Средством автоматизации управления предприятием является. Реферат: Автоматизация управления предприятием. Как выбрать программный продукт

На современном уровне развития автоматизация процессов представляет собой один из подходов к управлению процессами на основе применения информационных технологий. Этот подход позволяет осуществлять управление операциями, данными, информацией и ресурсами за счет использования компьютеров и программного обеспечения, которые сокращают степень участия человека в процессе, либо полностью его исключают.

Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.

На сегодняшний день автоматизация процессов охватила многие отрасли промышленности и сферы деятельности: от производственных процессов, до совершения покупок в магазинах. Вне зависимости от размера и сферы деятельности организации, практически в каждой компании существуют автоматизированные процессы. Процессный подход предусматривает для всех процессов единые принципы автоматизации.

Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления процессами.

Основными принципами автоматизации процессов являются:

принцип согласованности . Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой и со входами и выходами процесса. В случае рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса.
принцип интеграции . Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого процесса с внешней средой (по отношению к этому процессу).
принцип независимости исполнения . Автоматизируемый процесс должен выполняться самостоятельно, без участия человека, либо с минимальным контролем со стороны человека. Человек не должен вмешиваться в процесс, если процесс выполняется в соответствии с установленными требованиями.

Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов. Например, автоматизация производственных процессов включает в себя такие принципы как принцип специализации, принцип пропорциональности, принцип непрерывности и т.д.

Уровни автоматизации процессов

Автоматизация процессов необходима для поддержки управления на всех уровнях иерархии компании. В связи с этим уровни автоматизации определяются в зависимости от уровня управления, на котором выполняется автоматизация процессов.

Уровни управления принято разделять на оперативный, тактический и стратегический.

В соответствии с этими уровнями выделяют и уровни автоматизации:

нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. На этом уровне осуществляется автоматизация регулярно выполняющихся процессов. Автоматизация процессов направлена на выполнение оперативных задач (например, исполнение производственного процесса), поддержания установленных параметров (например, работа автопилота), сохранения определенных режимов работы (например, температурный режим в газовом котле).
уровень управления производством или тактический уровень. Автоматизация процессов этого уровня обеспечивает распределение задач между различными процессами нижнего уровня. Примерами таких процессов являются процессы управления производством (планирование производства, планирование обслуживания), процессы управления ресурсами, документами и т.п.
уровень управления предприятием или стратегический уровень. Автоматизация процессов уровня управления предприятием обеспечивает решение аналитических и прогнозных задач. Этот уровень автоматизации необходим для поддержки работы высшего звена управления организацией. Он направлен на финансово-хозяйственное и стратегическое управление.

Автоматизация процессов на каждом из указанных уровней обеспечивается за счет применения различных систем автоматизации(CRM системы , ERP системы , OLAP системы и пр.). Все системы автоматизации можно разделить на три базовых типа.

Типы систем автоматизации включают в себя:

неизменяемые системы . Это системы, в которых последовательность действий определяется конфигурацией оборудования или условиями процесса и не может быть изменена в ходе процесса.
программируемые системы . Это системы, в которых последовательность действий может изменяться в зависимости от заданной программы и конфигурации процесса. Выбор необходимой последовательности действий осуществляется за счет набора инструкций, которые могут быть прочитаны и интерпретированы системой.
гибкие (самонастраиваемые) системы . Это системы, которые способны осуществлять выбор необходимых действий в процессе работы. Изменение конфигурации процесса (последовательности и условий выполнения операций) осуществляется на основании информации о ходе процесса.

Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы.

Виды автоматизируемых процессов

В каждой отрасли экономики существуют предприятия и организации, которые производят продукцию или предоставляют услуги. Все эти предприятия можно разделить на три группы, в зависимости от их «удаленности» в цепочке переработки природных ресурсов.

Первая группа предприятий, это предприятия, добывающие или производящие природные ресурсы. К таким предприятиям относятся, например, сельскохозяйственные производители, нефтегазодобывающие предприятия.

Вторая группа предприятий, это предприятия, выполняющие переработку природного сырья. Они изготавливают продукцию из сырья, добытого или произведенного предприятиями первой группы. К таким предприятиям относятся, например, предприятия автомобильной промышленности, сталелитейные предприятия, предприятия электронной промышленности, электростанции и т.п.

Третья группа, это предприятия сферы услуг. К таким организациям относятся, например, банки, образовательные учреждения, медицинские учреждения, рестораны и пр.

Для всех предприятий можно выделить общие группы процессов, связанные с производством продукции или предоставлением услуг.

К таким процессам относятся:

бизнес процессы – это процессы, обеспечивающие взаимодействие внутри организации и с внешними заинтересованными сторонами (потребителями, поставщиками, надзорными органами и пр.). К этой категории процессов можно отнести процессы маркетинга и продаж, взаимодействия с потребителями , процессы финансового, кадрового, материального планирования и учета и пр.
процессы проектирования и разработки – это все процессы, связанные с разработкой продукции или услуги. К таким процессам относятся процессы планирования разработки, сбора и подготовки исходных данных, выполнение проекта, контроль и анализ результатов проектирования и пр.
процессы производства – это процессы, необходимые для производства продукции или предоставления услуг. К этой группе относятся все производственные и технологические процессы. Они также включают в себя процессы планирования потребности и планирования мощностей, логистические процессы и процессы обслуживания.
процессы контроля и анализа – эта группа процессов связана со сбором и обработкой информации о выполнении процессов. К таким процессам относятся процессы контроля качества, операционного управления, процессы контроля запасов и пр.

Большинство процессов, относящихся к этим группам, может быть автоматизирована. На сегодняшний день, существуют классы систем, которые обеспечивают автоматизацию этих процессов.

