Сегодня обсудим цели и задачи деятельности службы ДОУ в современных условиях. Актуальные изменения в организации деятельности служб ДОУ должны быть отражены в положении об этой службе. Как часто нужно пересматривать этот документ? Современная терминология и изменения в содержательном наполнении Положения о службе ДОУ.
Статус службы ДОУ, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.
Цель данной статьи - рассмотрение наиболее важных изменений, происходящих в организации деятельности служб ДОУ, и того, как эти изменения могут быть отражены в положении об этом подразделении.
Функция управления документами в организации вы-полняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в норма-тивных документах последнего времени используется именно это название). Будем называть это подразделение так, как это сложилось в последние годы, - служба ДОУ.
Несмотря на то что документационное обеспечение (делопроизводство) - достаточно консервативная область деятельно-сти, в настоящее время мы являемся свидетелями весьма серь-езных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:
- изменение законодательства в сфере информации и до-кументации;
- изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);
- изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - как изменением организационно-правовой формы ор-ганизации или ее подведомственности, так и внедрени-ем системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами.
Целью данной статьи является изложение некоторых современных подходов к формированию службы ДОУ.
Конечно, в одних организациях эти изменения более ощу-тимы, в других - менее, но то, что эти изменения происходят, очевидно для всех специалистов в области документационного обеспечения. Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности служб ДОУ и выражаются прежде всего в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре службы ДОУ, требованиях, предъявляемых к делопроизводственному пер-соналу.
Терминология о службе ДОУ
Служба ДОУ - это:
- Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.
- Структурное подразделение организации, осуществляю-щее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроиз-водства в подразделениях.
Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:
«Служба ДОУ - это структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполни-тельной власти».
Именно второе значение понятия «служба ДОУ» важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразде-ления, делопроизводитель - или работник, совмещающий вы-полнение делопроизводственных обязанностей с функциональ-ными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выпол-нение обязанностей по ведению делопроизводства можно толь-ко на основании приказа (распоряжения) руководителя орга-низации. Однако применительно к положению о службе ДОУ мы будем иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.
В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, кан-целярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответствен-но делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.
Делопроизводство, документационное обеспечение, управление документами. Как известно, термин «делопроиз-водство» - старый термин, термин «документационное обес-печение (документационное обеспечение управления)», или сокращенно ДОУ, относительно новый, он употребляется на-ряду с термином «делопроизводство» в течение последних 30-35 лет. В настоящее время в литературе нет никаких доста-точно убедительных определений этих понятий, которые бы показывали разницу между ними. Специалисты в области ДОУ, как правило, употребляют их как синонимы и в том значении, которое закреплено ГОСТ Р 51141: «делопроизводство; документационное обеспечение (управления): Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Тем не менее бытует точка зрения, согласно которой термин «ДОУ» предпочтительнее употреблять в тех случаях, когда речь идет о делопроизводстве на основе современных информационных технологий, а термин «делопроизводство» - в иных случаях, когда речь идет преиму-щественно о традиционной обработке документов. Но, во-пер-вых, это различие не отражено в официальном определении, а во-вторых, в настоящее время такое разделение представля-ется уже не актуальным.
Если вспомнить историю возникновения термина «ДОУ», то окажется, что его появлению способствовало не столько изменение представлений об обозначаемом понятии, сколь-ко вкусы времени. Термин «документационное обеспечение» был создан специалистами в области вычислительной тех-ники по аналогии с другими терминами, применявшимися разработчиками автоматизированных систем управления: программное обеспечение, математическое обеспечение, информационное обеспечение и др., а также по причине того, что само слово «делопроизводство» воспринималось ими как устаревшее.
