Журнал учета табельных номеров образец. Журнал учета табельных номеров. Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме

Доброе! Хотя у нас уже день! Веду Книгу учета приема работников - там графа- Табельный номер. И по порядку...

Доброе! А я пользуюсь автоматической нумерацией в 1 С.

В 1С уже вношу присвоенный табельный номер

А если работник уволился и допустим через год пришел обратно к нам, ему новый номер присваивается? И есть ли форма книги учета табельных номеров? В нашей организации номеров никогда не было и в книге учета приема работников такой графы нет. Обязательно ли вообще эти номера присваивать?

Чувствую, что помощи не дождусь...вот, что я "нарыла", может кому пригодится...
http://cityblank.ru/internet-magazin/product/1048014
Журнал учета табельных номеров.
На предприятии должен быть ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров.
Табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день.
Табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке.
Табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии и сохраняется за ним после его увольнения с предприятия (даже в случае перехода на другую IT-программу).
В случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;
Табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.
Учет табельных номеров на предприятии ведется в Журнале учета табельных номеров.
Графы для заполнения Журнал учета табельных номеров:
Графы для заполнения
1. Ф.И.О.
2. Дата приема на работу
3. Специальность
4. Структурное подразделение
5. Трудовой договор (№, дата)
6. Табельный номер
http://samarakadr.ru/tabnomer
Правила присвоения табельных номеров Табельный номер является одним из реквизитов документов по учету труда и его оплаты. Он присваивается в момент оформления сотрудника на работу и далее отражается во всех документах кадрового учета. Однако возникают вопросы: как ведется учет табельных номеров, каков порядок их присвоения, можно ли присваивать номера ранее уволенных сотрудников и т.п.
Порядок присвоения табельных номеров нормативными актами не установлен. Поэтому, в связи с отсутствием нормативных требований порядок присвоения номеров организация вправе определить самостоятельно.
Тем не менее следует учитывать, что в соответствии с п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве (Письмо Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80) каждому рабочему и служащему, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода рабочего и служащего на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 1 - 2 лет.
Однако из самих понятий «табельный номер» и «учет» следует:
В организации должен быть ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров;
табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день;
табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке, за исключением случая, указанного в пункте 6 данного перечня;
табельный номер, должно указываться непосредственно в приказе о приеме работника на работу;
табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии;
в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;
табельный номер работника должен состоять из арабских цифр.
Уважаемые эксперты! Подскажите, пожалуйста, ответ на такой вопрос: какой табельный номер нужно присваивать сотруднику, пришедшему в ��омпанию повторно: сохранять старый или заводить новый?
В соответствии с Порядком подачи данных ЕСН и НДФЛ (Порядок заполнения форм индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) - старый, так как "Если в течение налогового периода между налогоплательщиком и физическим лицом расторгается действующий, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, то в целях исчисления налоговой базы, сумм ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) нарастающим итогом с начала года налогоплательщик может вести одну индивидуальную карточку по данному физическому лицу.", а в соответствии с ОСТом (ОСТ 4.071.035- 83 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации" - новый, т.к. человек считается новым сотрудником, а старым номером можно пользоваться только чрез 3 года.
Ответ
Порядок присвоения табельных номеров законодательно не определен, хотя многие нормативные документы (в том числе указанные Вами, прямо или косвенно, говорят о необходимости наличия табельного номера.) Учитывая это, организации разрабатывают и утверждают своими внутренними документами порядок присвоения табельных номеров. В общем-то, эта процедура не сложна, но должна осуществляться с соблюдением определенных рекомендаций (рекомендаций - не более), в частности:





6) в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;