ТЗ на подсистему "Склады" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления складами предприятия.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации складским хозяйством промышленного предприятия.

Документ включает в себя 26 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

ТЗ на подсистему "Документооборот" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.

Документ включает в себя 17 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

ТЗ на подсистему "Закупки" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию процессов закупок и управления поставщиками.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации закупками и управления поставщиками промышленного предприятия.

Документ включает в себя 23 страницы. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

Стратегия автоматизации процессов

Автоматизация процессов представляет собой сложную и трудоемкую задачу. Для успешного решения этой задачи необходимо придерживаться определенной стратегии автоматизации. Она позволяет улучшить процессы и получить от автоматизации ряд существенных преимуществ.

Кратко, стратегию можно сформулировать следующим образом:

понимание процесса . Для того чтобы автоматизировать процесс необходимо понимать существующий процесс со всеми его деталями. Процесс должен быть полностью проанализирован. Должны быть определены входы и выходы процесса, последовательность действий, взаимосвязь с другими процессами, состав ресурсов процесса и пр.
упрощение процесса . После проведения анализа процесса необходимо упростить процесс. Лишние операции, не приносящие ценности, должны быть сокращены. Отдельные операции могут объединяться или выполняться параллельно. Для улучшения процесса могут быть предложены другие технологии его исполнения.
автоматизация процесса . Автоматизация процессов может выполняться только после того, как процесс максимально упростился. Чем проще порядок действий процесса, тем проще его автоматизировать и тем эффективнее будет работать автоматизированный процесс.

Преимущества автоматизации процессов

Автоматизация процессов позволяет существенно повысить качество управления и качество продукта. При внедрении СМК автоматизация дает существенный эффект и дает возможность организации значительно улучшить свою работу. Однако, прежде чем принимать решение об автоматизации процессов, необходимо оценить преимущества выполнения процессов в автоматическом режиме.

Как правило, автоматизация процессов дает следующие преимущества:

увеличивается скорость выполнения повторяющихся задач . За счет автоматического режима одни и те же задачи могут выполняться быстрее, т.к. автоматизированные системы более точны в действиях и не подвержены снижению работоспособности от времени работы.
повышается качество работы . Исключение человеческого фактора значительно снижает вариации исполнения процесса, что приводит к снижению количества ошибок и, соответственно, повышает стабильность и качество процесса.
повышается точность управления . За счет применения информационных технологий в автоматизированных системах появляется возможность сохранять и учитывать большее количество данных о процессе, чем при ручном управлении.
параллельное выполнение задач . Автоматизированные системы позволяют выполнять несколько действий одновременно без потери качества и точности работы. Это ускоряет процесс и повышает качество результатов.
быстрое принятие решений в типовых ситуациях . В автоматизированных системах решения, связанные с типовыми ситуациями, принимаются гораздо быстрее, чем при ручном управлении. Это улучшает характеристики процесса и позволяет избежать несоответствий на последующих стадиях.

Несмотря на очевидные преимущества, автоматизация процессов не всегда целесообразна. После проведения анализа и оптимизации может оказаться, что автоматизация процессов не требуется или экономически невыгодна.

В ряде ситуаций ручное выполнение процессов может оказаться более предпочтительным, чем автоматизация:

операции процесса сложны для автоматизации . С технологической, либо с экономической точки зрения некоторые операции процесса бывает очень сложно автоматизировать.
короткий жизненный цикл продукции . Если продукт должен быть разработан и внедрен в короткий период времени, или продолжительность его существования на рынке невелика, то автоматизация процесса может оказаться нецелесообразной. Ручное выполнение процессов будет менее затратным и более быстрым, чем автоматизация.
уникальная или единичная продукция . Когда потребителю необходим продукт с уникальными характеристиками ручного труда, такой продукт может быть выпущен только, если процессы выполняются в ручном режиме.
резкие колебания спроса . Изменение спроса на товар требует изменения объемов производства. Такие изменения легче выполняются при ручном выполнении процесса.

Предприятием - это именно то, в чем достаточно остро нуждается нынешняя промышленность. Автоматизация процесса способна значительно повысить производительность и эффективность работы организаций. Кроме того, это стало актуально еще и потому, что в настоящее время идет глобальная компьютеризация практически всех отраслей жизнедеятельности человека.

Общая характеристика

Предприятием (АСУП) на сегодняшний день применяется на территории Российской Федерации по методологии MRP и ERP. Оба эти направления являются признанными во всем мире.

Что касается появления первых систем автоматизации, то это были системы планирования материальных ресурсов, они же MRP. Данное направление было разработано и впервые использовано в США еще в 1960-е годы. Стоит отметить, что и на сегодняшний день оно вовсе не утратило своей актуальности.

Однако автоматизированная система управления предприятием (АСУП) в наше время распространена более всего, часто она называется информационной. Именно она и получила сокращение в виде ERP. Что касается общих сведений о внедрении таких технологий, то, как и в случае с любым другим крупным изменением, оно не могло пройти безболезненно. Однако на сегодняшний день справедливо будет сказать, что определенный ряд проблем был формализован, хорошо изучен, и были разработаны эффективные методы, которые позволят решить их без особого ущерба самому предприятию. Если изучить проблемы и позаботиться об их решении еще до того, как приступить к внедрению автоматизированной системы управления предприятием, то можно значительно облегчить данный процесс.

Общие сведения об АСУП

Если давать определение автоматизированной системе, то она представляет собой совокупность программных, технических, информационных и еще нескольких других комплексов, а также определенных действий специально подготовленного персонала. Действия работников обычно направлены на решение определенных задач планирования и управлениями различного рода деятельностью на предприятии.