В последние годы у нас входит в употребление еще один термин - «управление документами», являющийся букваль-ным переводом соответствующего английского термина «records management», обозначающий, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства про-ведения деловых (управленческих) операций». Сравнив опре-деление данного термина с определением делопроизводства по ГОСТ Р 51141-98, мы увидим, что и в том, и в другом случае речь идет о деятельности («совокупность планомерных и эф-фективных действий»), связанной с документированием (соз-дание документов) и организацией работы с документами (об-работка, хранение, использование, уничтожение документов). Следовательно, есть все основания говорить о том, что и этот термин не несет ничего принципиально нового в своем опре-делении, что позволяло бы выделить и закрепить за ним особое содержание. Ограничившись таким, возможно, несколько по-верхностным обзором, позволим себе рассматривать все три термина как синонимичные, по крайней мере, в рамках данной статьи.
Нормативное регулирование деятельности службы ДОУ
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные до-кументы или документы методического характера, в которых бы содержалось примерное или типовое положение о службе ДОУ, как это было в свое время в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Приведенным в ГСДОУ примерным положением о службе ДОУ пользоваться в настоящее время можно только после очень серьезной его корректировки с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.
Тем не менее, отталкиваясь от этого примерного положе-ния о службе ДОУ и опираясь на его структуру, рассмотрим, какие положения о статусе службы делопроизводства, ее зада-чах и функциях актуальны для нашего времени и соответствен-но должны быть отражены в положении о службе ДОУ.
Общие положения
Первое, что устанавливается положением о подразделении (раздел «Общие положения»), - это название подразделения и его статус (официальное наименование подразделения и сте-пень его самостоятельности; место в структуре организации; кем возглавляется и кому подчиняется подразделение; какими законодательными и иными нормативными актами руковод-ствуется в своей деятельности; кем утверждаются структура и штаты подразделения; имеет ли подразделение печать). В це-лом, все эти вопросы актуальны для определения статуса струк-турного подразделения и сегодня, вопрос только в том, как они решаются в каждом конкретном случае.
Важно знать!
При определении статуса службы ДОУ наиболее болезненный вопрос - это место подразделения в структуре организации.
По данным исследований, проводимых ВНИИДАД с 2007 г., даже в федеральных органах исполнительной вла-сти (министерствах, службах, агентствах) служба ДОУ лишь в отдельных случаях является самостоятельным подразде-лением. На практике это может быть Административно-правовой департамент, Управление правового обеспечения, Контрольно-аналитическое управление, Департамент организационной и специальной деятельности, Департамент го-сударственной службы и кадров, Административно-кадровое управление и др. В подавляющем большинстве случаев она входит в структуру другого подразделения.
Подобная ситуация обусловлена тем, что Типовым рег-ламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (пп. 1.5-1.9) установлено, что струк-тура и штатное расписание центрального аппарата федераль-ного органа исполнительной власти утверждаются руково-дителем органа власти с учетом реестра должностей федеральной государственной гражданской службы и актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений. Таким образом, каждый федеральный орган исполнительной власти самостоятельно решает вопросы организации делопроизводства и формирования соответ-ствующего структурного подразделения. На федеральном уровне нет единства не только в определении места этого подразделения в структуре органа власти, но и в его наиме-новании, функциях и штатной численности.
Такая же ситуация характерна для служб ДОУ иных государственных и негосударственных организаций.
При определении места службы ДОУ в структуре органи-зации следует исходить из того, что служба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей органи-зации, следовательно, она должна быть самостоятельным под-разделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если объем документооборота не велик), с подчинением непосред-ственно руководителю организации или одному из заместите-лей руководителя, в ведении которого находятся вопросы ин-формации, документации, архива. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с ру-ководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руко-водства, выполняет другие поручения руководства.
