанных с установкой дистрибутивов СЭД с учетом текущих особенностей вычислительной инфраструктуры предприятия. С другой - как правило, финальный участок внедрения СЭД не предполагает существенных организационных сложностей, поскольку основная их часть решена (принята во внимание и взята в приоритет) уже на предыдущих этапов внедрения системы.

На практике во внедрении системы электронного документооборота в организации, участвуют, таким образом, две стороны:

• само предприятие (в лице руководителей и подчиненных им ответственных специалистов);
• поставщики системы СЭД (и их партнеры либо подрядчики - которым может быть делегирована, к примеру, функция установки системы ЭДО на стороне заказчика, если ее не выполняет сам поставщик по каким-либо причинами).

Главный информационный источник, на базе которого осуществляется взаимодействие участников внедрения СЭД - это техническое задание от заказчика. В нем раскрывается суть его потребностей в части внедрения электронного документооборота в организации и, как следствие, определяется перечень требований к функционалу устанавливаемого программного обеспечение. Примечательно, что у таких техзаданий есть государственный стандарт, и его можно (во многих случаях - даже крайне желательно) задействовать заказчику при взаимодействии с поставщиком системы электронного документооборота. Речь идет о ГОСТ 34.603-89, устанавливающем требования к ТЗ на поставку автоматизированной системы - в то время как СЭД можно считать ее частным случаем.

Следующий шаг в развитии хозяйствующим субъектом инфраструктуры ЭДО - выстраивание межкорпоративного документооборота. Рассмотрим, каким образом это может быть сделано на практике.

Электронный документооборот между организациями и зачем он вообще нужен

Внедрение ЭДО с участием двух и более хозяйствующих субъектов предполагает решение следующих основных задач:

1. Формирование каждым предприятием рабочей группы, которая будет заниматься развертыванием межкорпоративного ЭДО.

В общем случае в такую рабочую группу входят генеральный директор, главный юрист, компетентные IT-специалисты фирмы, документовед.

1. Определение будущими сторонами ЭДО ожидаемого результата внедрения межкорпоративной СЭД.

Такой результат может предполагать решение лишь узкого круга задач - например, связанных только с приемом-передачей через СЭД счетов-фактур, или характеризоваться более широким охватом проблематики ЭДО (например, отражающей особенности процедур заключения договоров, подписания актов сверок, приема-передачи различной бухгалтерской документации с участием сторон).

1. Установление перечней документов, которые будут приниматься и передаваться по ЭДО.

При этом, в расчет берется техническая возможность, легальность и экономическая эффективность их приема-передачи в электронном виде.

1. Выбор конкретных программных продуктов для организации межкорпоративного ЭДО.

1. Обеспечение технической возможности внедрения выбранных программных продуктов для организации ЭДО, проведение предварительного обучения сотрудников.

Но стоит ли двум сотрудничающим фирмам предпринимать подобные усилия? Издержки от внедрения СЭД могут быть значительны - нужно убедиться, что они будут сопровождаться необходимым экономическим эффектом . Ключевое, что нужно знать при планировании внедрения межкорпоративной системы электронного документооборота - следующее:

1. Межкорпоративная СЭД тем более рентабельна экономически, чем больше у фирм:

• стабильно повторяющихся участков взаимодействия;
• перечни номенклатур используемых документов;
• сотрудников и должностей, взаимодействующих с имеющими аналогичные компетенции коллегами из партнерских организаций.

1. Внедрение межкорпоративного ЭДО может быть вынужденным (при том, что в случае неосуществления такого внедрения у фирмы могут появиться значительные по объему издержки или недополученная прибыль).

Так, если контрагент становится участником электронных торгов, то он практически наверняка внедрит всеохватный внутренний ЭДО и предпочтет работать, главным образом, с теми контрагентами, которые имеют аналогичную инфраструктуру. А если они нее не имеют - может отказаться сотрудничать.

1. Практический экономический эффект от внедрения межкорпоративного электронного документооборота, как отмечают эксперты, наступает во многих случаях не ранее полугода или года после такого внедрения.

