«Город Белгород» по бронированию граждан, пребывающих в запасе, на основании Методических рекомендаций Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по организации воинского учета в организациях с целью упорядочения работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе, работающих в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти, в государственных органах области, органах местного самоуправления и организациях (далее - организации).
Работники организаций, отвечающие за осуществление воинского учета и бронирование граждан, пребывающих в запасе, должны руководствоваться этими рекомендациями при оформлении документов воинского учета.
Все дела, книги и журналы учета должны быть учтены в Номенклатуре дел (книг, журналов), которая подписывается ответственным за военно – учетную работу и утверждается руководителем организации.
В А Р И А Н Т
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (КНИГ, ЖУРНАЛОВ) ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ
на 20____ год
Индекс дела (книги, журнала) | Наименование дела (книги, журнала) |
дел (томов, частей) |
хранения дела и № статьи по Перечню 1 | Примечание |
||
заведения | окончания |
|||||
Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | ||||||
Журнал учета входящих документов по воинскому учету | ||||||
Журнал учета исходящих документов по воинскому учету | ||||||
Служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета | ||||||
Журнал направления граждан, пребывающих в запасе, в отделы ВКБО при отсутствии отметок в документах воинского учета | ||||||
Журнал оповещения граждан, пребывающих в запасе, о вызовах в отделы ВКБО | ||||||
Книга по учету бланков специального воинского учета | ||||||
Книга учета передачи бланков специального воинского учета, военных билетов и личных карточек |
1См: Приказ Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Ответственный за ВУР: __________________________ ____________________
(подпись) ()
Все документы должны быть сформированы в отдельные папки и внесены во внутреннюю опись папок. Нумерация, название и содержание папок приведены в таблице
|
папки | Название папки | Документы, находящиеся в папке |
Организация воинского учета в организации — пошаговая инструкция: Шаг 1. Изучение нормативной базы. Шаг 2. Назначение ответственного лица. Шаг 3. Работа с местным комиссариатом и определенным кругом работников. Шаг 4. Вести необходимые документы и регулярно сдавать отчетность.
Абсолютно у всех работодателей имеется такая обязанность, как организация воинского учета, и его предназначение — удовлетворить потребности государства и помочь управлять имеющимися ресурсами во время военных действий (в военное время). Но первым делом необходимо изучить документы, которые регламентируют порядок ведения воинского учета в организации. Обратите внимание, что чиновники регулярно обновляют нормативную базу, добавляя новые обязанности работодателям, поэтому следите за поправками.
В настоящее время воинский учет осуществляется на основании следующих правовых актов:
- Федеральный закон от 31.05.1996 № 61-ФЗ «Об обороне»;
- Федеральный закон от 26.02.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
- Указ Президента РФ от 14.08.1992 № 890 «Об организации работы по бронированию граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»;
- Постановление Правительства РФ от 17.03.2010 № 156 «Об утверждении Правил бронирования граждан РФ, пребывающих в запасе Вооруженных сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Инструкция по бронированию граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, на период мобилизации и на военное время от 03.02.2015 № 664с;
- Инструкция Генерального штаба Вооруженных сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях;
- Методические рекомендации Генерального штаба Вооруженных сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, утв. 11.07.2017.
- Общий воинский учет.
- Специальный воинский учет — бронирование военнообязанных граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ).
Организация воинского учета в организации. Пошаговая инструкция
Шаг 1. Назначение лица, ответственного за воинский учетВедение воинского учета в организации надо начинать с издания приказа и назначения ответственного лица, а также лиц, которые будут осуществлять учет во время отсутствия основного ответственного. Как правило, этой работой занимаются работники отдела кадров, а в небольших компаниях — руководитель или даже бухгалтер.
Пример приказа
На основании Постановления Правительства от 27.11.2006 № 719, ответственных за учет назначают, исходя из следующих нормативов:
- 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству, — при наличии на воинском учете менее 500 граждан;
- 1 освобожденный работник — если на учет поставлены 500-2000 граждан;
- 2 освобожденных работника (военно-учетный стол) — при наличии на воинском учете от 2000 до 4000 граждан;
- 1 освобожденный работник на каждые последующие 3000 граждан, поставленные на учет.
Работнику кадровой службы или иному лицу необходимо включить в трудовой договор и должностную инструкцию соответствующие обязанности по ведению воинского учета.
Шаг 2. Определить, с кем работать
Все граждане РФ обязаны состоять на воинском учете (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Исключения составляют лица:
- проходящие военную службу;
- отбывающие наказание в виде лишения свободы;
- женского пола, не имеющие военной специальности;
- постоянно проживающие за пределами Российской Федерации.