Возможность службы ДОУ - это непосредственно «выходить» на руководство организации (руководителя, заместителя руко-водителя) принципиально важна для организации эффективной работы с документами и соответствующего отношения к доку-ментации со стороны других подразделений, которые, как это нередко бывает, воспринимают требования службы ДОУ в отношении организации работы с документами как необос-нованные или несущественные.
|
Мнение эксперта О.В. Белых, Статья носит «энциклопедический харак-тер» с глубоким и универсальным описанием целей и задач деятельности службы ДОУ в со-временных условиях. В частичном воплощении они являются характерными для многих отечественных организаций и предприятий. Современному времени свойственно отсутствие четко структурированной службы ДОУ в качестве организационного и методического центра, формирующего единые правила ведения де-лопроизводства, контролирующего соблюде-ние данных правил всеми работниками ор-ганизации. Автор призывает к закреплению за ДОУ на уровне предприятия свода правил и требований. Методический подход автора показывает необходимость положения о службе ДОУ и принципы его составления и внедрения. Помимо этого, автор приводит целый комплекс задач, функций, прав, ответ-ственности ДОУ, лежащих в основе форми-рования полноценного документального фонда организации, и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации. Прочтение этой статьи позволяет в практическом примене-нии не только проанализировать наиболее проблемные участки в данной сфере дея-тельности для конкретного предприятия, но и определить, какие наиболее важные зада-чи по совершенствованию системы ДОУ не-обходимо решить. |
Цели, задачи и функции
В регламентации деятельности службы ДОУ большое значение имеет определение ее целей и задач, в уже упоминавшемся примерном положении о службе ДОУ этот раздел называется «Цели и задачи службы ДОУ». В примерном положении цель службы ДОУ сформулирована следующим образом: «Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, коор-динация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления». На наш взгляд, данную формули-ровку («организация, руководство, координация, контроль и реализация работ») можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.
|
Мнение эксперта А.Н. Назаров, В качестве цели своей статьи «Служба ДОУ: цели, задачи и деятельность в совре-менных условиях» В.Ф. Янковая обозначила «рассмотрение наиболее важных изменений, происходящих в организации деятельности служб ДОУ, и того, как эти изменения могут быть отражены в положении об этом под-разделении» и тут же оговорилась, что «документационное обеспечение (делопроиз-водство) - достаточно консервативная область деятельности». Данное противоре-чие более или менее очевидно прослежива-ется на протяжении всей статьи. Особенно ярко это видно на примере приведенного В.Ф. Янковой сравнительного анализа терми-нов «делопроизводство», «документационное обеспечение» и «управление документа-ми» и краткого изложения истории их появления, на основании которых делаются выводы о том, что, по сути дела, ни один из этих терминов «не несет ничего принципи-ально нового в своем определении, что по-зволяло бы выделить и закрепить за ним особое содержание» и все три термина мож-но рассматривать как синонимичные. На наш взгляд, данный пример очень по-казателен, потому что большая часть измене-ний, происходивших за последние годы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), касалась не столько целей и задач, стоящих перед службами ДОУ, сколь-ко технологий, применяющихся для решения данных задач. Безусловно, эти изменения в значительной мере были связаны с «приме-нением в процессах управления документа-ми компьютерной техники, автоматизацией делопроизводственных процессов, внедре-нием и применением систем электронного документооборота и электронных докумен-тов», однако, несмотря на это, основные за-дачи служб ДОУ остались почти неизменны-ми. И здесь В.Ф. Янковая опять соглашается с тем, что перечень задач, стоящих перед службами ДОУ, в целом был сформулирован верно еще в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданной Главархивом СССР в 1991 г. В.Ф. Янковая отмечает только, что в настоя-щее время задачи служб ДОУ, перечислен-ные в ГСДОУ, нуждаются в более четкой фор-мулировке. Кроме того, у автора статьи вызывает сомнения задача, связанная с со-кращением документооборота, т. к., по мне-нию В.Ф. Янковой, говорить о ней «в услови-ях, когда рост документооборота является объективной тенденцией, некорректно. Мож-но говорить лишь об оптимизации докумен-тооборота, о рациональной маршрутизации документов, исключении случаев неквалифи-цированного документирования». Однако и в данном случае речь в большей степени идет о вопросах терминологии, чем о принципиальных различиях. Например, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документооборот как «движение документов в организации с момента их создания или по-лучения до завершения исполнения или отправления». Таким образом, если считать, что рациональная маршрутизация документов на-правлена на ускорение их движения и соот-ветственно сокращение сроков их исполне-ния в организации, а исключение случаев неквалифицированного документирования нацелено, помимо всего прочего, на приведе-ние количества подготавливаемых в организа-ции документов к оптимальному, то грань между сокращением документооборота и его оптимизацией перестает быть слишком яркой. Вероятно, можно говорить о том, что цели и задачи служб ДОУ в своей основе остаются традиционными и в наше время, но применение новых технологий и инстру-ментов позволяет сделать решение этих за-дач более эффективным. |
На заметку
Неудачным названием для службы делопроизводства является название «общий отдел», поскольку из слова «общий» никак не вытекает, что речь идет о подразделении, обеспечивающем работу с документами.