Применение автоматизированной системы управления предприятием предназначается для того, чтобы оптимизировать и повысить эффективность работы управленческого состава на объекте. Кроме того, это же правило применяется и для работы некоторых других кадровых служб, которые осуществляют свою деятельность на предприятии. Специалисты данной области сходятся во мнении, что использование такого комплекса средств, который помогает эффективнее управлять любым предприятием, значительно увеличивает уже существующую конкурентоспособность, а также может, в принципе, вывести объект на приемлемый уровень, чтобы он мог составить конкуренцию другим компаниям.

Очень важную роль автоматизированные системы управления предприятием играют в эффективной работе менеджеров. Если верить данным статистики, то примерно 60 % рабочего времени менеджера уходит только на то, чтобы составлять отчеты и документарные задачи для окружающего персонала. Наличие автоматизированной системы позволит работнику получать быстрый доступ к нужной ему информации. Кроме этого, применять автоматизированную информационную систему управления предприятием можно еще и для того, чтобы достаточно быстро рассчитывать заработную плату для каждого сотрудника, исходя из множества факторов.

Классификация по оснащению

Можно выделить несколько групп автоматизированных систем, которые используются для управления предприятием в зависимости от их функционального оснащения:

Первые - это многофункциональные системы, которые предназначены для того, чтобы выполнять полный спектр задач, необходимый для полного и эффективного управления объектом.
Есть системы экспертного анализа. Данный комплекс направлен на то, чтобы следить за основными тенденциями и направлениями развития предприятия.
Отдельно выделяются системы, которые позволят рассчитывать заработную плату персонала.
Последними по функциональным особенностям являются программы, которые позволят управлять персоналом. Предназначаются они для того, чтобы эффективно решать любые проблемы, связанные именно с сотрудниками. Они могут хранить всю контактную информацию по каждому работнику в отдельности, график их работы, дату приема и увольнения, выплаченную зарплату и множество других важных сведений.

Задачи систем автоматизации

Здесь несколько подробнее стоит остановиться на основной задаче экспертной программы. Ее первостепенная цель - это поиск и сопоставление самых разных характеристик соискателя на необходимую должность. Использование данной автоматизированной информационной системы управления предприятием позволит без труда находить наиболее перспективных сотрудников в нужный департамент. Однако здесь стоит отметить, что применение таких экспертных программ обходится достаточно дорого, а потому будет целесообразно с экономической точки зрения применять их на уже достаточно крупных объектах.

Еще один достаточно важный факт. Лучше всего интегрировать автоматизированные системы только вместе с другими программами, которые будут использоваться для ведения бухгалтерского учета и другой деятельности данных работников, то есть бухгалтеров. Такая особенность обусловлена тем, что руководитель сможет принимать объективные решения только в том случае, если у него будет вся актуальная информация о состоянии предприятия и его работников.

Как уже стало ясно, автоматизированная система управления в составе системы предприятия - это комплекс множества программ. Однако они все не одинаковые и делятся еще на несколько групп, в зависимости от характера производства, на котором они применяются. Они могут быть непрерывного типа, дискретного, то есть единичное, мелкосерийное или среднесерийное производство, а также непрерывно-дискретного типа, то есть крупносерийное или же поточно-массовое производство.

Основные принципы создания

Автоматизированная система управления в составе системы предприятия начала активно использоваться еще в 1970-х годах. В то же время была подтверждена и ее эффективность.

Есть несколько основных принципов создания АСУП разных классов:

Есть так называемый принцип новых задач. Если говорить другими словами, то это оптимальные задачи, которые поддаются решению при использовании обычной вычислительной техники.
Второй принцип можно назвать комплексным. В данном случае во время разработки АСУП необходимо подходить к решению комплекса таких задач, как технические, экономические и организационные.
Другой принцип можно назвать принципом первого руководителя. В данном случае имеется в виду, что разработка программ автоматизированной системы управления предприятием должна проводиться при участии и под контролем руководителя этого объекта. Это справедливо для разработки масштабной АСУП, которая будет управлять всем предприятием. Если ведется разработка одной из подсистем АСУП, то допускается участие не руководителя, а начальника функциональной службы, для которой и разрабатывается комплекс.
Другой принцип часто называют непрерывным развитием системы. В данном случае подразумевается, что количество задач, которые нужно решать, будет постоянно увеличиваться, а значит, и система будет постоянно развиваться. Кроме того, новые задачи не будут заменять внедренные ранее.
Следующий принцип - это модульность и типизация. Заключается он в том, что будет происходить выделение и разработка отдельных и независимых частей системы, которые будут использоваться в различного рода подсистемах.
Последний принцип достаточно прост, и заключается он в автоматизации оборота документов, а также в создании единой информационной базы на всем предприятии.

Стоит отметить, что большинство принципов применимо даже к созданию автоматизированной системы управления гостиничным предприятиям. Особенно это касается последнего пункта, где общая база данных является ключевым элементом.

Основная проблема развития

Стоит рассмотреть несколько основных проблем, а также пути их решения, которые могут возникнуть при формировании АСУП, и начать стоит с главной.

Первая распространенная проблема - это отсутствие постановки конкретной задачи менеджмента на предприятии.

В литературе об автоматизированной системе управления предприятием данной проблеме отводится наиболее значимое место, так как она является достаточно сложной в решении. Кроме того, ее часто путают с другим пунктом, а именно с реорганизацией структуры предприятия. Однако подобная проблема является куда более глобальной, так как к ней относят еще и философские, и психологические аспекты, помимо методологии управления. Если говорить более подробно о проблеме, то она заключается в том, что многие руководители управляют своими предприятиями, исходя лишь из собственного опыта, видения и потребностей. При этом они достаточно часто пользуются фактически неструктурированными или же плохо структурированными данными о динамике роста и развития своего объекта.

