УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор"_____________"
_________________ (ОАО «_______»)
Должностная инструкция секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая секретаря-референта, далее - "должностная инструкция секретаря", определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно _________________ Общества.
1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь-референт должна знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; должностную инструкцию секретаря.
1.6. В период временного отсутствия секретаря-референта ее обязанности возлагаются на ___________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Секретарь-референт осуществляет следующие обязанности:
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
Печатает по указанию руководителя различные материалы.
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря-машинистки.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря-машинистки.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с ее профессиональной деятельностью.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Общества.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-референт обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
И т.д...
Дополнительные должностные обязанности доступны в типовом бланке и образце должностной инструкции секретаря-референта вариант которой можно скачать из прикрепленного файла.
Секретарь - незаменимый помощник в любом офисе. К этой должности можно отнести и делопроизводителя, и личного ассистента руководителя, и ресепшиониста. Секретарь-референт занимается документооборотом компании, следит за хранением и использованием документов. Как же появилась эта профессия?
Зародилась она во времена активной реформаторской деятельности Петра I, который и ввел такое понятие, как «секретарский чин». Поначалу это были именно чиновники, которые занимались учетом и нумерацией приходящих писем. В начале XX века профессия секретаря получила широкое распространение, и к 1875 году во многих крупных городах Европы и Америки можно было устроиться на специальные курсы для машинисток. С изобретением пишущей машинки в 1880 году профессия постепенно приобрела женское лицо. К концу Первой мировой войны найти мужчину-секретаря было практически нереально. В то время это была одна из немногих доступных профессий для женщин. Наиболее амбициозные из них оканчивали курсы и устраивались на работу в фирмы и конторы по всему свету. Их уважали, а труд хорошо оплачивали. Должность секретаря-референта стала одним из первых шагов на пути к женской эмансипации.
В наши дни профессия уже потеряла былую престижность, но спрос на специалистов по делопроизводству по-прежнему высок. Новейшим течением стали удаленные секретари, чье присутствие даже не обязательно в офисе. Услугами онлайн-ассистентов пользуются многие интернет-платформы, которым нужно поддерживать общение с клиентами.
Обязанности секретаря-референта
Среди народа ходит немало шуток и поговорок про секретарей. Но, несмотря на их плохую репутацию, должностных обязанностей у секретаря-референта очень много. Если вы хотите работать по этой специальности, то вам будет не обойтись без дисциплинированности, ответственности и определенных знаний. Что же входит в обязанности такого сотрудника?
- Ведение делопроизводства: на плечи женщин ложится нелегкая задача скрупулезно проверять все бумаги и содержать их в порядке. Помощь может понадобиться всем сотрудникам компании, и, как правило, в больших фирмах на должность секретаря-референта набирают несколько человек.
- Организация совещаний, поездок, встреч: секретарь всегда должен быть в курсе всех новостей и держать руку на пульсе. Он не только обычно согласовывает рабочий график руководства, но и занимается подготовкой командировок и деловых встреч.
- Прием телефонных звонков: в систему непосредственных обязанностей сотрудника входит общение с клиентами, партнерами и другими людьми.
- Прием посетителей: представительный внешний вид очень важен для данной профессии, поскольку зачастую первый человек, которого видят в компании, это секретарь.
- Заказ канцтоваров и другое жизнеобеспечение офиса.
- Выполнение просьб руководства. В некоторых компаниях именно эта статья занимает большую часть рабочего времени. Поэтому, устраиваясь на работу, нужно сразу четко обговорить с будущим начальником рамки ваших обязанностей.
Как можно заметить, ответственность у секретаря-референта довольно высокая. И список требований тоже внушает трепет. Какими качествами должен обладать секретарь для того, чтобы его взяли на работу?
Требования к этой вакансии
- Хорошее знание компьютера и высокая скорость печати. Современные системы заменили прежние печатные машинки, но основные положения должностной инструкции секретаря-референта остались прежними: умение обращаться с офисной техникой и быстрота записи.