Представляется, что при формулировании цели службы ДОУ нужно исходить из того, что на практике является результатом документационного обеспечения. В результате документационного обеспечения в каждой организации создается ее документальный фонд - совокупность всех документов, об-разовавшихся в деятельности организации, как созданных в ней, так и поступивших из других организаций. Документальный фонд создается по определенным правилам, формироваться он начинает еще на стадии регистрации документов, используется документальный фонд в текущей деятельности организации, являясь источником информации для принятия управленческих решений. Жизнь документа в делопроизводстве заканчива-ется тогда, когда документ по истечении срока хранения уничтожается или, если он подлежит длительному или по-стоянному хранению, передается из документального фонда в состав архивного фонда, т. е. в архив организации. Следо-вательно, цель деятельности службы ДОУ можно сформули-ровать таким образом: формирование полноценного доку-ментального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.
Это утверждение можно воспринять как вполне очевидное, однако нужно отметить, что само понятие «документального фонда» - это новое понятие. Ни в одном словаре или стандар-те, содержащем делопроизводственную терминологию, оно не за-фиксировано. До самого последнего времени оно использовалось без соответствующего четкого определения. Единственный нор-мативный документ, в котором этот термин употребляется с пояснениями, раскрывающими его содержание, - это Прави-ла делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 447.
В пунктах 26 и 27 этого документа говорится: "Феде-ральный орган исполнительной власти: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его дея-тельности документов <...> Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуще-ствляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обес-печения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти".
Задачи, решаемые в деятельности подразделения, вытека-ют из цели или определяются целью. В свою очередь, цели и за-дачи службы ДОУ определяют функциональное содержание деятельности этого подразделения.
Для того чтобы сформулировать задачи службы ДОУ, нуж-но ответить на вопрос: что необходимо сделать для того, что-бы сформировать полноценный документальный фонд органи-зации?
В примерном положении о службе ДОУ задачи подраз-деления сформулированы следующим образом: "...Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. совершенствование форм и методов работы с до-кументами;
2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поис-ковых систем, контроля исполнения и подготовки докумен-тов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методиче-ских документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрес-сивных технологий документационного обеспечения управ-ления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности органи-зации".
|
Мнение эксперта В.М. Козлова, В деятельности любой организации без четко поставленных целей и задач невоз-можно добиться эффективных результатов в работе. Поэтому необходимо ответственно подходить к разработке локальных норма-тивных актов организации, которыми будут руководствоваться сотрудники при выпол-нении своих служебных обязанностей. Поло-жение о структурном подразделении позво-ляет четко определить место подразделения в организационной структуре компании, отразить цели, функции и задачи, выпол-няемые сотрудниками. В данной статье В.Ф. Янковая подробно описала требования к содержанию разделов Положения о службе ДОУ. Автор определила цель деятельности службы ДОУ, ее основные актуальные на сегодняшний день в условиях развития информационных технологий зада-чи и функции, которые можно дополнять и уточнять в зависимости от специфики дея-тельности организации. Информация, предо-ставленная в статье, поможет разработать По-ложение о структурном подразделении, соответствующее современным требованиям к специалистам в области документационного обеспечения управления. В условиях динамично развивающегося бизнеса, при регулярной оптимизации биз-нес-процессов компании сотрудникам необхо-димо отслеживать актуальность информации, предоставленной в локальных нормативных актах. Все изменения, происходящие в про-цессах деятельности компании, необходимо вовремя закреплять во внутренних управлен-ческих нормативных документах и контроли-ровать их выполнение всеми сотрудниками компании. |
Перечень задач, на наш взгляд, в целом сформулирован верно, но вызывает сомнение п. 2.1.3, поскольку ставить зада-чу "сокращения документооборота, количества форм докумен-тов и документов" в условиях, когда рост документооборота является объективной тенденцией, не корректно. Можно гово-рить лишь об оптимизации документооборота, о рациональной маршрутизации документов, исключении случаев неквалифи-цированного документирования. Кроме того, задачи службы ДОУ нуждаются в более четкой формулировке.