Если обратиться к такому директору и попросить описать его структуру деятельности любого из ответственных ему отделений, то, скорее всего, дело зайдет в тупик. Именно по этой причине грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором успешного развития и внедрения автоматизированных систем управлениями проектами на предприятии.

Здесь важно отметить, что корректно поставленные задачи будут положительно влиять не только на развитие объекта в целом, но и на развитие самого процесса автоматизации в отдельности. Что касается решения данной проблемы, то здесь все достаточно плохо по некоторым причинам. Во-первых, на территории Российской Федерации все еще до конца не сложился особый национальный подход к постановке задач менеджмента. Поэтому используется опыт западного менеджмента, но при этом он во многих случаях не является адекватным по отношению к ситуации в России. Во-вторых, все еще применяется опыт российско-советских времен в постановке данных задач. В таком случае все несколько лучше, и многие принципы все еще гармонируют с жизненными реалиями, но при этом они все менее способны выдерживать общую рыночную конкуренцию.

Исходя из всего вышесказанного можно сделать такой вывод: прежде чем приступать к внедрению автоматизированной системы управления ресурсами предприятия, необходимо максимально четко формализовать все те контуры управления, которые в общем-то и нужно автоматизировать. Чаще всего для этого приходится привлекать опытных консультантов со стороны, что приведет к лишним тратам. Однако они будут значительно меньше, чем потраченные деньги на проваленный проект автоматизации.

Другие проблемы

Вторая проблема, которая, как говорилось ранее, несколько напоминает первую, но она менее глобальная. Это необходимость в частичной реорганизации структуры, а также деятельности предприятия во время внедрения АСУП.

Еще одна часто возникающая проблема - это необходимость изменить подход в работе с поступающей информацией. Кроме того, придется пересмотреть принципы ведения бизнеса в целом. Многие руководители оказываются неподготовленными к такой проблеме, как сопротивление сотрудников на местах внедрению автоматизированной системы управления промышленным предприятием. А это, в свою очередь, может стать достаточно весомой проблемой. Еще одна трудность, которая также связана с сотрудниками - это временное увеличение нагрузки во время непосредственного процесса внедрения.

Помимо всего прочего, придется решить и такую проблему, как формирование специализированной группы, которая будет не только грамотно интегрировать систему, но и сопровождать ее. К тому же такой группе обязательно потребуется опытный руководитель.

Решение проблем с сотрудниками

Так как часто многие директора не готовы к возникновению этой проблемы, стоит рассмотреть ее более подробно.

Первое - это сопротивление на местах. Стоит сказать, что с этим сталкиваются гораздо чаще, а сама по себе проблема способна либо значительно затянуть процесс внедрения, либо даже полностью его сорвать, что недопустимо. Чаще всего это вызвано несколькими сугубо человеческими факторами.

Во-первых, многие люди, как ни странно, боятся нововведений и больше склонны к консерватизму. К примеру, человек, который многие годы работал на складе с бумажной картотекой, будет довольно болезненно переносить переход на компьютеризированную систему. Во-вторых, многие начнут переживать, что они могут потерять свою работу, так как их сможет заменить машина, хотя до этого они считались незаменимыми на данном предприятии. Кроме того, внедрение такой системы может увеличить ответственность за любые действия, которые сотрудники совершают на местах, что также может существенно давить на них.

Для того чтобы минимизировать ущерб от возникновения такой проблемы или вовсе свести его на нет, руководителю необходимо как можно больше содействовать группе, которая будет заниматься развитием АСУП. Кроме этого, нужно провести качественную разъяснительную работу с кадрами и решить еще несколько задач:

Создать у каждого сотрудника предприятия понимание того, что интегрирование системы является неизбежным.
Руководитель группы внедрения должен обладать достаточными полномочиями, так как возможно даже подсознательное сопротивление сотрудников, занимающих высокие посты (к примеру, топ-менеджеры).

Решение проблемы с нагрузкой на персонал

Далее стоит разобраться с тем, что интегрированные автоматизированные системы управления предприятием на стадии их установки будут значительно увеличивать нагрузку на работников. Естественно, это связано с тем, что, помимо выполнения своих ежедневных обязанностей, сотрудникам приходится осваивать еще и новое оборудование, заниматься самообразованием и т. д. Кроме этого, во время опытного внедрения, а также определенное количество времени после, сотрудникам придется работать как по старой системе, так и по новой. Из-за этого процесс интеграции может затягиваться, так как сотрудники будут говорить о том, что у них не хватает времени на изучение новых технологий, так как они все время заняты своими прямыми обязанностями.

В таких случаях хороший руководитель должен сделать следующее:

Во-первых, стоит ввести временную систему поощрений и благодарностей, которая повысит мотивацию у сотрудников осваивать новые технологии.
Во-вторых, следует принять определенные организационные меры, которые сократят сроки, отведенные на освоение новых знаний.

MRP- и ERP-технология

Как уже говорилось ранее, есть два направления АСУП, которые на сегодняшний день используются по всему миру. Однако и эти системы не лишены недостатков.

Если говорить о MRP, то основной минус системы заключается в том, что при расчете потребности в материалах не учитывается производственная мощность предприятия, загрузка этих мощностей, стоимость рабочей силы и прочее. Это стало толчком к развитию MRP II, предназначенной для планирования производственных ресурсов. С течением времени к ней прибавлялись системы по учету других затрат предприятия. Таким образом, в дальнейшем и сформировалась автоматизированная система управления предприятием, функция которой, заключается в учете всех тех отраслей, которые не рассчитывала первая MRP. Именно эта АСУП впоследствии и стала называться ERP-системой автоматизированного управления предприятием.