1) на предприятии должен быть ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере тому или иному работнику непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров;
2) табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день;
3) табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке, за исключением случая, указанного в пункте 6 данного перечня;
4) то, какой принятому работнику присвоен табельный номер, должно указываться непосредственно в приказе о приеме работника на работу;
5) табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии и сохраняется за ним после его увольнения с предприятия (даже в случае перехода на другую IT-программу);
6) в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие; - это для "старенького"
7) табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.
Автор: Митрофанова В.В. - к.э.н., директор «Центра Профессионального Развития», консультант компании NS Consulting, автор вечерних курсов по делопроизводству и трудовому законодательству.
Рекомендации по заполнению личной карточки Т-2
Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Повторное использование табельных номеров допускается не ранее чем через три года после увольнения. - это в принципе
Уволенному и вновь принятому в организацию сотруднику можно как сохранить прежний табельный номер, так и присвоить новый.
Напомним, табельный номер используется при заполнении унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. При этом названный документ не предусматривает порядка присвоения табельного номера вновь принимаемым сотрудникам. Соответственно, работодатель вправе самостоятельно решить вопрос о сохранении или изменении табельного номера в подобных ситуациях. В любом случае административная ответственность установлена только за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ), к которому постановления Госкомстата России не относятся (ст. 5 ТК РФ).
Табельный номер
Поясните, пожалуйста, что представляет собой табельный номер? Должен ли он нести какую-то информацию и как он присваивается работнику?
О.Е. Ошовский,
г. Сызрань Самарской обл.
Табельный номер — номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.
На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен и он всего лишь воспроизводится в личной карточке. Однако поскольку есть вопросы о правилах присвоения табельных номеров, уделим им должное внимание.
Как уже упоминалось, одной из целей введения типовых междуведомственных форм первичной учетной документации являлась автоматизация кадрового учета. Ввиду этого в указанном выше ОСТе устанавливалось, что табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. При этом, поскольку машина без проблем должна была считывать этот номер, изначально определялся разряд (количество знаков). Так, если в организации был штат около 1000 человек, вводилось 4 разряда — 0000. В этом случае первый табельный номер записывался «0001», десятый — «0010», сотый — «0100» и т.д.
Сейчас, когда цель автоматизированной обработки учетных документов почти утрачена, табельные номера устанавливаются без учета разряда, например, «10», «100», «435» и т.д. и присваиваются работникам нарастающим итогом.
В ряде организаций подход к установлению табельных номеров не ограничивается простыми числами, определяемыми в порядке возрастания. Табельные номера формируются как настоящий справочный код работника, в котором последовательность знаков несет определенную информацию. Так, например, первые два разряда могут указывать на принадлежность к структурному подразделению. Например, «20135», где первые два знака (20) обозначают код структурного подразделения, а три последние (135) — непосредственно номер работника. Нередко в табельном номере (обычно последним знаком) кодируется категория должности (1 — руководитель, 2 — специалист, 3 — технический исполнитель); профессия рабочего обозначается знаком «0» или «4».
Не всегда такой подход можно назвать продуктивным, так как табельный номер, присвоенный работнику, не должен меняться при любых переводах или перемещениях внутри организации вплоть до увольнения. Кодирование же в табельном номере информации о структурном подразделении или о профессиональном статусе работника не позволяет сохранить табельные номера неизменными.
При традиционном подходе к присвоению табельных номеров табельный номер после увольнения работника «резервируется» на определенное время (3 года — в соответствии с ОСТом, 1 — 2 года — согласно Основным положениям по учету труда и заработной платы в промышленности и строительства (письмо Госкомтруда СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80), а по истечении этого времени присваивается новому работнику. Эта схема применяется по отношению ко всем принимаемым на работу, в том числе и к тем, кто принимается с условием об испытательном сроке. В том случае, если для последней категории работников вводится сокращенный срок резервирования табельных номеров, нужно продумать их надлежащий учет.
Все применяемые в организации коды систематизируются в специальных справочниках, а присвоенный работнику табельный номер подлежит регистрации.
При автоматизированном кадровом учете справочник табельных номеров ведется по форме, предложенной разработчиками программного обеспечения. При отсутствии такого обеспечения, форма справочника разрабатывается отделом кадров самостоятельно. Например, может использоваться нижеприводимая форма, в которой книга (альбом) делится на два раздела: первый предназначен для учета присвоения и снятия табельных номеров, второй — для учета уже использованных табельных номеров, помещенных в архив до повторного использования.
Страница
Раздела 1 справочника
Раздел 1. Табельные номера, присвоенные работникам
Табельный номер
Фамилия, имя, отчество работника
Дата приема на работу, № и дата приказа о приеме на работу<*>
Должность или профессия (с указанием структурного подразделения)
Дата прекращения трудового договора, № и дата приказа
№ записи
...
...
...
...
...
...
222
Иванов Сергей Петрович
10.10.2000, приказ № 123-к от 09.10.2000
менеджер отдела сбыта
11.10.2002 приказ № 140-к от 08.10.2002
222
...
...
...
...
...
...
222
Прохоров Иван Андреевич
18.10.2004 приказ № 119-к
старший бухгалтер
470
<*> Сведения о переводах работника устанавливаются по личной карточке работника, записям в трудовой книжке.
Раздел 2. Табельные номера, помещенные в архив
Табельный номер
№ записи в Разделе 1 справочника
Дата помещения табельного номера в архив <*>
Время начала повторного использования табельного номера
Номер записи Раздела 1 справочника о повторном использовании номера
№ записи
...
...
...
...
...
...
222
222
12.10.2002
12.10.2004
470
30
...
...
...
...
...
...
<*> Дата помещения табельного номера в архив должна соответствовать дате увольнения.
Табельный номер работника переносится в личную карточку из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Табельный номер Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Текущая версия (не проверялась)
Перейти к: навигация, поиск
Та́бельный но́мер — уникальный номер работника предприятия, учреждения, организации или её крупного структурного подразделения, под которым работник фигурирует во внутренних документах, прежде всего в личном деле, табеле (от которого происходит название) и документах на выплату заработной платы.
Табельный номер работника является уникальным в пределах организации или структурного подразделения, имеющего собственный отдел кадров и бухгалтерию, он присваивается однократно при поступлении на работу, никогда не изменяется. В одних организациях после увольнения работника он уже не может присваиваться другим работникам, поступающим на работу позже, а в других это разрешено. Обычно табельные номера присваиваются, начиная с единицы (под номером 1 обычно фигурирует первый руководитель предприятия), каждый следующий номер на единицу больше предыдущего.
Источник — «http://ru.wikipedia.org/w/index.php?title=Табельный_номер&oldid=42086097»
Категории:
Последнее изменение этой страницы: 12:14, 25 февраля 2012.
Текст доступен по лицензии Creative Commons Attribution-ShareAlike; в отдельных случаях могут действовать дополнительные условия. Подробнее см. Условия использования.
Wikipedia® — зарегистрированный товарный знак некоммерческой организации Wikimedia Foundation, Inc.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, может ли быть у одного и того же сотрудника два табельных номера, в том случае если он занимает в одной фирме две разные должности - одна основная, другая - внутреннее совместительство? При зачислении этого сотрудника по совместительству заводиться новая личная карточка, а соответственно присваивается новый табельный номер, но у этого сотрудника уже есть табельный номер по основной должности. Ответьте, пожалуйста, сколько табельных номеров должно быть у этого сотрудника Заранее благодарна за ответ!
Ответ
Нами неоднократно и подробно рассматривался вопрос о работе по совместительству. Ответили и на Ваш вопрос от 16 07 2007 г. Процедура оформления на работу сотрудника на условиях совместительства, в Вашем случае в качестве внутреннего совместителя, такая же, как и при принятии на основную работу. Трудовой договор с совместителем заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В трудовом договоре необходимо прописать, что работа будет выполняться на условиях совместительства (п. 4 ст. 282 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Кроме того. на сотрудника необходимо заполнить личную карточку (форма N Т-2), и присвоить табельный номер и в табеле учета рабочего времени сотрудник будет фигурировать дважды: как основной работник и как совместитель. При этом зарплата рассчитывается как по основной работе, так и по работе, выполняемой по совместительству.
16.07.2007