Исходя из сформулированной нами цели службы ДОУ, формирование полноценного документального фонда орга-низации и создание условий для его эффективного исполь-зования в текущей деятельности организации, - мы можем задачи службы ДОУ выстроить следующим образом:
- обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;
- разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хра-нения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с доку-ментами и контроль за применением;
- совершенствование форм и методов работы с докумен-тами на основе применения информационных техноло-гий, унификации и стандартизации документов и про-цессов управления документами;
- организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подраз-делениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выпол-няемые данным подразделением.
Функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы: общие управ-ленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразде-ления, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и в конечном счете обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: органи-зация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ. Таким образом, в составе функциональ-ной деятельности службы ДОУ также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ.
Полезно знать!
Функции подразделения - это фактически конкретные виды работ, которые должно выполнять подразделение для достижения поставлен-ных задач.
Собственно управленческие функции службы могут быть сформулированы следующим образом:
- организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления (можно сказать иначе: процессов управления документами), участие в формировании политики организации в сфе-ре управления документами;
- контроль выполнения установленных правил и тех-нологий создания, обработки, хранения и использо-вания документов в организации на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
- контроль за формированием документального фонда организации (контроль за формированием дел и обес-печением их сохранности) в структурных подразде-лениях организации;
- контроль за состоянием организации работы с доку-ментами в подведомственных организациях.
К специфическим функциям службы ДОУ относятся сле-дующие:
- разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (ДОУ), номенклатуры дел, адми-нистративных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих про-цессы создания, обработки, хранения и использования документов организации;
- проектирование образцов бланков документов, раз-работка унифицированных форм документов, кон-троль их использования в структурных подразделе-ниях организации;
- разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем админист-ративных и бизнес-процесов по управлению докумен-тами (созданию, обработке, хранению и использованию документов);
- осуществление экспедиционной обработки докумен-тов;
- организация предварительного рассмотрения доку-ментов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организа-ции;
- организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документообо-рота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
- формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, веде-ние информационно-справочной работы по докумен-там, создание, хранение, поиск и использование до-кументов в организации;
- организация контроля за сроками исполнения доку-ментов (поручений), регулирование хода исполнения документов;
- ведение аналитической работы по результатам кон-троля исполнения документов (поручений) и инфор-мирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисцип-лине;
- обеспечение документирования деятельности колле-гиальных (совещательных, координационных, мето-дических и др.) органов;
- организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов;
- рассылка документов (копий документов) по струк-турным подразделениям организации и подведом-ственным организациям;
- разработка и согласование номенклатур дел струк-турных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;
- проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и от-бору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
- подготовка предложений о проведении работ по ав-томатизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой систе-мы электронного документооборота;
- повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопро-сам создания, обработки, хранения и использования документов.