- Представительный внешний вид: законом РФ запрещена любая дискриминация по расовому, половому или возрастному принципу при наборе сотрудников. Но аккуратный и опрятный внешний вид, вежливая речь и умение поддержать разговор будут вашими несомненными преимуществами.
- Пунктуальность и организованность: эти качества не помешают и другим специалистам, но для секретаря являются особенно важными.
- Среднее специальное образование или высшее.
- Для некоторых вакансий может потребоваться и знание английского языка. Особенно внимательно к этому относятся в крупных фирмах.
Права сотрудника
Работа секретарем подразумевает много ответственности, но есть у сотрудников и права, которые они могут защищать в случае нарушений со стороны начальства.
- Секретарь имеет право запрашивать и получать информацию, необходимую для корректного исполнения своих обязанностей.
- Работодатель должен обеспечить сотруднику условия для работы и сохранности документов.
- Секретарь-референт может выдвигать идеи по улучшению процесса работы. Также он может принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных инструкций.
- Секретарь-референт может пропускать работу по состоянию здоровья и ухудшения самочувствия.
Профессия делопроизводителя, по статистике, одна из самых «долгих» на рынке: работников зачастую оставляют внеурочно. Зная свои права и обязанности, сотрудник может действовать в своих интересах на благо компании.
Какое образование нужно, чтобы получить эту работу?
В должностной инструкции секретаря-референта указано, что претендент на вакансию должен обладать высшим или средним специальным образованием и опытом работы не менее года. Если пока у вас нет опыта, вы не знакомы с офисными программами и не очень уверенно печатаете, то можете окончить специальные курсы секретаря-референта, на которых вас научат вести деловую переписку и обращаться с компьютером на уровне уверенного пользователя. Получить все эти знания можно и самостоятельно, найдя информацию в книгах или интернете. Немного практики - и вас точно примут в фирму, нуждающуюся в подобном специалисте.
Где найти работу?
Должность секретаря-референта есть практически в каждой компании. Рынок вакансий изобилует различными предложениями, среди которых можно найти вариант с подходящей доступностью и заработной платой. Но имейте в виду, что и конкуренция в этой сфере тоже высока. Чтобы получить место, нужно выделиться среди десятков остальных соискателей. Кроме того, в маленьких фирмах должностные обязанности секретаря-референта зачастую не регламентированы четко, и сотруднику приходится выполнять множество разнообразной работы. Чтобы избежать этого, выбирайте большие компании, в них обычно четко прописаны рамки ваших обязанностей. Если такой возможности у вас нет, то просто детально обговорите все обязанности, которые вам предстоит выполнять на новом месте работы.
Сколько получают специалисты-делопроизводители?
Средняя заработная плата специалистов-секретарей колеблется в пределах 25-45 тысяч рублей. Помощники руководителей получают обычно немного больше, чем делопроизводители. Кроме того, секретари-референты могут во время своей работы перенимать уникальный опыт работы у своего начальства. Начинающий сотрудник вряд ли будет получать заработную плату выше 25000 рублей даже в таких крупных городах, как Санкт-Петербург и Москва. Но с ростом опыта и знаний будет расти и зарплатная ставка.
Устроиться на работу секретарем гораздо проще, если знать, о чем спрашивают на собеседованиях. Умение работать с программами Word и Excel являются определяющими при приеме на работу. Потребуется и высокая скорость печати. В интернете можно найти специальные программы для обучения слепому методу печати, который значительно сокращает время на набор текста. Для более быстрого приема на работу нелишним будет обновить резюме на сайтах по поиску работы, а для собеседований подготовить небольшое портфолио с описанием ваших навыков и умений.
Одеваться на встречу с потенциальным работодателем нужно в строгий офисный костюм темных оттенков. Он сразу задаст тон встрече и покажет вас как ответственного и профессионального сотрудника. Если вы претендуете на должность помощника руководителя, то помните, что в этом случае вести себя стоит очень продуманно. Перед собеседованием изучите историю компании. Работодатель увидит, что вы основательно подготовились к встрече, а вы избежите ряда досадных промахов.