Если подводить итог всему вышесказанному, то можно с уверенностью сказать, что автоматизированные системы прошли длительный путь и сейчас являются эффективным средством управления предприятием, но при этом их нужно очень грамотно внедрять и руководить ими. Конечно, есть что совершенствовать и в самих системах.

С помощью которых автоматизируются такие , как управление финансами, закупками и т. д., а также различным аспектам автоматизации: созданию моделей предприятий, описанию жизненного цикла систем, планированию и управлению процессом автоматизации управления предприятием, проблемам выбора системы. Изложены также современные подходы к построению систем управления предприятием, получивших в последнее время широкое распространение, а именно концепции MRP, MRPII, ERP и APS, а также основные экономико-математические , которые применяются в этих системах.

Автоматизация процессов управления предприятием является чрезвычайно сложной задачей, и ее решение наталкивается на следующие проблемы:

какие параметры, характеризующие предприятия, надо измерять (учитывать);
какой набор иерархических моделей наилучшим образом подходит для решения задач планирования и управления;
для каких целей и каким образом наиболее эффективно можно применить экономико-математические методы;
как использовать методы управления проектами.

Именно с целью оптимизации управления производством и возможного решения указанных выше проблем в середине 60-х годов Американское общество управления производством и запасами (APICS) сформулировало ряд принципов, по которым предлагалось строить как модели предприятия, так и основные производственные процессы на них. Впервые эти принципы были применены для решения задач управления материальными запасами предприятия и получили название концепции MRP (Material Requirements Planning - планирование материальных ресурсов), основные положения которой перечислены ниже:

Модель производственного процесса описывается как поток взаимосвязанных заказов.
При выполнении заказов учитываются ограничения ресурсов.
Обеспечивается минимизация производственных циклов и запасов.
Заказы снабжения и производства формируются на основе заказов реализации и производственных графиков.
Движение заказов увязывается с экономическими показателями.
Выполнение заказа завершается к тому моменту, когда он необходим.

В дальнейшем, по мере применения этого подхода к другим процессам или видам деятельности, появились концепции MRPII, ERP и т. д.

Методы или подходы MRP, MRPII и ERP - это формализованная совокупность и процессов, с помощью которой можно описать предприятия. Они имеют сугубо конструктивный характер, т. е. их можно воспринимать как набор инструкций (алгоритм): сделай это так, передай данные или материалы в таком-то виде туда, сделай запись о выполненных операциях там-то. Они интуитивно понятны любому управляющему или менеджеру. Их основная ценность заключается в следующем:

они появились в деятельности реально работающих предприятий;
их развитие происходило эволюционно, очередная концепция поглощала предыдущую;
они доказали свою эффективность;
они охватывают всю деятельность предприятия в целом. Концепции MRP, MRPII и ERP оказались чрезвычайно эффективными и удобными. Их направленность на решение практических проблем, связанных с деятельностью предприятий, и решение проблем управления привела к тому, что все ведущие производители систем управления предприятием стали активно их использовать. Причем для степени охвата направлений деятельности предприятия в практику вошли : система класса MRP или ERP, или коротко MRP- или ERP-система. Несмотря на широкое использование, рекомендации MRP - ERP по организации производственных процессов и управления ими не являются в каком-либо смысле в настоящее время: международным, национальным или какой-либо ассоциации. Они по-прежнему остаются рекомендациями APICS, в отличие от стандартов ISO серии 9000: 9000-9004, которые устанавливают по созданию программ управления качеством в промышленности и в сфере обслуживания (хотя внедрение некоторых класса MRP-APS позволяет предприятиям получать сертификат ISO).

Автоматизация управления предприятиями на основе экономико-математических методов, вычислительной техники и информационных технологий является неотъемлемой частью процесса совершенствования деятельности практически всех предприятий. В последнее время наметился качественно новый , который характеризуется стремлением к созданию интегрированных автоматизированных систем, объединяющих все задачи управления. Этому способствуют распределенные вычислительные системы и сети, средства ведения баз данных, средства проектирования и внедрения подсистем. Многие из новых информационных технологий, разработанные крупнейшими зарубежными фирмами, представлены сегодня на российском рынке.

Внедрение интегрированной автоматизированной системы для любого предприятия является одной из наиболее трудоемких и дорогостоящих программ развития.

В этих чрезвычайно велика роль руководителей предприятий, принимающих решения стратегического характера в области компьютеризации. Главное - выработка стратегии развития автоматизации предприятия , которая гарантировала бы достижение целей предприятия. Эта стратегия должна базироваться на достигнутом уровне автоматизации управления , опыте разработчиков, особенностях организации производства, финансовых и кадровых возможностях предприятия, мировых тенденциях. Наиболее важной составляющей этой стратегии является в ряде случаев обоснование и принятие решений по выбору системы автоматизации, имеющейся на российском рынке. Поэтому необходимо, чтобы руководители предприятий были знакомы с концепциями современных информационных технологий, способами их проектирования и внедрения.

Основой успешной работы любого предприятия является управленческая деятельность. Управление, как известно, состоит из анализа, принятия решений и контроля его исполнения. Причем все эта деятельность осуществляется в режиме групповой работы.

Автоматизация управленческой деятельности — это комплекс мероприятий, направленных на разработку и внедрение программной платформы, которая позволит повысить эффективность деятельности и принятия решений за счет освобождения от рутинных задач и более грамотного использования времени.

Автоматизация управленческой деятельности на различных этапах работы должна выполнять различные функции.

На этапе анализа своевременно обеспечивать полноту и актуальность информации, поступающей из учетных систем предприятия, от других сотрудников, и от контрагентов.
На этапе принятия решений обеспечивать доступ к любой необходимой справочной и нормативной информации с помощью электронных архивов, отчетов и аналитических систем. Формулировать решение в виде заданий на исполнение другим сотрудникам. Обеспечивать своевременное информирование о принятых решений всех заинтересованных сторон, включая внешних контрагентов.
На этапе контроля исполнения информировать лицо, принявшее решение, о состоянии его исполнения.