- мужчин призывного возраста (18-27 лет), не зачисленных в запас;
- представителей мужского пола, находящихся в запасе;
- сотрудников, обучившихся на военных кафедрах в учебных заведениях профессионального образования;
- лиц, освобожденных от призыва;
- мужчин старше 27 лет, по причине отсрочки не прошедших службу;
- граждан, уволенных из армии;
- работников, служивших альтернативно;
- женщин, получивших военные специальности.
Оборотная сторона
Учтите, что работодатель обязан вести воинский учет, в том числе и работников — внешних совместителей. На них распространяются все правила.
Если в организации осуществляется бронирование граждан, пребывающих в запасе, то помимо общего воинского учета, осуществляется еще и специальный воинский учет. Для этого дополнительно разрабатываются и ведутся документы в соответствии с приложениями к Инструкции от 03.02.2015 № 664с.
Шаг 3. Связаться с местным комиссариатом
Если воинский учет на предприятии раньше не велся либо компания создана недавно, для начала необходимо договориться о встрече в местном военном комиссариате. Как правило, сотрудники ВК готовы провести вводный инструктаж по теме воинского учета, выдать методические указания и необходимые бланки, а также проконсультировать ответственного сотрудника по сложным или спорным вопросам в этом деле.
Важно! Воинский учет и бронирование в организации, которая является филиалом, ведется по месту ее нахождения. В случае отсутствия возможности и при необходимости данные передаются по почте из головного офиса.
Документооборот по военно-учетной работе
Компания, где осуществляется учет, предоставляет в ВК:- сведения о принятых на работу или уволенных гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете (в двухнедельный срок);
- списки мужчин, которым в следующем году исполнится 17 лет (каждый год — до 1 ноября), а также ежегодно в сентябре — списки молодых людей 15 и 16 лет.
- для граждан, пребывающих в запасе, — военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета);
- для граждан, подлежащих призыву на военную службу, — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
- приказ об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
- план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе;
- картотеку личных карточек форм № Т-2 и № Т-2 ГС на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу;
- журнал проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
- расписки о приеме документов воинского учета и корешки от них;
- карточку учета организации (КУО форма № 18);
- другие документы в соответствии с требованиями, устанавливаемыми федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и руководителями предприятий.
Современные программные продукты позволяют автоматизировать часть ВУР, формировать и выводить на печать разные документы по воинскому учету.
Практическая часть
При приеме на работу, в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса, соискатель обязан предъявить военный билет. На практике кандидаты могут уклоняться от этой обязанности, ссылаясь на то, что военный билет находится в военкомате, утерян, отсутствуют бланки и т. д. В таком случае работодатель может отказаться от заключения трудового договора с соискателем, по крайней мере, до момента предоставления всех документов. Также работодатель может пойти навстречу и взять с будущего сотрудника письменную расписку, в которой указан срок предоставления документа.Другой вариант — самостоятельное обращение в военкомат по месту регистрации работника с запросом о его статусе либо с информацией об отсутствии у уже принятого работника надлежащих документов и отметок.
В любом случае отсутствие военного билета нужно зафиксировать письменно, чтобы обезопасить компанию от административной ответственности за нарушение требований закона об учете военнообязанных.При заключении трудового договора работодатель обязан проконтролировать наличие отметки о регистрации в военкомате по месту жительства в паспорте, действительного военного билета или приписного свидетельства. Иногородние работники обязаны явиться в военкомат в течение 2 недель с момента получения временной регистрации. Если временная регистрация на срок более трех месяцев, то явка в военкомат обязательна.
Ответственное лицо снимает копию или сканирует военный билет полностью или со всех страниц, на которых есть записи.
Бронирование граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ)
Пошаговая инструкция по ведению воинского учета в организациях включает в себя и такое отдельное направление как бронирование граждан, пребывающих в запасе. Его цель — обеспечить кадрами, трудовыми ресурсами в период мобилизации и в военное время. Бронирование заключается в предоставлении гражданам, пребывающим в запасе (руководителям, специалистам, высококвалифицированным кадрам), отсрочки от призыва на военную службу в военное время.Забронированные граждане, пребывающие в запасе, также подлежат учету, но они освобождаются от призыва на военную службу по мобилизации и последующих призывов в военное время на срок действия предоставленной отсрочки, а также от призыва на военные сборы.