Причины «торможения» эффекта могут быть как организационными (когда, например, у ответственных специалистов не оказывается полномочий на использование ЭДО - в силу того, что им забыли оформить доверенности), так и техническими (когда, например, у одной фирмы локальная сеть оказывается с меньшей пропускной способностью, чем требуется с учетом интенсивности трафика от контрагента с сетью, имеющей более высокую пропускную способность).

1. Если оба контрагента - новички в части внедрения ЭДО для взаимного обмена документами, то производить интеграцию имеет смысл постепенно.

При этом, начать во многих случаях целесообразно с подразделений, которые относятся к числу «зарабатывающих» — то есть, отделов продаж, сервисных подразделений. Они как никто другой ощутят экономию времени на документообороте и наверняка направят высвободившиеся рабочие часы на новые продажи.

1. Один из ключевых факторов успешного внедрения межкорпоративного ЭДО - обеспечение взаимопонимания ответственных работников каждого из предприятий в части применения тех или иных функций системы электронного документооборота, которая используется корпорациями.

Например, если сотрудник одной фирмы шлет своему коллеге в другой организации счет-фактуру, то у второго не должно быть никаких проблем с подтверждением ее получения. Лучший способ обеспечить соответствие взаимодействия сторон данному критерию - внедрить унифицированные интерфейсы приема-отправки счетов-фактур. Если у одной стороны будут вопросы по обработке документов, то другая сможет дать ответы на них - при том, что обе стороны будут видеть на экране примерно одно и то же.

Ознакомимся теперь с популярными программными продуктами для организации ЭДО и ценами на них (и учтем также предположительные сопутствующие расходы на их внедрение).

Какие программы документооборота СЭД представлены на российском рынке: обзор некоторых из них и сколько они стоят

Специфика российского рынка решений в сегменте СЭД характеризуется тем, что самыми востребованными из них становятся, как правило, готовые — «коробочные», продукты, либо те, которые созданы на базе какой-либо популярной платформы. Заказные СЭД - распространенные на Западе, в России пока что не пользуются значительным спросом, хотя он, безусловно, есть. Сам по себе рынок программ документооборота СЭД более, чем на 90% представлен именно российскими разработками, что неудивительно: западному поставщику систем ЭДО бывает сложно адаптировать свой продукт к традициям документооборота, которые сложились в нашей стране.

В случае, если предприятие решает задачу по внедрению всеохватной внутрикорпоративной системы электронного документооборота в организации, то речь пойдет о приобретении полнофункционального специализированного продукта, выпущенного одним из лидирующих на российском рынке брендов. К числу таких продуктов относятся:

1. «ДЕЛО»

Данный продукт многие эксперты относят к числу наиболее функциональных и технологичных на рынке. Подобные характеристики подтверждаются стабильно высоким спросом на соответствующий продукт со стороны бизнесов самых разных масштабов - от крупных холдингов до малых предприятий.

СЭД «ДЕЛО» (ССЫЛКА) относится к числу платформ, позволяющих реализовать наибольшую детализацию документооборота: в ней можно вести учет практически любых источников данных. Минусом системы эксперты называют относительно сложный интерфейс: на то, чтобы его освоить (обучить сотрудников ему), в ряде случаев требуется много времени.

Видео — обзор возможностей СЭД «ДЕЛО»:

Стоимость лицензии: порядка 11-13 тыс. рублей на 1 рабочее место при использовании СУБД Oracle, порядка 7-9 тыс. рублей при использование Microsoft SQL Server.

2. «Логика СЭД»

К числу основных преимуществ «Логика СЭД» (ССЫЛКА) можно отнести:

• отличную приспособленность к обеспечению ЭДО в организациях, где в отношении объектов ЭДО приняты многоуровневые механизмы согласования;
• обеспечение высокого уровня защиты объектов ЭДО от несанкционированного доступа;
• наличие большого количества возможностей для гибкой настройки ПО исходя из потребностей пользователя.