Предлагаемый перечень функций службы ДОУ можно рас-сматривать как универсальный, т. е. такой, который в полном объеме может использоваться в организации, независимо от содержания и характера ее деятельности, организационно-пра-вовой формы, объема документооборота и других особенностей.
|
Мнение эксперта Г.В. Подкорытова, В очередной раз с интересом к изложен-ной тематике и огромным уважением к кон-кретному автору публикации ознакомилась со статьей журнала. Как практик с многолетним опытом рабо-ты, в т. ч. в организациях различных форм собственности, могу уверенно сказать - цели статьи, обозначенные автором как анализ из-менений, происходящих в деятельности служб ДОУ, и документирование этих измене-ний созданием (корректировкой) положения о подразделении, являются более чем важ-ными и актуальными в работе организации. К сожалению, руководство высшего уровня на практике, как правило, о подоб-ных публикациях не ведает или просто не хочет вникать в суть вопроса. Причины этого разные: первоочередные куда более важные и насущные, на их взгляд, задачи -выпуск продукции, оказание услуг, а в от-дельных случаях - отсутствие предложений по оптимизации документирования бизнес-процессов со стороны специалистов ДОУ. Более того, на вопрос, как обстоит в орга-низации дело с постановкой делопроизвод-ства, многие руководители ответят положи-тельно. Хотя надо отметить, что в последнее время руководители все чаще ставят вопрос о качественном улучшении делопроизвод-ства в организации, понимая высокую сте-пень его важности и значимости. В своей практике мне посчастливилось работать с директором, впоследствии с ним же - генеральным директором, который бо-лее чем внимательно относился к документационному обеспечению управления, дове-рял специалистам ДОУ, а также поддерживал службу ДОУ во всех ее инновациях с предва-рительным анализом предлагаемых измене-ний. Необходимо подчеркнуть, что он также равно уважительно относился к специали-стам иных служб организации. И вот этим отношением он вырастил немало прекрас-ных специалистов. Что же мы имеем в отдельно взятых ор-ганизациях сегодня? Я думаю, то, о чем я скажу, знакомо многим. Что такое специа-лист-делопроизводитель, будь он руководи-тель службы или рядовой работник? Что та-кое проблемы службы по отношению к иным, на взгляд руководителя, наиболее важным подразделениям? Зачастую наша служба и ее работники оказываются "на задворках". Кого сокращают в первую очередь? Дело-производителей. Кого в последнюю очередь мотивируют на результат? Делопроизводите-лей. Кому не считают важным выделять де-нежные средства на повышение квалифика-ции, участие в коллегиальных мероприятиях по обмену опытом? Делопроизводителям. Кого не назначают в структурных подразде-лениях? Опять же ответственных за ведение делопроизводства. И что же мы тогда дол-жны ждать в плане оптимизации документо-оборота, исключения случаев неквалифици-рованного документирования? Да почти ничего. Отсюда и конечный результат:
И это далеко не полный перечень упуще-ний в организации документационного обес-печения управления. В заключение хочется сказать следующее. Уважаемые руководители, коллеги! Наша служба ДОУ занимает не последнее место в работе организации. Обратите еще раз пристальное внимание на наши проблемы, задачи, и результат не заставит себя ждать. А экономия средств на нуждах службы сего-дня, в т. ч. на автоматизации документирова-ния, завтра может явиться одной из причин ослабления рыночных отношений со всеми вытекающими отсюда последствиями. |
Однако данный перечень функций не является исчерпывающим, в отдельных случаях он может дополняться иными функциями, например для служб ДОУ органов власти важно выделить в качестве отдельных функций организацию работы по рас-смотрению и исполнению обращений граждан, запросов юри-дических и физических лиц, запросов депутатов законодатель-ных (представительных) органов власти и др.
Права, ответственность и взаимоотношения
Кроме регламентации функций службы ДОУ в положении о ней устанавливаются комплекс прав и виды ответственности за возможные нарушения, отступления от установленного поряд-ка работы с документами, а также порядок ее взаимодействия с руководством, другими подразделениями организации и (или) подведомственными организациями, сторонними орга-низациями и лицами.