Нормативное и методическое обеспечение и контроль за этим осуществляет Межведомственная комиссия Вооруженных сил РФ, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и частных компаниях.
Для бронирования граждан, пребывающих в запасе, работодателю направляют утвержденные перечни должностей и профессий (выписки из перечней) и выписки из нормативных документов.
Соответствующие решения принимаются на заседаниях комиссии по мобилизации в отделе специальных мероприятий (в администрации муниципального образования) при непосредственном участии представителя отдела ВК. Впоследствии данное решение доводится до предприятия путем его вручения уполномоченному лицу работодателя под подпись.
Бланки формы № 4 (удостоверения об отсрочке) по доверенности от предприятия выдают в местном ВК. Работников бронируют по специальному перечню, в нем указаны требования к ГПЗ — профессии, возрасту, званию. После подбора отвечающих требованиям кадров в штате компании необходимо заполнить форму.
Отчетность для работодателей
Компании предоставляют отчеты по учету:- в федеральные органы государственной власти или в головной офис;
- в городскую комиссию по бронированию граждан, пребывающих в запасе;
- в отдел военного комиссариата по месту нахождения (юридический адрес) компании.
- отчет о численности работающих и отобранных граждан, пребывающих в запасе, составленный по форме № 6;
- доклад (пояснительная записка) о состоянии работы в этой сфере за отчетный период;
- карточка учета (форма № 18).
Предприятия, где не ведется бронирование, предоставляют в качестве отчета форму № 18.
Образец
Контроль за исполнением законодательства
Проверка в крупных компаниях (более 500 работников) проводится один раз в год. Проверка на небольших предприятиях (менее 500 человек) проводится один раз в течение 3 лет. Регулярность проверок в большей степени зависит от активности местного ВК, поэтому безопаснее своевременно заполнять все необходимые документы по учету и проводить плановые мероприятия.Проверки осуществляют представители военкомата или органов местного самоуправления. Они должны оценить военно-учетную работу юридического лица на соответствие требованиям российского законодательства. Кроме того, они контролируют достоверность и полноту предоставляемых документов (после получения доступа к личным карточкам сотрудников, планам работы). Результаты проверки отражаются в специальном журнале в виде оценки.
Отказ от выполнения требований закона грозит ответственностью на основании Кодекса об административных правонарушениях. В соответствии со статьей 21.1 КоАП РФ, непредоставление руководителем или другим должностным лицом работодателя, а также должностным лицом органа местного самоуправления, ответственными за ВУР, в установленный срок списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, влечет наложение административного штрафа в размере от 300 до 1000 рублей.
Базовые регламентирующие документы уже знакомы большинству кадровиков. Это:
- Федеральный закон «Об обороне» (далее — Закон № 61-ФЗ);
- Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (далее — Закон № 53-ФЗ);
- Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» (далее — Положение).
А в 2017 году появился еще один важный документ — по ведению воинского учета в организациях (далее — Рекомендации). Он имеет максимально прикладное значение: в нем сосредоточены необходимые шаблоны документов (приказов, журналов учета и пр.), которые может использовать работодатель при ведении воинского учета на предприятии.
Какие сотрудники подлежат воинскому учету?
Еще раз повторим: собирать информацию о воинской обязанности должны все работодатели: и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Доводы о том, что какой-то вид организаций имеет право не интересоваться документами ВУ, Верховный Суд РФ признал несостоятельными (Решение ВС РФ ).
В подавляющем большинстве случаев женщины не входят в категорию военнообязанных, но проверить страницу 13 в гражданском паспорте все же стоит. При наличии штампа следует запросить военный билет, зафиксировать реквизиты документа в личной карточке сотрудницы ( Положения).
Организация обязана информировать военный комиссариат о приеме или увольнении военнообязанных и призывников. Сделать это следует в срок до двух недель с момента оформления документов ( Положения). Образец уведомления можно взять в Рекомендациях (приложение № 9). Если уведомления не поступит, работодателя ждет административная ответственность.
|
Правонарушение |
Административные санкции |
|---|---|
|
Ст. 21.1 «Непредставление в военный комиссариат или орган местного самоуправления списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет» |
|
|
Ст. 21.2 «Неоповещение граждан о вызове их повесткой военного комиссариата или иного органа осуществляющего воинский учет» |
Штраф от 500 до 1 000 рублей для должностных лиц |
|
Ст. 21.3 «Несвоевременное представление сведений об изменениях состава постоянно проживающих граждан или граждан, пребывающих более трех месяцев в месте временного пребывания, состоящих или обязанных состоять на воинском учете» |
Штраф от 300 до 1 000 рублей для должностных лиц |
|
Статья 21.4 «Несообщение сведений о гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете» |
Штраф от 300 до 1 000 рублей для должностных лиц |
Штат практически любой организации включает в себя военнообязанных сотрудников - как призывников, так и уволенных в запас. Федеральное законодательство гласит, что работодатель обязан вести воинский учёт работников. Процедура учёта регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации № 719. Для её соблюдения требуется оформленный и заполняемый по строго определённым стандартам журнал проверок воинского учёта.