Видео — пример регистрации входящего документа в «Логика СЭД»:

Нарекания со стороны экспертов к программе прослеживаются, главным образом, в части ее интерфейса: его иногда именуют архаичным.

Стоимость лицензии: 5-6 тыс. рублей за 1 рабочее место.

3. «Е1 ЕВФРАТ»

«Е1 ЕВФРАТ» (ССЫЛКА) также относится к числу самых технологичных, и это прослеживается в части внедрения разработчиками данной СЭД многих инновационных функций - которые есть далеко не у всех конкурентов. В их числе - использование собственной мощной СУБД «Ника», практически не уступающей в части целевых функций Oracle и Microsoft SQL. Программа имеет удобный интерфейс, а также эффективную систему разграничения прав доступа к данным.

Видео — знакомство с СЭД «Е1 ЕВФРАТ»:

Главная жалоба экспертов на данную СЭД сводится к ее требовательности к производительности компьютера: на старых ПК программа «тормозит».

Стоимость лицензии: 5-7 тыс. рублей на 1 рабочее место.

4. 1С: Документооборот 8

Продукт 1С: Документооборот 8 (ССЫЛКА) будет оптимален для хозяйствующего субъекта, который привык использовать другие программные решения линейки 1С - поскольку разработан на базе платформы 1С: Предприятие. Рассматриваемый продукт универсален: может успешно применяться как государственными, так и частными предприятиями разного масштаба. Программы линейки 1С относятся к числу тех, которые можно наиболее гибко подстраивать под потребности конкретного пользователя, и решение 1С: Документооборот 8 - не исключение.

Видео — знакомство с работой 1С: Документооборот:

Стоимость лицензии: порядка 77 тыс. рублей на 10 пользователей (версия ПРОФ).

Если у фирмы уже есть лицензия на базовую программу - 1С:Предприятие, то продукт 1С:Документооборот 8 может быть надстроен над ней в качестве конфигурации. Ее стоимость составит порядка 36 000 рублей для версии ПРОФ.

5. DIRECTUM

Данное решение DIRECTUM (ССЫЛКА) относится к числу тех, которые по функционалу соответствуют большинству критериев, что позволяют назвать продукт ECM-платформой. Так, в ее функционал входит создание и редактирование неструктурированных документов - текстов, таблиц, рисунков, видео, работа с Workflow.

Видео — базовые возможности DIRECTUM:

К числу главных объектов критики экспертов к программе, опять же, относится сложный интерфейс. Также отмечается зависимость продукта от внешних платформ Microsoft.

Стоимость лицензии: от 7 тыс. руб. за 1 рабочее место.

Безусловно, все приведенные выше расценки - ориентировочные. На практике стоимость внедрения СЭД может быть значительно больше по причине необходимого во многих случаях приобретения дополнительного функционала рассмотренных нами программ.

Расценки на СЭД в серверной модификации (когда основные модули ставятся на главный компьютер корпоративной сети, и к ним организуется доступ со стороны пользовательских компьютеров) практически всегда намного выше, чем лицензии на рабочее место.

6. ЭДО Контур.Диадок и СБИС

Возможно, что предприятию вовсе не потребуется вводить всеохватный ЭДО, а только лишь на уровне отдельных процессов обмена документами. Например - в части основных согласительных процедур при взаимодействии с контрагентами, которые представлены в небольшом количестве.

Видео — знакомство с ЭДО Контур.Диадок:

В этом случае оптимальными будут решения СЭД от таких поставщиков как Контур.Диадок (ССЫЛКА) или СБИС (ССЫЛКА). Они отлично адаптированы для «ручного» обмена двух хозяйствующих субъектов договорами, счетами, актами, предоставления электронной отчетности в государственные органы .