Службе ДОУ должны быть предоставлены следующие права:
- требовать от руководителей структурных подразде-лений, подведомственных организаций, работников организации выполнения установленных правил соз-дания, обработки, хранения и использования доку-ментов;
- запрашивать в структурных подразделениях и под-ведомственных организациях информацию, необхо-димую для организации работы с документами и оценки ее результатов;
- возвращать работникам организации - исполнителям документов и поручений - неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушени-ем установленных правил согласования и удостове-рения документов;
- готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования ра-боты с документами;
- представлять руководству организации предложения о совершенствовании работы с документами, повы-шении исполнительской дисциплины, совершенство-вании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда.
Важно знать!
Право структурного под-разделения - это механизм, позволяющий обеспечить выполнение установленных функций в случае возникно-вения каких-либо проблем (помех).
В разделе "Ответственность" положения о службе ДОУ устанавливаются критерии оценки работы подразделения. Кри-терии оценки в данном случае - это показатели, характеризую-щие качество, своевременность, соответствие выполняемой работы установленным объемам и другим показателям, которые используются для измерения качества и количества выполняемой работы. Качество выполнения работы может определять-ся степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и дру-гих нормативных и методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.
Полезно знать!
Своевременность выполнения работы определяется соответствием конкретных сроков завершения работ темсрокам, которые установлены плановыми, распо-рядительными или иными документами.
В данном разделе положения о службе ДОУ желательно отразить ответственность за:
- нарушение правил, сроков создания, обработки, хра-нения и использования документов;
- нарушение принципов (правил) формирования доку-ментального фонда организации, утрату или порчу документов;
- несоблюдение установленной в организации техно-логии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
- разглашение информации служебного характера, не-соблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;
- невыполнение в установленные сроки и установлен-ном объеме поручений руководства;
- несоблюдение установленных правил противопожар-ной безопасности, организации и охраны труда.
Раздел "Взаимоотношения" положения о службе ДОУ опре-деляет информационные и документационные связи подразделения, документы, создаваемые в подразделении; устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения, а также определяет, в каком порядке и кем рассмат-риваются разногласия, возникающие в деятельности подразде-ления.
В данном разделе положения должно быть предусмотрено взаимодействие службы ДОУ с руководством организации, всеми функциональными и вспомогательными подразделения-ми организации, службой ДОУ вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами.
Цели, задачи, функции службы ДОУ, установленные поло-жением о ней, должны найти свою детализацию в должностных инструкциях работников этого подразделения.
Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.
Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:
· управление делами;
· общий отдел;
· канцелярия;
· секретариат.
В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).
Цели службы ДОУ:
· организация работы;
· руководство документационным потоком;
· координация видов работ с документами;
· контроль за последовательностью работы с документами;
· организация работ по документационному обеспечению управления.
Задачи службы ДОУ:
· совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого порядка документирования;
· обеспечение единого порядка работы с документами;
· контроль за исполнением документов;
· хранение документов;
· унификация форм документов;
· сокращение, по возможности, документооборота;
· методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
· внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции службы ДОУ:
· разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
· обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
· доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
· контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
· изготовление и размножение документов;
· разработка номенклатуры дел, хранение дел;
· контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
· организация работы архива;
· повышение квалификации работников службы ДОУ.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:
1. Централизованная форма.
Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив - т.е. происходит полный цикл обработки документов.
Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.
3. Смешанная форма организации работ с документами.
Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.
Функции структурных подразделений службы делопроизводства.
1. Секретариат - структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.
2. Секретарь выполняет функции:
o предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
o подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;
o организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.
Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)
o бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).
3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.
Выполняет следующие функции:
o подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
o анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
o организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
o прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):
o разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
o разработка документов;
o организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
5. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
o регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
o формирование и ведение справочно-информационного материала;
o контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.
7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:
o контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
o анализ исполнительной дисциплины;
o информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
9. Машинописное бюро выполняет:
o очистку и правку текстов документов;
o учет выполняемой работы.