Весь комплекс задач должен функционировать в режиме групповой работы, без потери целостности связанных с решением задач и заданий, как бы они не делегировались и не разбивались на задачи для других исполнителей.

Потеря целостности решения приводит к потере контроля и неизбежным результатам - срыву сроков исполнения решений, продолжению работы с уже отмененными или измененными решениями и другим серьезным нарушениям управленческих процессов, приводящим к значительному снижению эффективности предприятия.

Главные резервы повышения эффективности управленческой деятельности лежат в области прозрачности контроля и поддержанию целостности управления в условиях групповой работы.

Для реализации этих резервов в СЭД создаются решения по комплексной автоматизации критически важных процессов, в частности делопроизводства и договорной деятельности. Такая процессная автоматизация управленческой деятельности позволяет сохранить целостность управления в рамках одного процесса. Сколько бы процессов не было автоматизировано, всегда остается «неохваченная» область ежедневной рутинной деятельности управленцев. Для эффективной автоматизации управленческой деятельности в СЭД должна быть решена задача сквозного контроля за всей порожденной в реализации решения структурой частных заданий.

Автоматизация управленческой деятельности подразумевает осуществление мероприятий по комплексному внедрению в компании современных информационных технологий. Задачи, решаемые посредством использования технических и программных средств, можно разделить на две группы:

обустройство рабочих мест управленческого состава техническими средствами, необходимыми для сбора и анализа информации;
внедрение комплексной информационной системы, адаптированной под нужды конкретной фирмы, специфику ее деятельности.

Для чего необходима автоматизация управленческой деятельности?

Большинство проблем управленческого характера связывают с неэффективностью организационной структуры предприятия. Система автоматизации призвана устранить этот недостаток. Она обеспечит максимальную отдачу от работы, поможет повысить шансы в конкурентной борьбе, упорядочить и усовершенствовать бизнес-процессы. Правильные управленческие решения позволят:

сократить затраты труда при выполнении того же объема работы или выполнить больше работы при тех же затратах труда;
исключить дублирующиеся участки работы;
исключить бесперспективные проекты;
перераспределить нагрузку;
оперативно отреагировать на изменения в ключевых факторах воздействия на деятельность компании;
структурировать документооборот, отчетность и, соответственно, упростить доступ к информации;
повысить прозрачность бизнеса — инструменты позволяют выявить недочеты и нарушения;
усилить контроль.

В конечном счете, грамотные управленческие решения приведут к росту финансовых показателей компании.

Эффективное решение от Docsvision

Автоматизация управленческой деятельности — одна из главных специализаций решений «ДоксВижн». Эксперты компании проводят ее с целью повышения качества исполнения процесса, сведения к нулю риска ошибок (в отличие от ручной работы), увеличения точности и стабильность выполняемых операций. Программная платформа Docsvision позволяет создать прочный фундамент для развития бизнеса, собрать максимум точных и актуальных данных для принятия верных решений, разработки стратегии и построения перспективных планов.

Эксперты компании «ДоксВижн» и партнеров разрабатывают комплексные решения для предприятий любых размеров и сфер деятельности. Кроме того, в спектр услуг входит:

внедрение программной платформы;
обслуживание системы;
техническая поддержка;
обучение персонала.

Качество услуг не вызывает сомнений, что подтверждено соответствием ISO 9001 и модели CMMI 3. «ДоксВижн» — один лидеров российского рынка СЭД/ECM, способный составить достойную конкуренцию мировым разработчикам программных платформ автоматизации управленческой деятельности.

Для любой компании выбор уровня автоматизации управления, на который она должна выйти к концу проекта, – одно из наиболее важных решений, от правильности которого зависит, станет ли именно для неё применение информационных технологий (и особенно ERP-систем) прорывом на новый уровень эффективности или же не принесет ощутимой пользы. При этом для конкретной организации оптимальный уровень автоматизации управления меняется во времени , отражая рост уровня менеджмента, типичный для отрасли и региона уровень автоматизации, а также смену поколений сотрудников и управленцев и стремление организации научиться быстро и безболезненно меняться, перестать бояться и избегать перемен. Чтобы найти этот оптимальный уровень, организации нужно серьезно продумать несколько тем. Их мы и рассмотрим ниже.

Автоматизация управленческой деятельности и создание ИТ-систем управления крупными организациями – основная специализация нашей компании. И всё же, полностью осознавая ценность и потенциал автоматизации, я считаю, что не стоит совсем отказываться от ручного управления в компании, полагая, что идеальная система управления в любом случае – автоматизированная. На личном опыте могу сказать, что все-таки система управления меняется вместе с ростом и развитием организации. И когда система управления соответствует потребностям организации, а коммуникации между подразделениями выстроены, ручное управление требуется только в критических ситуациях. При соблюдении этих условий многие бизнес-процессы можно переводить на автоматизированное управление с наименьшими рисками.

Этот подход мы применяем и по отношению к своему предприятию. На сегодняшний день автоматизация процессов позволила нам:

Повысить рентабельность проектов. Средний показатель по компании вырос с 15% до 25%, за счет прозрачного управления себестоимостью проекта. В нашей системе ведется оперативное планирование задач и учет времени по выполненным задачам, проводится оперативный план-фактный анализ трудозатрат по проекту.
Улучшить корпоративную культуру. Повысилась вовлеченность сотрудников и удовлетворенность работой, лояльность к компании и дисциплина за счет получения объективной информации, на основании которой формируются решения по улучшению системы мотивации и адаптации сотрудников.
Сделать значительно более оперативным сбор информации и сократить трудозатраты на ее обработку. Если раньше информация хранилась разрозненно, то есть в разных системах, и на ее сбор требовался минимум 1 день, то после автоматизации сбор информации сократился до 1 часа, за счет того, что выполнена интеграция со всеми информационными системами компании, и все данные автоматически попадают в единую базу, причем этот процесс контролируется на всех этапах.