Это получается, что в 1С:8 нужно исправлять табельные номера, данные при приеме программой? Ведь в ней нельзя как в 1С:7 принимать одного и того же сотрудника дважды.
Когда к нам возвращается работник, у него новый табельный номер (программа присваивает, и я не исправляю) :)

Табельный номер – индивидуальный цифровой код, присваиваемый работнику при трудоустройстве.

Для чего необходим табельный номер

Присвоенный в момент принятия на работу, табельный номер является одним из основных элементов индивидуального кадрового и финансового учета по конкретному сотруднику, и отражается:

• в карточке кадрового учета формы Т-2 ;
• в кадровых приказах о приеме, увольнении, перемещениях, премировании, наказаниях и поощрения сотрудника;
• в автоматизированных бухгалтерских программах по расчету заработной платы (где идентификация сотрудника производится именно по индивидуальному номеру);
• в ведомостях по выдаче заработной платы.

Уникальный номер сотрудника дает возможность исключить ошибки в учете его трудовой деятельности, финансовых начислений по заработной плате, социальным выплатам, налоговым отчислениям.

Табельный номер сотрудника: как присваивается код и какие документы регламентируют процедуру

Нормативными актами РФ, регулирующими кадровый учет, порядок присвоения табельных номеров (ТН) не установлен. В связи с чем, кадровые службы руководствуются положениями, изложенными в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89 и ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.73 г. Пункт 18 данного Письма устанавливает необходимость присвоения ТН всем лицам, трудоустраивающимся на постоянную, временную или сезонную работу. Табельные номера уволенных сотрудников рекомендуется не присваивать другим лицам в течение 1-2 лет.

Учитывая, что порядок и необходимость присвоения уникальных учетных номеров законодательством оставлены на усмотрение работодателя, принципы идентификации сотрудников необходимо устанавливать распоряжением о внутреннем документообороте предприятия. В Правилах, регламентирующих порядок того, как присваивается табельный номер работнику на конкретном предприятии, должны быть отражены следующие аспекты:

• наличие и ведение на предприятии Журнала регистрации табельных номеров;
• каким образом присваивается табельный номер сотрудникам организации, трудоустраивающимся впервые и повторно;
• требования к хронологизации табельных номеров (начало с № 1 и последовательное возрастание нумерации);
• содержание Журнала регистрации ТН.