Итоги
Несмотря на большой список обязанностей и требований к секретарям-референтам, с этой работой может справиться каждый. При грамотной подготовке пройти собеседование также не составит труда. И даже если у вас нет стажа, не отчаивайтесь, попробуйте для начала устроиться в некрупную компанию. Следуя нехитрым правилам, вы сможете сделать карьеру в области делопроизводства.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (примерная)Референта 1. Общие положения
1.1.Референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора (руководителя) предприятия.
1.2.Референт непосредственно подчиняется директору (руководителю) предприятия.
1.3.В своей работе референт руководствуется Конституцией Украины, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства на предприятии, настоящей должностной инструкцией.
2.Квалификационные требования:на должность референта может быть назначен работник с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним общим образованием и индивидуальной подготовкой не менее трех месяцев.
3.Референт должен знать:
- организационную структуру управления предприятием, подотчетность руководителей структурных подразделений и руководящий состав предприятия;
- номенклатуру выпускаемых изделий, оказываемых услуг и выполняемых работ предприятием;
- требования госстандартов по ведению делопроизводства;
- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
- внутренние административные и нормативные документы;
- правила эксплуатации персональных компьютеров и другой офисной оргтехники;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- регламент работы руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений;
- правила внутреннего трудового распорядка предприятия;
- нормы и требования по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
4.Функциональные обязанности.
Референт обязан:
- выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора (руководителя) предприятия;
- организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, деловых встреч, проводимых директором (руководителем) предприятия (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы;
- обеспечивать директора (руководителя) предприятия служебными документами и различными техническими бланками, необходимыми в работе;
- обслуживать аппаратуру "телефакс", осуществлять прием и отправку телефонограмм, при необходимости делать ксерокопии документов, печатать по указанию руководителя различные материалы, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам;
- принимать служебные документы и личные заявления, направленные сотрудниками на рассмотрение и подпись директору (руководителю) предприятия;
- обеспечивать отбор, формирование и хранение документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, сдавать в установленные сроки в архив;
- ориентировать сотрудников предприятия на порядок рабочего дня директора предприятия (руководителя);
- организовывать прием, регистрацию и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки на предприятие, создавать им комфортные условия, способствующие благоприятному решению производственных вопросов;
- сохранять втайне сведения конфиденциального характера и личностного плана, которые становятся известными в процессе работы.
5. Права
Референт имеет право:
- в пределах своей компетенции и полномочий осуществлять запись работников предприятия на прием к директору (руководителю), рационально планируя время для рассмотрения различных вопросов и принятия решений;
- самостоятельно решать вопросы, не вызывающие сомнения;
- привлекать руководителей и специалистов предприятия для подготовки технических документов, необходимых директору (руководителю);
- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
6. Ответственность
Референт несет ответственность за:
- качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;
- соблюдение сохранности сведений конфиденциального характера и сведений, составляющих коммерческую тайну;
- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
- соблюдение инструкций по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
7. Прочие условия
Настоящая Должностная Инструкция сообщается Референту под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять___________________(Подпись)
"______"______________200___ г.
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков
/Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов
/Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
ФАЙЛЫ
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
У многих должность секретаря референта ассоциируется с красивой длинноногой девушкой изящно подающей кофе. Это в корне не верно. Естественно, что человек, занимающий данное место должен выглядеть представительно, так как является лицом компании. В первую очередь – это сотрудник занимающийся обеспечением эффективной деятельности организации. Поэтому круг обязанностей на донном рабочем месте очень обширен. Попробуем с ним разобраться поподробнее.
Кто такой секретарь референт?
В зависимости от особенностей деятельности организации к данной должности предъявляются различные требования .
Корни профессии уходят во времена Древнего Рима. В переводе с латинского «secretus» означает «секрет». Именно так именовались доверенные лица при знатных вельможах. Это были исключительно мужчины.