Как вести воинский учет в организации и правильно заполнять ? Пошаговая инструкция содержится в этой статье.
Правильное ведение документации, связанной с воинским учётом, требует создания специальной формы для регистрации военнообязанных - журнала проверок воинского учёта. А поскольку частью процедуры регистрации каждой компании является её постановка на учёт военкоматом, то сбор необходимых сведений о призывниках и находящихся в запасе работниках - обязанность руководителя.
Несоблюдение её карается штрафами, а в случае, если доказано намеренное сокрытие данных, предусмотрена уголовная ответственность. Вот почему журнал проверок воинского учёта необходимо заполнять своевременно и без нарушений.
Скачать образец журнала выдачи трудовых книжек на руки вы можете в нашей
Схема: Общий воинский учет на предприятии. Сроки отправки данных журнала в военкомат
Сверка данных воинского учёта в организации, в том числе содержащихся в журнале проверок, с данными военного комиссариата производится ежегодно. В срок до 1 ноября в военкомат подаётся список сотрудников мужского пола, которые достигли призывного возраста.
Информацию о приёме на работу и увольнении военнообязанных сотрудников необходимо предоставить комиссариату в двухнедельный срок.
Административная ответственность за нарушения процедуры воинского учёта
Ответственности, предусмотренной административным законодательством РФ, руководитель компании подлежит в следующих случаях:
- если военкомату вовремя не предоставлена необходимая информация о работниках, подлежащих постановке на воинский учёт;
- если своевременно не подана информация о любом изменении требуемых военкоматом данных о военнообязанном работнике;
- если сотруднику не предоставлена возможность своевременно прибыть в военкомат по повестке.
Воинский учет в организации – пошаговая инструкция, какие документы нужны?
Данные воинского учёта проверяются ежегодно (для коллектива, где число сотрудников выше пятисот) и с периодичностью в три года (для малого бизнеса). Особое внимание уделяется тому, насколько грамотно заполнен журнал проверок воинского учёта.
Узнать, как правильно заполнить журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете
Внутренний аудит
Каждому предпринимателю необходимо периодически осуществлять проверку организации воинского учёта в собственной компании. Чтобы осуществить такой внутренний аудит, создаётся специальная комиссия, которую возглавляет начальник отдела кадров.
При обнаружении несоответствий предписанной законом процедуре ведения воинского учёта составляется акт и принимаются меры по устранению нарушений.
Образец заполнения журнала проверок воинского учета. Как правильно заполнить журнал учета проверки и испытаний электроинструмента и для чего необходим этот документ, вы можете прочесть
Требования к оформлению журнала
Любая запись в журнале проверок воинского учёта делается синими, фиолетовыми или чёрными чернилами. Должны отсутствовать помарки и не являющиеся общеупотребительными сокращениями.
Каждая ошибка зачёркивается при помощи одной черты, сопровождается надписью «исправлено» и датированной подписью исправившего.
Журнал проверок воинского учета: образец и порядок заполнения
Для правильного заполнения журнала служит установленный образец. Титульная страница журнала проверок воинского учета должна включать в себя:
- полное наименование документа;
- даты начала и завершения и заполнения журнала;
- сроки хранения;
- наименование военного комиссариата;
- название компании;
- юридический адрес;
- цифры номера записи о государственной регистрации, а для ИП - идентификационного номера налогоплательщика и номера реестровой записи с датой занесения в реестр;
- фамилию, имя отчество и должность работника кадровой службы, несущего ответственность за заполнение документа;
- фамилию руководителя компании;
- подпись с печатью.
Следующие страницы должны обязательно содержать:
- дату аудиторской проверки;
- имена, фамилии и должности проверяющих;
- записи с результатами и выводами проверки;
- решения руководства организации по результатам проверки;
- записи об устранённых недостатках;
- номер пломбы (если журнал опломбирован).