Видео — знакомство с ЭДО СБИС:

Стоимость доступа к подобным облачным СЭД зависит от конкретного набора услуг по приему и отправке документов, предусмотренных подпиской. Во многих случаях базовые функции облачного решения предоставляются клиенту и вовсе бесплатно. Есть и просто дешевые варианты: например, по тарифу «Минимальный» (ССЫЛКА) от Контур.Диадок пользователю доступна передача 100 электронных документов поставщику за 900 рублей, а получение входящих документов — бесплатно.

В большинстве случаев, по аналогии с использованием мобильной связи, пользователи таких систем ЭДО получают входящие документы бесплатно и оплачивают только отправку исходящих электронных документов — в среднем от 5 до 8 рублей за документ.

Резюме

Электронный документооборот - крайне обширная сфера правоотношений. Она может затрагивать взаимодействие различных лиц внутри хозяйствующего субъекта, между хозяйствующими субъектами, между гражданами и организациями и государственными органами, между государственными органами.

Самый простой — «низовой», электронный документооборот доступен любому пользователю ПК. Каждый файл содержит атрибуты, отражающие время совершения различных операций с ним - по этим данным можно учитывать динамику совершения этих операций (хотя бы вручную).

Однако, все более распространена организация ЭДО с использованием специальных систем электронного документооборота. Они могут сильно разниться в зависимости от функций и решаемых задач.

В современном виде ЭДО, как правило, предполагает прием-отправку документов, заверенных той или иной разновидностью электронной подписи. Применение ЭДО хозяйствующим субъектом может предписывать закон - как в случае с налоговой отчетностью по НДС.

Видео — электронный документооборот на пороге цифровой экономики:

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

• СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
• Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
• СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
• Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
• СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
• Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
• Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Место	Программа/сервис	Цена	Простота освоения	Функциональность	Учет российского законодательства	Техническая поддержка	Общая оценка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

• К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

• Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
• Высокая степень защиты данных пользователя.
• Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
• Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

• Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
• Не самая добросовестная работа технической поддержки.
• Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

• В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
• Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
• Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

• Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
• Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

• Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
• Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
• Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
• Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
• Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

• Потребление большого количества системных ресурсов.
• Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

• Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
• Сканирование программой-антивирусом.
• Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
• Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

• Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

• Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
• Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
• Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
• Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

• Работа только с браузером Internet Explorer.
• Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
• Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

• Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
• Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
• Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

• Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
• Слабые возможности по расширению функционала.
• Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

• Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
• Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
• Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
• Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

• В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
• Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

• Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
• Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
• Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

• Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

», «Тезис » и 1С:Документооборот . Доля этих решений в базе TAdviser превышает 60%.

При этом, за последний год в ней появилась информация примерно о 600 новых проектов. В 2019 году база TAdviser чаще всего пополнялась информацией о внедрениях систем Elma, «Тезис», DirectumRX и «1С :Документооборот».

Если рассматривать внедрения по вендорам, учитывая все решения конкретной компании, относящиеся к СЭД/ECM, то в этом случае Топ-5, по состоянию на конец 2019 года, будет выглядеть следующим образом: «Директум », Elma , , «Доксвижн » и Haulmont .

2018

По данным на декабрь 2018 года, база СЭД/ECM-проектов TAdviser включала информацию о более чем 5,1 тыс. внедрений. С декабря 2017 года, т.е. с момента публикации предыдущего отчета, она пополнилась почти на 700 новых и архивных проектов.

Половина всех проектов, информация о которых доступна на сайт, приходится на 5 отечественных систем – Directum , Elma , Docsvision , «Дело » и «Тезис ».

Если смотреть на внедрения всех продуктов класса СЭД/ECM конкретных вендоров, то по количеству проектов пятерка лидеров будет выглядеть так: «Директум », Elma , «Электронные офисные системы» (ЭОС) , «Доксвижн » и Haulmont .

2017

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По данным на начало декабря 2017 года, база СЭД/ECM-проектов TAdviser включала информацию примерно о 4440 тыс. внедрений. С ноября 2016 года, т.е. с момента публикации предыдущего отчета, она пополнилась на 460 новых и архивных проектов.

Больше половины всех проектов, информация о которых доступна на сайт, приходится на 5 отечественных систем – Directum , Docsvision , ELMA , «Дело » и «1С:Документооборот ».