Только в начале 19-го века эта профессия стала отождествляться с представительницами женского пола . С того времени функциональные обязанности специалиста существенно расширились. Работник должен был не только владеть пишущей машинкой и принимать входящие телефонные звонки, а быть основным помощником руководителя, организовывать документооборот, решать огромное количество организационных вопросов.
В результате появляется необходимость в выделении узкой специализации из большого объема полномочий. Так, человек занимающийся приемом и переводом телефонных звонков стал называться сотрудником на ресепшене. Тот, кто оформляет входящую и исходящую документацию – делопроизводителем.
Профессия секретаря референта продолжает совмещать в себе разнообразные функции — от офис-менеджера, до первого помощника руководителя. Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность.
Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность. Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры. Очень часто из хороших секретарей «вырастают» топ-менеджеры и руководители второго звена.
Общие положения инструкции
Общие положения являются введением в должность. Стандартная инструкция в разделе общие положения содержит следующие основные пункты:
- краткие сведения о должности. Например, что секретарь референт относится к категории специалиста;
- перечень лиц, которые имеют право назначать или снимать с должности этого работника и кому он должен подчиняться;
- какие сотрудники могут заменить специалиста во время его болезни, отпуска или отсутствия на рабочем месте по другой причине;
- требования к работнику, а именно какими знаниями и умениями, квалификационными навыками он должен обладать;
- перечень инструкций, внутренних положений и законодательных актов, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности;
- перечень вопросов, которыми должен владеть сотрудник.
Каждое предприятие описывает этот раздел в соответствии с личной производственной необходимостью.
Пример должностной инструкции.
Обязанности и задачи
На современном рынке труда профессия секретарь разделена по узкой специализации в зависимости от выполняемых функций. Должность секретарь референт все чаще переименовывается в помощника или ассистента руководителя.
Многие годы должность референта занимают в основном представительницы прекрасного пола. Во многом это связано с особенностями женской психологии: умением улавливать малейшие изменения в настроении, проявлять гибкость в конфликтных ситуациях, создавать комфорт и особую атмосферу в офисе компании.
Секретаря референта наделяют большим списком задач и обязанностей, к основным можно отнести следующие:
В зависимости от масштабов предприятия и особенностей его деятельности список обязанностей может дополняться или урезаться . Многие задачи не прописываются в должностной инструкции, а разъясняются в процессе работы. Секретарь референт это ответственная должность, которая не ограничивается бесконечной болтовней по телефону и завариванием кофе.
Требования к специалисту
От профессионализма данного сотрудника во многом зависит эффективность работы всего предприятия . Поэтому хороший секретарь референт – это профессионал, который ценится на «вес золота».
Любое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать должностные инструкции к любому рабочему месту. Поэтому в различных организациях будут предъявляться разнообразные квалификационные требования к вакансии секретарь референт.
Стандартного списка профессиональных навыков не существует. Обычно к кандидатам предъявляются следующие требования:
- Наличие высшего или среднего специального образования. Специализация может быть разнообразной – юриспруденция, делопроизводство и тому подобное.
- Опыт работы. Каждая компания устанавливает свои требования от года и больше. Навыки могут быть получены на должности ассистента руководителя, офис-менеджера либо секретаря. В некоторых организациях готовы взять молодого специалиста без практики, но с обязательным наличием «корочки» об окончании курсов референта.
- Навыки по владению офисной техникой – телефон, факс, копировальное оборудование, принтер и другое.
- Хорошее владение ПК, со знанием программ Excel, Power Point, Word, возможно предъявление требований по умению работать с графическими редакторами или платформами для отправки-получения электронной корреспонденции.
- Обязательные навыки в области организации документооборота.
- Знание иностранного языка. Это условие не всегда предъявляется. Наличие подобных умений всегда приветствуется.
- Грамотная письменная и устная речь.
Должностная инструкция – это официальный документ, в котором нельзя излагать требования, относительно внешнего вида, пола, возраста или личных качеств характера. Тем не менее, многие организации негласно «отбраковывают» кандидатов по данным критериям.