Журнал проверок воинского учета – образец бланка для заполнения вы можете скачать
Заполнение первых трёх граф осуществляют проверяющие, последнего раздела - руководитель компании.
Подробные сведения о результатах проверки включают в себя:
- даты начала и окончания проверки;
- общее время проверки;
- надзорные органы
- дату и номер распоряжения об аудите;
- тип аудита;
- дату и номер переданного по результатам проверки акта;
- дата передачи;
- обнаруженные нарушения (с указанием соответствующих правовых актов и виновных лиц);
Принципы ведения воинского учета на предприятии регламентируют несколько документов:
- Федеральный закон № 61-ФЗ от 31.05.1996 «Об обороне» (ст. 8 «Функции организаций и обязанности их должностных лиц в области обороны»);
- Федеральный закон № 31-ФЗ от 26.02.1997 «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации» (ст. 9 «Обязанности организаций»);
- Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ № 719 от 27.11.2006 (далее — Положение).
Ответственность за воинский учет лежит на руководителе предприятия (п. 9 ч. I Положения). Именно он решает, кто именно из сотрудников будет заниматься учетом. Минимальное количество уполномоченных лиц определяется общим числом работников, состоящих на воинском учете: до 500 человек — учет может вести сотрудник-совместитель, до 2 000 человек — один выделенный специалист, до 4 000 — двое и т.д.
Приказ о назначении ответственного лица должен быть представлен в военкомат по месту расположения предприятия. Кроме того, на утверждение военному комиссару передайте ваш план по организации воинского учета военнообязанных и запасников. В нем отразите необходимые мероприятия и функциональные обязанности ответственного за воинский учет сотрудника.
Проверяем документы, инспектируем личные карточки
Воинский учет на предприятии придется организовать сразу по нескольким направлениям. Начните с проверки подлинности документов воинского учета, записей о постановке на учет по месту пребывания или жительства, отметок в паспорте об отношении к службе в армии. Это касается сразу нескольких категорий работников. Напоминаем, что военнообязанными являются мужчины:
- пребывающие в запасе;
- старше 27 лет, которые освобождены от военной службы, получили отсрочку или не призваны по иным причинам;
- окончившие военные кафедры при вузах;
- уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на него в военных комиссариатах;
- прошедшие альтернативную гражданскую службу.
Учету подлежат и некоторые женщины. Список «дамских» специальностей постепенно расширяется. С 2016 года в него входят не только медики, картографы, радисты, но и метеорологи, фотолаборанты, электромонтеры, телеграфисты и пр. Их документы воинского учета тоже подлежат тщательной проверке.
Следующий шаг — занести информацию из документов воинского учета (военный билет и временное удостоверение для запасников) в личные карточки: смена фамилии, семейного положения и пр. У сотрудника, который достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан медкомиссией негодным к военной службе, укажите в карточке «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Не забывайте оповещать своих коллег обо всех адресованных им извещениях из военкоматов в трехдневный срок. Штраф за несоблюдение этого требования — от 500 до 1 000 рублей (ст. 21.2 КоАП РФ). Кроме того, уполномоченный работник должен рассказывать вновь принятым сотрудникам о порядке мобилизационной подготовки, об ответственности за неисполнение требований закона, о требованиях к документам воинского учета.
Передаем информацию в комиссариат
Второе направление работы — постоянное взаимодействие с военкоматами. В комиссариат передавайте информацию обо всех обнаруженных в документах нарушениях: неточных или ошибочных данных, отсутствии записей, страниц или даже документов, подделанных военных билетах или удостоверениях запасника.
И главное — в комиссариаты нужно сообщать о сотрудниках, которые уклоняются от воинских обязанностей. В противном случае будет наложен административный штраф в размере от 3 до 10 минимальных размеров оплаты труда.
Своевременно сдаем отчеты по форме
Ежемесячно организация должна направлять в военкоматы по месту нахождения или органы местного самоуправления списки принятых и уволенных сотрудников, которые подлежат воинскому учету. Один раз в год — списки мужчин, которым в следующем за отчетным годом исполнится 17 лет, а также несколько других отчетов. В их числе формы № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», № 18 «Карточка первичного учета организации», № 16 «План замены специалистов, призываемых на военную службу по мобилизации и в военное время» и др.
Чтобы не ошибиться в перечне отчетов и сроках их сдачи, обратитесьв военкомат по месту регистрации предприятия. Вы получите образцы документов и инструкцию, как их правильно заполнять.
О том, как формировать отчетность в военкоматы в программе Контур-Персонал, мы расскажем в одном из следующих материалов.