Если смотреть на внедрения всех продуктов класса СЭД/ECM конкретных вендоров, то по количеству проектов пятерка лидеров, как и год назад, будет выглядеть так: «Директум », «Электронные офисные системы» (ЭОС) , ELMA , «Доксвижн » и 1С .

2016

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По состоянию на начало ноября 2016 года база проектов TAdviser включала информацию о 3980 внедрений СЭД /ECM-систем в различных отраслях. Согласно этим данным, наибольшее число проектов выполнено с помощью систем Directum (677 проектов), ELMA (446), «Дело » (430), DocsVision (428) и «1С:Документооборот » (164).

Конечно, эти цифры далеки от реального количества внедрений, т.к., к примеру, только на сайте компании «1С » есть информация о более чем 1,5 тыс. внедрений «1С:Документооборота». Тем не менее озвученные данные позволяют понять какие системы чаще всего используются в России .

В первой десятке наиболее часто внедряемых систем представлено только два иностранных решения – Documentum и SharePoint. Объясняется это, прежде всего, тем, что проекты, где применяются зарубежные продукты, берут объемом, а не количеством.

Вендоры по количеству внедрений СЭД/ECM

На графике выше указаны суммарные внедрения всех систем конкретных вендоров, которые относятся к классу СЭД /ECM . Если в одном проекте использовались два или более решений одного вендора, которые в базе TAdviser отнесены к категории СЭД (ECM), то учитывалось внедрение каждого решения отдельно.

2015

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По данным TAdviser, по количеству внедрений лидирует система электронного документооборота «Дело». В базе TAdviser за весь период наблюдений насчитывается 418 проектов, выполненных с помощью данного решения. Немногим меньше проектов реализовано с помощью DocsVision – 416 внедрений. Также в пятерку лидеров в количественном выражении входят системы ELMA , Directum и «1С:Документооборот 8 » - 393, 368 и 124 соответственно. Всего в базе TAdviser, по состоянию на ноябрь 2015 года, содержится информация о более чем 3,3 тыс. проектов.

Среди всех проектов, выполненных в 2014 году, а их в базе TAdviser насчитывается около 500, наибольшее число внедрений пришлось на системы ELMA, Directum, «Дело», DocsVision и «

В выборе системы электронного документооборота современные компании руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения. К целям внедрения СЭД можно отнести улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов; сокращение времени согласования; уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами.

Есть ряд ключевых требований к функциям СЭД (ECM). От соответствия системы этим требованиям зависит дальнейший успех оптимизации документооборота компании. Процессы согласования документов и назначение задач выполняются быстрее, когда переведены из «бумажного» в электронный вид, также сокращается время на обработку документов и поручений, и появляется возможность отслеживать ход работы с документом. При работе с системой исполнители оповещаются о новых документах автоматически, а сроки их обработки находятся под контролем. Для быстрого доступа к документам, легкого поиска и сохранности документов организуется электронное хранилище.

Важно, чтобы права доступа к защищенным данным были разграничены. Значительно сокращает время работы и автоматическое заполнение разделов типовых документов по существующим справочным данным. Руководителю важно иметь удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводную отчетность. Для поддержания информативности в работе компании СЭД должна легко интегрироваться с существующей почтовой системой и с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью.

Также все больше организаций обращают внимание на возможность удаленной работы в системе. К важным критериям оценки системы относятся возможность формирования отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.; быстрое внедрение системы; стоимость установки и поддержки системы; простота развития системы; возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

И дополнительные требования:

• наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
• преднастроенный модуль управления договорами;
• планшетная версия;
• мобильные клиенты.

Сравнение

Рассмотрим, как реализуются эти функции в системах Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow и 1С: Документооборот 8. Все эти системы объединяет общая концепция, основанная на сочетании классической СЭД и средств управления бизнес-процессами. Объединяя преимущества электронного документооборота и BPM-систем, компании получают развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности.