Это связано со спецификой профессии. Секретарь всегда на виду. Поэтому наличие привлекательной внешности, приятного голоса, доброжелательности хороший бонус, для того чтобы получить эту должность.
Кроме этого кандидат должен быть:
- стрессоустойчивым;
- ответственным, пунктуальным;
- обладать хорошей памятью;
- способностью быстро реагировать на изменение ситуации.
Очень важно, если человек умеет «чувствовать» настроение и способен быстро прореагировать , если директор «встал не с той ноги».
Кроме этого должность секретаря обладает огромным количеством специфических элементов , которые не пропишешь ни в одной инструкции.
Ответственность и права
Данные позиции четко прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Понятно, что для того чтобы требовать четкое исполнение функциональных задач, сотрудника необходимо наделить определенными правами для их выполнения .
В большинстве случаев секретарь референт имеет право:
- Получать любую необходимую для работы информацию, в том числе и конфиденциальную.
- Вносить предложения по поводу улучшения эффективности собственного труда и компании в целом.
- Участвовать в разработке проектов, относящихся к непосредственной деятельности.
- В рамках коммуникационных связей между отделами и подразделениями запрашивать и получать любые документы необходимые для работы. Обычно в инструкции отдельным разделом выделяются контакты и предоставляемая ими информация.
- Обращаться к руководству с требованием о создании благоприятных условий для выполнения служебных обязанностей.
- Самостоятельно принимать решения в рамках должностной инструкции.
- Обращаться к руководству и работникам предприятия за помощью в организации рабочего процесса.
- Визировать документы в рамках своей компетенции.
- Корректировать и отправлять на доработку получаемую документацию.
Данный перечень может быть расширен или наоборот урезан в зависимости от круга обязанностей возложенных на работника . Без предоставления определенных прав сотрудник не может нести ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
Секретарь референт несет ответственность исключительно в рамках своих должностных обязанностей за следующие моменты:
- Представление на рассмотрение директору документов, оформленных в несоответствии с действующим законодательством или внутренними локальными актами.
- Нерадивое отношение к учету внутренней документации.
- Разглашение информации о предприятии третьим лицам, особенно данных, относящихся к конфиденциальным.
- Ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
- Причинение материального ущерба организации.
- Нанесение вреда репутации предприятия своими действиями.
Ответственность определяется в рамках действующего на данный момент трудового, административного или уголовного законодательства.
Преимущества и недостатки профессии
На данный момент профессия секретарь референт очень востребована. Это можно отнести к достоинствам данной профессии. У профессионального референта не будет проблем с поиском работы.
К основным преимуществам должности можно отнести следующие:
- отсутствие физических нагрузок;
- работа в теплом, уютном офисе;
- разнообразная и интересная работа. Секретарь владеет всеми информационными потоками, следовательно, может участвовать во всех перспективных проектах организации;
- необходимость постоянного роста и развития, в дальнейшем позволяющие сменить должность референта на более высокую;
- участие во встречах с партнерами. Посещение выставок, презентаций и других мероприятий;
- получение дополнительных навыков и связей в процессе деятельности;
- всегда можно воспользоваться офисным оборудованием для личных целей.
Преимущества должности выглядят вполне достойно. Такие перспективы возможны только в крупных городах и солидных компаниях. Только в них секретарь референт может получать достойную заработную плату.
Работа секретаря содержит множество нюансов и часто приходится натыкаться на «подводные камни» совершенно незамечаемые в начале деятельности. К основным отрицательным монетам работы можно отнести следующие:
К секретарю референту предъявляется огромное количество требований , накладывается большой объем обязанностей. Не следует рассчитывать, что за «титанический труд» последует соответствующее вознаграждение. Средняя зарплата секретаря референта вряд ли превысит 30 тысяч рублей . Тем не менее это важная и ответственная должность, без которой не может обойтись ни одно предприятие.
Данное видео позволит шире взглянуть на профессия секретаря-референта, а также, вероятно, поможет сделать правильный выбор работы.