Период действия ТН

Индивидуальный ТН является неизменным, и действует на протяжении всего периода работы сотрудника на конкретном предприятии. Табельные номера, под которыми числились сотрудники, уволившиеся с предприятия, могут как остаться за уволенными, так и быть присвоенными новым работникам спустя некоторое время.

В случаях, когда работник по каким-либо причинам прервал свою деятельность, и после некоторого перерыва снова вернулся и трудоустроился на предприятие, ему лучше присвоить не новый, а тот же табельный номер, под которым он числился в штате ранее (если этот номер не присвоен другому сотруднику). Именно поэтому, перед тем, как присвоить табельный номер работнику, его данные сверяются с архивной базой предприятия на предмет наличия ранее присвоенного уникального кода.

Журнал учета ТН: содержание и требования к документу

Журнал регистрации табельных номеров унифицированного стандарта не имеет, однако имеет рекомендованную форму, согласно которой в нем должно содержаться минимум шесть обязательных граф:

• табельный номер;
• ФИО работника;
• дата приема на работу;
• специальность или должность, на которую устраивается сотрудник;
• структурное подразделение;
• регистрационные данные трудового договора (номер, дата).

Сами сотрудники нечасто сталкиваются с табельными номерами, а часто и вовсе не знают об их существовании. Тем не менее, на многих предприятиях (чаще средних и крупных) в кадровой документации используется табельный номер сотрудника. Как присваивается этот номер и зачем он нужен, расскажем в этой статье.

Что такое табельный номер (ТН)?

Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН. Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.

ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, - производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени.

Как присваивается табельный номер?

Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 "Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве" (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

• постоянно;
• временно;
• на сезонные работы.

ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

• обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
• ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
• ТН указывается в приказе о приеме на работу;
• нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
• ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
• при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.

ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:

• Ф.И.О. работника;
• дата приема работника на работу;
• должность или специальность работника;
• реквизиты трудового договора (номер и дата);
• структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
• табельный номер.

ТН и учет рабочего времени

На предприятиях, где размер заработной платы зависит от времени, проведенного работником на рабочем месте, ТН используется для фиксирования и учета часов работы конкретного сотрудника. Если работник провел на работе больше положенного, ему должны быть предоставлены дни отгула или оплачено время работы сверх нормы.

Размер отдыха или допоплаты будет зависеть от того, какой работнику установлен режим рабочего времени:

• нормальный - 40 часов в неделю;
• сокращенный - до 4 часов в день, например для несовершеннолетних;
• неполный - по соглашению с работодателем, для женщин с несовершеннолетними детьми, инвалидов, пенсионеров и т.д.

Так, несмотря на то, что присвоение ТН не является обязательным и не установлено законодателем, ТН активно используется многими организациями по сей день, а значит, ТН - это действительно удобный и эффективный инструмент ведения кадрового учета.

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

бухгалтер	расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
представитель ФНС	инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
сотрудник ФСС	отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
работник трудовой инспекции	инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
представитель Росстата	сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;
• внешним совместителям;
• работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ (если таковой есть)
• представитель отдела кадров;
• начальник подразделения.

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:

Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

• работают круглосуточно, посменно;
• используют гибкий график;
• организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
3. Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например.

Табельный номер сотрудника - как присваивается и зачем он нужен ? Рассмотрим эти и другие вопросы в нашей статье.

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

Каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты (п. 18 Приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80). При этом если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, то его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1-2 лет.

Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:

• в зарплатной ведомости (форма № Т-53);
• распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма № Т-11);
• формах для отражения рабочего времени (№ Т-12, Т-13).

Указанный выше нормативный акт, принятый еще в советское время, действует, как и многие другие источники права СССР, до сих пор. Поэтому присвоение табельного номера работнику — обязательная процедура для российских работодателей.

Рассмотрим, как она может быть осуществлена на практике, а также какими нюансами характеризуется применение табельного номера специалиста в кадровом учете.

Процедура присвоения табельного номера

Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.

Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

• Ф.И.О. принятого сотрудника;
• даты принятия на работу;
• должности специалиста;
• табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1-2 года после прекращения трудового договора).

2. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).

В обоих документах фиксируется табельный номер.

Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2017» .

3. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.

Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

Принципы формирования табельного номера

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из 4 цифр (п. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особенности применения табельного номера

• идентифицирует работника;
• определяет его должность.

Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-51 - расчетный лист» .

Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается 2 табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Однажды присвоенный сотруднику табельный номер сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1-2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

Итоги

Табельный номер обязательно назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение 1-2 лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

• «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец» ;
• «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец» .

← Вернуться