10. Копировально-множительное бюро выполняет:
o перепечатку документов с черновиков;
o тиражирование документов;
11. Архив осуществляет:
o прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
o учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
o подготовку дел к передаче на государственное хранение.
Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.
Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач :
1)Обеспечение документирования управленческой деятельности.
2)Организация работы с документами в учреждении.
3)Совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
- Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;
- Обеспечение изготовления документов, копирования ит иражирования;
- Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
2. Задачи организации и работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- контроль за исполнением документов;
- систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
- организация работы с обращениями граждан;
- обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
- Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
- Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
- Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
- Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
- Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;
- Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Введение
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.
Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.
С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.
До конца ХV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.
Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945гг.
С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов.
Термины и определение
Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.
Современное делопроизводство включает:
Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Роль, значение службы ДОУ в учреждении
В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления , одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».
Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:
1. Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.
2. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.
Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:
Обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,
Совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
· функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
Разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,
Обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,
Контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
· функции, связанные с организацией работы с документами:
Установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),
Обработка поступающих и отправляемых документов,
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,
Разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,
Предварительное рассмотрение документов,
Контроль за исполнением документов,
Систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,
Подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,
Обеспечение зашиты документной информации,
Организация работы с обращениями граждан;
· функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
Разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,
Проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,
Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,
Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,
Разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.
Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.
Службу ДОУ со сложной внутренней структурой, в которую входят подчиненные ей подразделения (например, секретариат, протокольная группа, отдел совершенствования делопроизводства, приемная, архив, копировально-множительное бюро, редакционная группа и т.д.), можно назвать не управлением делами, а управлением или департаментом по работе с документами (или документацией).
В небольших организациях служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.
Заключение
Из истории мы можем заметить, что с развитием государства развивалось и делопроизводство. На протяжении всего времени становления делопроизводства менялись требования, стандарты, штаты работников занимающихся организацией делопроизводства.
С увеличением числа создаваемых документов и внедрением информационных технологий, сложились новые требования к оформлению документов, что привело к расширению штатов в сфере делопроизводства и созданию службы ДОУ, которая организовала более эффективную работу с документами. Конечно, служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение существует не в каждой организации, как мы заметили, это зависит от объема документооборота в организации.
Еще раз, обращаясь к истории, я хочу заметить, что когда каждый работник, занимаясь своими должностными обязанностями приносит свой вклад в эту сферу деятельности. Так и служба ДОУ играет свою важную роль в учреждении. В крупной компании большой объем документооборота и каждый, выполняя свою работу, приносит успех свой компании.
Литература
1. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.- № 7 С. 48-51.
2. Каменева Е.М. «Делопроизводство» и «Документационное обеспечение управления»: есть ли разница значений? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - № 9 С. 34.
3. Кудряева В.А. Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 2003.- С. 3.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления. Однако этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и в определенной части является устаревшим. Тем не менее некоторые положения, введенные ГСДОУ в 1988 г., остаются и в настоящее время актуальными. Это касается в первую очередь некоторых общих правил документирования управленческой деятельности.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, служба ДОУ и др.
В состав управления делами включаются служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.
В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.
В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации:
в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
в акционерных обществах – учредительной конференцией;
в кооперативах – общим собранием членов кооператива.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:
Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
Разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;
Контроль за соблюдением стандартов на документы;
Экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;
Регистрацию документов и учетно-справочную работу;
Контроль за исполнением документов;
Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;
Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
Организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
В настоящее время перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки работы с АСУ (автоматизированной системой управления) на основе унифицированных систем документации и процессов управленческой деятельности, рационального документооборота. В условиях научно-технической реконструкции, обусловленной рыночными изменениями, в хозяйстве республики произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой деятельности предприятий, ростом числа учреждений, организаций и предприятий, увеличением номенклатуры производимых товаров и усложнением процесса их перемещения, расширением экономических связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств вычислительной техники, эффективность их использования находятся в прямой зависимость от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.