Опыт наших клиентов и нас самих показывает: когда автоматизация охватывает все ключевые процессы управления, повышается и качество управленческих решений топ-менеджеров предприятия. В первую очередь, за счет того, что руководители постоянно получают оперативную, детальную и достоверную информацию.

С чего начать

В отношении внедрения ERP-решений очень распространен совет начинать со второстепенных участков, где ошибки не создают каких-либо рисков. Я считаю этот подход пустой тратой времени, ведь не будут же руководители организации неделю за неделей и месяц за месяцем увлеченно заниматься третьестепенными задачами и ничего не значащими участками работ! Напротив, в первую очередь необходимо автоматизировать именно процессы, имеющие высокое влияние на стратегическое развитие компании. Например, наша компания развивается достаточно быстро, постоянно растет объем и масштаб проектов, появляются проекты по новым направлениям, включая новые ИТ-решения и программные продукты. Соответственно, нам постоянно нужны высококвалифицированные и компетентные специалисты разного профиля (консультанты, бизнес-аналитики, эксперты по платформе 1С, разработчики ПО и др.). Поэтому для нас (и других компаний со сходными проблемами роста) один из первых процессов для автоматизации – это управление персоналом .

Автоматизация процессов внутри компании – это ответственный сложный проект, требующий:

Согласованного бюджета
Утвержденных сроков
Компетентных специалистов
Четко выстроенныхбизнес-процессов
Определения ответственных за каждый этап
Выявления рутинных и наиболее трудоемких операций, автоматизировав которые, можно заметно сократить ручной труд и связанные с ним сложности (отклонения от регламентов, ошибки, трудности масштабирования и др.)
Понимания, каких результатов мы ожидаем от автоматизации этих бизнес-процессов, т. е. каков предполагаемый эффект изменений, можно ли его измерить

В проектную команду должны быть выделены специалисты, квалификация которых отвечает уровню решаемых задач. Чтобы работа не казалась людям слишком простой и неинтересной, но чтобы намеченные результаты были гарантированно получены. Отмечу также, что прежде чем приступать к конкретным изменениям, повышающим уровень автоматизации управления на предприятии, необходимо подготовить детальный план-график работ с указанием сроков и ответственных , сформировать четкое техническое задание – с учетом требований всех заинтересованных сторон.

Особенности автоматизации управления

В нашей компании управление персоналом выходит далеко за рамки расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Так, нам очень важны функции работы с кадрами, помогающие лучше планировать изменения и сглаживать реакцию на них, а также выравнивать эффективность управления различными видами деятельности предприятия в целом.

В управлении персоналом многие задачи тесно взаимосвязаны. Поэтому я считаю, что в этой сфере комплексная автоматизация гораздо более рациональна, чем автоматизация каких-то отдельных функций . Первый вариант позволяет получить максимальные синергические эффекты.

На сегодняшний день, достигнутый уровень автоматизации существенно помогает в рекрутинге и позволяет решать чрезвычайно сложные задачи по работе с кадровым составом компании (формирование кадрового резерва, обучение персонала, анализ и оценка работы персонала, адаптация новых сотрудников, разработка систем мотивации персонала). При этом на решение большинства кадровых вопросов теперь требуется гораздо меньше времени (в частности из-за того, что из системы можно очень оперативно получить данные по каждому сотруднику). Длительность выполнения большинства перечисленных операций снизилась по крайней мере в 2 раза (при одновременном улучшении их результатов). Такого эффекта можно ожидать и в эффективных проектах, выполняемых для внешних заказчиков.

Важный пример таких данных – аналитические отчеты, дающие полную картину практического опыта и компетенций сотрудника. На основе этих сведений мы всегда можем выполнить наиболее результативную рокировку ресурсов с целью получения более эффективных проектных групп и получения более высоких результатов в проектах. Кроме того, внедрение системы ключевых показателей эффективности (KPI) позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника и по результатам совершенствовать систему мотивации и разрабатывать программу обучения.

Как адаптировать персонал к новому стилю работы

Начинать строить новую систему управления с качественного разъяснения сотрудникам происходящих изменений. Как именно это лучше сделать, зависит от традиций конкретной организации. Например, можно провести демонстрацию нового функционала информационной системы или отдельных программ. Такая демонстрация будет эффективнее, если в нее войдут общая презентация и живые видеоролики, делающие обучение более понятным и занимательным. Нельзя забывать и о разработке подробных инструкций, к которым сотрудники смогут обращаться при решении конкретных производственных задач.

Нашей компании эти задачи решать проще, т. к. она сертифицирована по системе менеджмента качества ISO 9001:2015, требующей, чтобы все процессы были четко регламентированы. Регламентация процесса позволяет сотруднику ясно понимать, как выстроен автоматизированный процесс, какие требования необходимо выполнять, чтобы данный процесс был результативным.

Приобретенные сотрудниками знания необходимо регулярно контролировать и мониторить – одним из таких инструментов является внутренний аудит, который проводится выделенным специалистом. В ходе таких аудитов фиксируются все выявленные несоответствия, как по работе самой системы, так и по нарушениям требований сотрудниками. По совокупности этих данных система создает отчеты, позволяющие проводить детальный анализ и вырабатывать корректирующие мероприятия. Отчет включает такие параметры как: ответственный (сотрудник допустивший нарушение), период, нарушенный критерий (например, конкретное требование регламента), область нарушения (тот бизнес-процесс или задача, в рамках которого допущено нарушение), причины нарушения, статус устранения нарушения (закрыто/не закрыто).