Функциональность и возможности интеграции

Directum

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

ELMA

Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ - стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ - реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.

К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).

Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.

Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.

Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.

Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.

Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.

Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.

Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.

У всех рассматриваемых в обзоре систем есть свое мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер или мобильное устройство. Это позволяет топ-менеджерам принимать участие в оперативной деятельности компании из любой точки, где есть интернет. Клиенты для мобильных устройств совместимы со всеми мобильными ОС.

Optima WorkFlow

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

1С: Документооборот 8

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника Windows.

Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, web).

Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет возможности вести личные папки пользователя.

Интерфейсы

Directum

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

Рис. 1. Интерфейс системы Directum

Docsvision

В Docsvision применяются преднастроенные темы, лента команд настраивается. Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева. Ссылки можно комментировать. Есть возможность проектирования карточек задания. Панель инструментов настраивается. Работает полнотекстовый поиск из единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм тоже настраивается.

При этом недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание. Процессы не прозрачны, напоминания работают только при включенном MS Outlook.

Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision

ELMA

Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.

Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.

Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.

Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.

Рис. 3. Интерфейс ELMA

Optima WorkFlow

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Рис. 4. Интерфейс Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Интерфейс настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей. Есть средства проектирования РКК (дизайнер), возможность расширения и настройки РКК, при этом можно использовать сложные элементы – таблицы, структуры.

Недостатки: нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы.

Рис. 5. Интерфейс 1С: Документооборот 8

Функции поиска

Directum

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Docsvision

В Docsvision поддерживается создание сложных поисковых запросов с помощью XML, а также распределение прав доступа к поискам.

Недостаток – медленное действие панели просмотра.

ELMA

В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Optima WorkFlow

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

1С: Документооборот 8

Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа. Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и классифицируемым. По результатам поиска производится построение отчетов.

В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации.

Административные настройки

Directum

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора.

Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision

ELMA

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Optima WorkFlow

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.

Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.

Моделирование бизнес-процессов

Directum

В системе реализуются удобные функции моделирования. Отладка маршрутной схемы реализуется пошагово. В платформу встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Возможно создание собственных функций и скриптовых сценариев с использованием собственного API. Редактор отчетов реализуется на языке IS-Builder. Минус: количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 11. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Docsvision

Система обладает удобными функциями моделирования и проектирования маршрутной схемы без использования программных средств. Можно разрабатывать собственные функции. Доступно создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.

Недостаток: приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации.

Рис. 12. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

ELMA

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов - BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Рис. 13. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Optima WorkFlow

В системе есть дизайнер моделей бизнес-процессов, применяются скриптовые сценарии.

Рис. 14. Моделирование бизнес-процессов в Optima WorkFlow

Настройка свойств блока проста. Осуществляется создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций и блоков, выгрузка объектов в обменный формат. Инструментальные средства – Crystal Reports 11.0.

Есть возможность настройки внешнего вида приложения, настройки описи документов (видимость и порядок колонок, сортировка), настройки извещений.

Механизмы моделирования неудобные, функции настройки бизнес-логики минимальны, возникает необходимость написания скриптовых сценариев обработки документов, нет дизайнера жизненных циклов документов.

1С: Документооборот 8

В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм.

Рис. 15. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8

Безопасность данных и действий

Directum

Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

Недостатки системы: нет распределения прав доступа к настроенным поискам, нет настроенных поисков в веб-клиенте, нельзя создавать сложные поисковые запросы.

Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.

Docsvision

Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП.

ELMA

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

1. Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
2. Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.
3. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Optima WorkFlow

Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.

К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.

1С: Документооборот 8

Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.

Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.

Заключение

Компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной и той же проблемой – им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно встроить процессы документооборота в основные - сквозные процессы, и чем раньше произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья работа связана с документами. В той или иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс. Если подвести итоги и оценить результаты, то больше всего ключевым требованиям соответствуют ELMA ECM+, 1С: Документооборот 8 и Directum.

← Вернуться