Преимущества автоматизации

Корректно и максимально полно автоматизированный процесс управления, конечно же, удобен руководству и топ-менеджерам компании, т.к. позволяет:

Экономить массу времени на принятие управленческих решений по организационным, кадровым или финансовым вопросам. Как пример, в нашей компании значительно сокращается время на получение информации по освоению и финансированию проекта, что в свою очередь позволяет лучше управлять финансовыми и трудовыми ресурсами организации.
Получить целый набор инструментов (например, оперативные аналитические отчеты, объективные данные по персоналу, доступ к карточке сотрудника, информацию для взвешенных кадровых решений), полезных как при высоком уровне автоматизации, так и в ситуации ручного управления.
Более полно и контролируемо раскрыть потенциал каждого сотрудника, ускорить развитие его профессиональных качеств, а также повысить производительность труда персонала.
Снизить расходы компании (финансовые и ресурсные) за счет сокращения времени на выполнение трудоемких операций.
Самим сотрудникам иметь возможность получать от неё прозрачную информацию о своем развитии (система грейдов). В будущем это будет функция личного кабинета сотрудника.

Наш опыт показывает: постоянно повышающийся уровень автоматизации и технологичности в компании реально стимулирует и мотивирует сотрудников к личностному развитию.

Как выбрать поставщика решения

Сегодня на отечественном ИТ-рынке представлено множество российских и зарубежных программных продуктов. Среди таких продуктов есть как «коробочные» и «локальные» решения, так и ERP-системы. «Коробочные» решения, конечно же, обладают более низкой стоимостью и короткими сроками внедрения. Но при этом функциональные возможности, включая интеграцию с остальными бизнес-системами в компании, сильно ограничены.

Системы автоматизации управления

В начале проекта мы рассмотрели наиболее популярные (на этот момент) системы в области автоматизации управления персоналом:

«БОСС-Кадровик» (подсистема HRMS)
MySAP HR
прикладное решение «зарплата и управления персоналом»
ERP-системы

Первые две программы позволяют автоматизировать «локальные» задачи. Но за счет реализации с помощью интернет-технологий, эти системы не требуют после установки дальнейшей поддержки. В данных системах эффективно реализованы возможности для выполнения учетных и управленческих задач. MySAP HR – это интегрированное решение для управления человеческими ресурсами, ориентированное на крупные корпорации, для которых актуальны задачи управления мобильным и распределенным по всей стране персоналом. Прикладное решение «Зарплата и управление персоналом» ориентировано на средние и крупные предприятия и предназначено для автоматизации системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы. В ERP-системах же не только присутствуют HR-модули (модули управления персоналом), но это еще и целый комплекс интегрированных программных инструментов для создания единой базы данных, благодаря которым обеспечивается автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех ключевых аспектов деятельности организации. И, конечно же, данный HR-модуль логично устанавливать в компаниях, где ERP-системы являются корпоративным стандартом.

У конкурирующих продуктов почти всегда есть свои плюсы и минусы, что затрудняет выбор. Чтобы снизить вероятность ошибки, необходимо как можно четче прояснить несколько моментов:

позволит ли продукт в полном объеме реализовать те задачи и процессына которых базируется основная деятельность компании
насколько система будет проста в использовании
легко ли будет интегрировать новый программный продукт с другими элементами информационной системы компании

Последнее обстоятельство становится всё более важным и может стать решающим доводом в пользу того или иного продукта.

Еще один важнейший фактор, влияющий на выбор программного продукта, – это опыт компании в реализации его сложных «внедрений», наличие в штате компетентных сотрудников (имеющих сертификаты, подтверждающие квалификацию по необходимым направлениям).

Как и при реализации любого крупного проекта, к автоматизации внутри компании необходимо подходить с большой ответственностью. Все-таки такой проект всегда служит достижению стратегических целей компании, и здесь нельзя опираться только на «хотелки» пользователей. Чтобы избежать множества тяжелых ошибок при старте и в ходе автоматизации, нужно:

Не пожалеть сил на разработку методической базы внедрения – корпуса формализованных взаимоувязанных методик.
Написать подробное техническое здание, содержащее конкретные требования к процессам автоматизации. А при создании плана-графика выполнения работ должны учитываться как внутренние, так и внешние риски, иначе трудно будет соблюсти сроки и бюджет проекта.
Подобрать мотивированную проектную команду, квалификация которой соответствует сложности и характеру решаемых задач.

Заключение

Отмечу, что критерии и рекомендации, о которых я говорила выше, мы используем, создавая системы управления предприятием как для наших клиентов, так и для своей компании. Именно так мы пришли к решению внедрить у себя полнофункциональную ERP-систему. Выполнив этот проект и проведя интеграцию с существующими бизнес-системами в компании, мы получили возможность постоянно видеть общую картину процессов отдельных подразделений и всей компании . И легко можем спуститься на любой нужный уровень детализации. На этой основе уже не так трудно было перейти к управлению на основе объективных данных (DDM, или data-driven management), а также начать экспериментировать в области автоматизации и роботизации управленческих решений.

Нашу компанию это привело к более согласованному и оперативному принятию управленческих решений и управлению компанией в целом. Приобретенный опыт позволил значительно повысить эффективность внутреннего ERP-решения и найти границы, за которыми эти методы становятся рискованными или даже опасными. А эти знания мы перенесли в проекты для наших клиентов, создавая решения, где инновационность сочетается с разумным консерватизмом.